12 formas de tornar as reuniões virtuais mais eficazes

No local de trabalho de hoje, é altamente provável que trabalhe com uma equipa em todo o país (ou mesmo em todo o mundo). Portanto, uma boa compreensão de como fazer com que reuniões remotas funcionem para si e para a sua equipa é mais crítica do que nunca.

Tem havido uma grande absorção na adoção de salas de reuniões virtuais para reduzir as viagens dispendiosas para reuniões, sessões de formação e conferências. Com a recente pandemia, um número ainda mais significativo de empresas tomou a rota virtual.

As reuniões online tornaram-se uma parte regular do fluxo de trabalho do nosso dia, e estão aqui para ficar. Então, como torná-las eficientes? Como é que se compõe a falta de uma interação cara-a-cara? E como se certifica de cobrir tudo antes que a reunião termine?

Pedimos à nossa comunidade TAB que partilhasse as suas dicas consigo. Aqui está uma olhada em tudo o que precisa de saber sobre a realização de reuniões remotas eficazes com equipas espalhadas por todo o planeta.

#1 Estabeleça as regras básicas, e para reuniões maiores, defina um coanfitrião e salas de fuga.

Como em qualquer boa reunião, precisa definir algumas regras básicas para a participação e pedir a todos para as cumprir. Exemplos de regras básicas incluem:

  • Manter a webcam ligada.
  • Permanecer em silêncio até dirigir-se ao grupo.
  • Utilize o levantar/baixar de mão para gerir a Q&A, especialmente com um grupo maior.

Com o tempo, normas consistentes ajudam todos a usar o tempo na reunião de forma mais eficaz.

Se vai dar uma reunião maior, sugiro que se junte a outra pessoa como coanfitriã para a reunião. Uma pessoa pode desempenhar o papel de suporte técnico e gerir tarefas como, admitir pessoas na sala, atribuir pessoas a salas de fuga, gravar a reunião, destacar os principais oradores, colocar informações essenciais na caixa de chat para partilhar com o grupo e partilhar questões abordadas no chat. O outro anfitrião pode focar-se em apresentar e de outra forma liderar a discussão e envolver o grupo.

As salas de fuga são ótimas ferramentas para dar às pessoas a oportunidade de falar um a um ou em equipas pequenas e discutir detalhes ou pensar juntos. O anfitrião do encontro pode enviar mensagens às pessoas nas salas de fuga e visitar cada sala de fuga para garantir que todos estão em tarefa. O anfitrião pode então fechar as salas de fuga dando aos grupos um ou dois avisos para terminar e reagrupar na sala principal.

Registar a reunião e disponibilizá-la a todos os participantes e talvez a quem não pôde fazê-lo dá a todos a oportunidade de se manterem informados sobre questões discutidas, decisões tomadas e itens de ação atribuídos. Isto permite que todos se mantenham a par de um projeto mesmo que tenham perdido a reunião.

Electra Govoni, Proprietária do TAB Boston Northwest

#2 Criar e distribuir uma agenda antes da reunião.

Qualquer reunião, especialmente virtual, deve ter uma agenda e especificamente enumerar o principal ponto e o resultado da reunião. A ordem do dia deve ser distribuída a todos os participantes pelo menos 24 horas antes da reunião, e um cronometrador designado para manter as coisas no caminho certo. A reunião deve começar na hora especificada. Muitas vezes, as reuniões virtuais demoram 5 a 10 minutos a começar, pois pode existir a percepção de que os participantes estão em casa e têm mais tempo. Isto pode definir um tom que leva a tudo menos eficácia ou produtividade.

Allan Lamar, Proprietário do TAB Colorado Springs

#3 Posicione-se deliberadamente para incluir a linguagem corporal e o tom, tal como faria numa conversa presencial.

