Como aumentar a produtividade

Sendo empresários, por vezes metemos na cabeça que temos de passar 24 horas por dia a trabalhar para conseguirmos manter a nossa empresa no caminho para o sucesso. Essa noção, não só é contrária aos estudos mais recentes sobre a produtividade, como também nos leva diretos ao burnout e a outras situações semelhantes.

A melhor maneira de ser produtivo não é trabalhar mais horas, mas sim descobrir os métodos que melhor funcionam para nós. Cada um de nós trabalha de forma completamente diferente, e não há uma forma certa que funcione para todos.

O foco de cada um varia muito, e todos nós temos os nossos truques e manias que nos ajudam a manter a concentração e a sermos mais produtivos. No entanto, a TAB deixa aqui algumas dicas gerais que podem ajudar qualquer um.

Lista de tarefas

É uma dica já muito pregada por tantas pessoas, mas a verdade é que, de facto, termos uma lista daquilo que temos para fazer ajuda, e muito, a organizar o nosso tempo.

Também funciona como motivador, pois a satisfação de riscar mais uma tarefa da lista é suficiente para avançarmos para a próxima tarefa com vontade de chegar ao fim do dia com o máximo de riscos no papel.

Evitar distrações

Apesar de sermos empresários e de termos a mania de que o nosso maior foco é o trabalho, não nos podemos esquecer que somos humanos também e distrações acontecem. Sejam as redes socias nos nossos telemóveis, seja o papel e caneta ao nosso lado na secretária, tudo serve para nos distrair.

Manter o foco é uma questão de autodisciplina, e temos de ter força para evitar aquilo que já sabemos que vai captar a nossa atenção e proactivamente eliminar as potenciais distrações.

Criar tempos de pausa

Num dia normal, é muito natural (e recomendado) que vamos fazendo algumas pausas, umas mais longas que outras. Contudo, pausas espontâneas podem não ser aquelas que trazem melhores resultados.

Se tivermos pausas agendadas, podemos organizar o nosso trabalho em torno delas, evitando que comecemos uma tarefa ainda com o foco na outra e que o cansaço acumulado nos tire a eficácia.

Multitasking não funciona

Por mais que se tente, fazer várias tarefas ao mesmo tempo raramente dá bom resultado. O mais certo é acabarmos por nos enganar e trocar informações.

Uma tarefa de cada vez é o ideal, o que não significa que só podemos avançar quando as tarefas terminam. Por vezes, temos mesmo de pôr tarefas em pausa para as conseguirmos acabar, o importante é que enquanto estamos a trabalhar numa coisa, não podemos estar a pensar noutra.

Um bom método é o de criar espaço na nossa agenda para tarefas específicas, especialmente quando são urgentes, e durante bocado, não fazemos mais nada, não vemos o e-mail, não atendemos telefonemas, etc. Criando esses blocos e dando o nosso foco a 100% a uma tarefa, conseguimos terminá-la mais depressa e melhor, do que se estivéssemos a fazê-la “aos cortes”.

Organizar o espaço de trabalho

Nada melhora o nosso foco como manter a nossa secretária livre de tudo aquilo que nos pode distrair. Um espaço limpo, agradável e organizado é o ambiente ideal para a nossa mente fazer o seu melhor trabalho, evita as distrações e permite que encontremos aquilo que precisamos mais rapidamente, tornando o trabalho mais eficaz e focado.

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