Reuniões virtuais carecem de comunicação interpessoal. A estrutura necessária reduz a colaboração da equipa, a espontaneidade e a segurança psicológica. A linguagem corporal representa 55% da comunicação, 38% é tom, e ambos estão comprometidos num formato 2D comprimido, virtual. Para tornar as reuniões virtuais mais eficazes e produtivas, precisamos de compensar demasiado estas duas áreas. As formas de o fazer incluem:

  • Recue, colocando alguma distância entre si e a câmara para criar um espaço 3D.
  • Mantenha-se num ângulo agudo para a câmara, replicando a posição ideal para assentos numa reunião presencial.
  • Utilize um quadro atrás de si para desenhar, tomar notas e capturar a conversa.
  • Fale do diafragma como se estivesse a apresentar para alargar o alcance da sua voz.
  • Inicie a reunião com a organização, incentivando a participação, informando os seus participantes de que é um espaço seguro, e quanto tempo ficarão juntos, bem como o objetivo do encontro.

No início, isto não vai parecer natural. Mas com algum tempo, tornar-se-á rotina. Seja persistente, peça feedback, e verá que outros começam a seguir a sua liderança. Isto resultará em reuniões virtuais mais eficazes e produtivas.

Daniel Wong, Proprietário da TAB Brisbane, Austrália

#4 Assista a quaisquer “reuniões após a reunião”.

Se imediatamente após a reunião, vê participantes reunidos no corredor ou estacionamento, provavelmente, ou algo não foi suficientemente explicado ou divergências inevitáveis não foram expressas durante a reunião. Seja pró-ativo. Mais tarde, aproxime-se dos participantes, para ver o que estava a ser discutido. Talvez estivessem a discutir os planos para o fim-de-semana. Por outro lado, pode ser um obstáculo colocar todos a bordo com um curso de ação.

John Dini, Proprietário da TAB San Antonio

#5 Não preencha o tempo atribuído só porque sim.

Distribua sempre uma agenda aos participantes antes da reunião. Nunca preencha o tempo atribuído se o resultado do encontro tiver sido alcançado em menos tempo.

Bob Green, CEO da TAB North Shore

#6 Mantenha-se profissional seguindo a etiqueta de chamada virtual básica.

Algumas das melhores formas de tornar as reuniões virtuais mais eficazes são:

  • Certifique-se de que a sua iluminação não está atrás de si. Verifique se a luz está muito escura para mostrar o seu rosto ou tão brilhante que cega os outros.
  • Quando os outros falam, olhe-os nos olhos como se estivesse cara a cara.
  • Preste atenção à pessoa que fala. Não olhe à volta da sala em que está, fora de uma janela, ou fale com outros que podem estar fisicamente na sala contigo.
  • Certifique-se de que o seu som está ligado e ajustado corretamente antes do início da reunião e esteja a tempo para a reunião.
  • Utilize a caixa de chat e levante a mão quando apropriado. Dê tempo à pessoa para acabar o que está a dizer.
  • Vista-se adequadamente para a ocasião como um profissional se vestiria.
  • Mantenha o computador silenciado quando não estiver envolvido numa conversação e elimine o ruído de fundo na sala em que se encontra fisicamente durante a reunião.

Aja como se estivesse numa sala de conferências cara a cara com as pessoas. Preste atenção e mostre a mesma cortesia e profissionalismo que faria numa reunião ao vivo, e as coisas correrão bem, e o encontro virtual será produtivo.

Jim Morris, Proprietário da Tab Tennessee Valley Region

#7 Afinar as suas reuniões
  1. O cansaço do encontro é real. Precisa mesmo desta reunião? Se sim, considere uma reunião em períodos de 15 minutos.
  2. Partilhar informação de formas únicas como vídeos e infográficos.
  3. Considere que as reuniões não têm de ser cara a cara. Talvez possam andar juntos e falar ao telefone.
  4. Esteja preparado e envie as informações com antecedência.
  5. Aumente os grupos de fugas em reuniões virtuais.
  6. Faça tempo para conversa suave juntamente com conversa de negócios.
  7. Crie urgência na geração de soluções, defina grupos e estabeleça tempos de solução curtos.
  8. Resolva problemas incluindo-os num formato de história usando super-heróis ou personagens de desenhos animados.
  9. Resolva os problemas de resolução de reuniões em realidade, obstáculos, opções e um caminho a seguir.
  10. O horário de reunião é importante. As pessoas tendem a ter mais energia entre as 9:00 e as 12:00.
  11. Utilize o facilitador para partilhar ideias de forma anónima para incentivar a participação.
  12. Agende o feedback da equipa por trimestre com necessidade de uma resposta de melhoria positiva. Ouça e reflita.
  13. Adote novos micro-hábitos, pequenos passos para melhorar a resiliência, a saúde e os hábitos pessoais.

Chris Sachse, membro da TAB e CEO da Think| Pilha

#8 Para reuniões mais longas, permita movimento.

A maioria das pessoas está sentada nas suas secretárias por longos períodos. Portanto, para cada segmento de reunião de 30 minutos, adicione um breve período para se levantar e mover-se para todos os participantes.

Wm. David Levesque, Presidente da TAB Rochester

#9 Tenha em mente as pessoas com problemas de audição/incapacidades.

Esteja atento a indivíduos que possam ter problemas de audição. Alguns com deficiência auditiva lerão lábios, por isso é importante olhar para a câmara e falar claramente. O Microsoft Teams tem uma funcionalidade que faz reconhecimento de voz com legendas fechadas, o que pode ser muito útil mesmo que não seja perfeito.

David Zelinski, Proprietário da TAB Southwest Houston

#10 Faça uma conversa em vez de uma palestra

Se precisar de entregar informações durante uma reunião, encontre uma maneira de transformá-la numa conversa em vez de uma palestra. Aqui estão algumas ideias:

  • Dê o tópico a alguém da sua equipa para apresentar.
  • Divida o tópico em partes e peça a cada membro da equipa que apresente parte da informação.
  • Convide um especialista (ou especialistas) para a sua reunião e faça-lhes perguntas sobre o tema. Convide a sua equipa a fazer perguntas também.

Se não precisa de cobrir muita informação durante a reunião, então tenha uma pessoa diferente da equipa que dirija a reunião sempre que se encontrarem.

Fazer qualquer um dos acima vai aumentar o envolvimento e tornar as suas reuniões virtuais mais eficazes.

Laura Drury, Proprietária da TAB Focused Directions

#11 Forneça documentos relevantes e pertinentes antes da chamada.

Troque documentos digitais (como PDF, XLS, DOC, PPT) antes da chamada ou mesmo após a reunião virtual. Documentos importantes que contenham informações importantes para o tema que está a ser discutido podem ser enviados antes da reunião com uma explicação no corpo de e-mail. Isto permite que a outra parte reveja a informação antes da chamada, economize o tempo gasto em explicações detalhadas, e minimize a sessão de Q&A durante a reunião. Outros documentos podem tornar-se pertinentes à medida que a discussão progride durante a reunião virtual. Envie estes documentos após a reunião em vez de interromper a discussão. Uma boa explicação no corpo de e-mail e algumas respostas de Q&A são geralmente mais eficientes do que o tempo que leva para explicar tudo durante a reunião virtual.

Joe Palmer, proprietário da TAB North Texas

#12 Anuncie uma ordem de batimento para cada secção da reunião

É mais difícil ver se as pessoas estão envolvidas numa reunião virtual do que quando estão cara a cara. Numa reunião presencial, podemos olhar para a linguagem corporal dos outros participantes durante a reunião e lê-la. Uma caneta de sapateado, olhar para o espaço, sentado em linha reta, inclinada, tudo isto pode ser observado facilmente. Numa chamada de Zoom, é difícil dizer se uma pessoa está a olhar para o ecrã porque está a prestar atenção ao altifalante ou a ler e-mails, ou a ver o YouTube. Para combater isto, anuncie uma “ordem de batimento” no início de cada secção de reuniões. A minha ordem é a ordem que vou pedir às pessoas para poderem fazer perguntas ou dar feedback. Mesmo que não tenham nada a acrescentar, sabem que são chamados a falar para garantir que prestam mais atenção. Também altero a ordem de batimentos ao longo da reunião para que os participantes não se sintam muito confortáveis com a ordem e permitam distrações até que seja a sua vez de falar.

Doug Kerr, Proprietário da TAB Etobicoke/Mississauga

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