No local de trabalho de hoje, é altamente provável que trabalhe com uma equipa em todo o país (ou mesmo em todo o mundo). Portanto, uma boa compreensão de como fazer com que reuniões remotas funcionem para si e para a sua equipa é mais crítica do que nunca.
Tem havido uma grande absorção na adoção de salas de reuniões virtuais para reduzir as viagens dispendiosas para reuniões, sessões de formação e conferências. Com a recente pandemia, um número ainda mais significativo de empresas tomou a rota virtual.
As reuniões online tornaram-se uma parte regular do fluxo de trabalho do nosso dia, e estão aqui para ficar. Então, como torná-las eficientes? Como é que se compõe a falta de uma interação cara-a-cara? E como se certifica de cobrir tudo antes que a reunião termine?
Pedimos à nossa comunidade TAB que partilhasse as suas dicas consigo. Aqui está uma olhada em tudo o que precisa de saber sobre a realização de reuniões remotas eficazes com equipas espalhadas por todo o planeta.
#1 Estabeleça as regras básicas, e para reuniões maiores, defina um coanfitrião e salas de fuga.
Como em qualquer boa reunião, precisa definir algumas regras básicas para a participação e pedir a todos para as cumprir. Exemplos de regras básicas incluem:
- Manter a webcam ligada.
- Permanecer em silêncio até dirigir-se ao grupo.
- Utilize o levantar/baixar de mão para gerir a Q&A, especialmente com um grupo maior.
Com o tempo, normas consistentes ajudam todos a usar o tempo na reunião de forma mais eficaz.
Se vai dar uma reunião maior, sugiro que se junte a outra pessoa como coanfitriã para a reunião. Uma pessoa pode desempenhar o papel de suporte técnico e gerir tarefas como, admitir pessoas na sala, atribuir pessoas a salas de fuga, gravar a reunião, destacar os principais oradores, colocar informações essenciais na caixa de chat para partilhar com o grupo e partilhar questões abordadas no chat. O outro anfitrião pode focar-se em apresentar e de outra forma liderar a discussão e envolver o grupo.
As salas de fuga são ótimas ferramentas para dar às pessoas a oportunidade de falar um a um ou em equipas pequenas e discutir detalhes ou pensar juntos. O anfitrião do encontro pode enviar mensagens às pessoas nas salas de fuga e visitar cada sala de fuga para garantir que todos estão em tarefa. O anfitrião pode então fechar as salas de fuga dando aos grupos um ou dois avisos para terminar e reagrupar na sala principal.
Registar a reunião e disponibilizá-la a todos os participantes e talvez a quem não pôde fazê-lo dá a todos a oportunidade de se manterem informados sobre questões discutidas, decisões tomadas e itens de ação atribuídos. Isto permite que todos se mantenham a par de um projeto mesmo que tenham perdido a reunião.
Electra Govoni, Proprietária do TAB Boston Northwest
#2 Criar e distribuir uma agenda antes da reunião.
Qualquer reunião, especialmente virtual, deve ter uma agenda e especificamente enumerar o principal ponto e o resultado da reunião. A ordem do dia deve ser distribuída a todos os participantes pelo menos 24 horas antes da reunião, e um cronometrador designado para manter as coisas no caminho certo. A reunião deve começar na hora especificada. Muitas vezes, as reuniões virtuais demoram 5 a 10 minutos a começar, pois pode existir a percepção de que os participantes estão em casa e têm mais tempo. Isto pode definir um tom que leva a tudo menos eficácia ou produtividade.
Allan Lamar, Proprietário do TAB Colorado Springs
#3 Posicione-se deliberadamente para incluir a linguagem corporal e o tom, tal como faria numa conversa presencial.
Reuniões virtuais carecem de comunicação interpessoal. A estrutura necessária reduz a colaboração da equipa, a espontaneidade e a segurança psicológica. A linguagem corporal representa 55% da comunicação, 38% é tom, e ambos estão comprometidos num formato 2D comprimido, virtual. Para tornar as reuniões virtuais mais eficazes e produtivas, precisamos de compensar demasiado estas duas áreas. As formas de o fazer incluem:
- Recue, colocando alguma distância entre si e a câmara para criar um espaço 3D.
- Mantenha-se num ângulo agudo para a câmara, replicando a posição ideal para assentos numa reunião presencial.
- Utilize um quadro atrás de si para desenhar, tomar notas e capturar a conversa.
- Fale do diafragma como se estivesse a apresentar para alargar o alcance da sua voz.
- Inicie a reunião com a organização, incentivando a participação, informando os seus participantes de que é um espaço seguro, e quanto tempo ficarão juntos, bem como o objetivo do encontro.
No início, isto não vai parecer natural. Mas com algum tempo, tornar-se-á rotina. Seja persistente, peça feedback, e verá que outros começam a seguir a sua liderança. Isto resultará em reuniões virtuais mais eficazes e produtivas.
Daniel Wong, Proprietário da TAB Brisbane, Austrália
#4 Assista a quaisquer “reuniões após a reunião”.
Se imediatamente após a reunião, vê participantes reunidos no corredor ou estacionamento, provavelmente, ou algo não foi suficientemente explicado ou divergências inevitáveis não foram expressas durante a reunião. Seja pró-ativo. Mais tarde, aproxime-se dos participantes, para ver o que estava a ser discutido. Talvez estivessem a discutir os planos para o fim-de-semana. Por outro lado, pode ser um obstáculo colocar todos a bordo com um curso de ação.
John Dini, Proprietário da TAB San Antonio
#5 Não preencha o tempo atribuído só porque sim.
Distribua sempre uma agenda aos participantes antes da reunião. Nunca preencha o tempo atribuído se o resultado do encontro tiver sido alcançado em menos tempo.
Bob Green, CEO da TAB North Shore
#6 Mantenha-se profissional seguindo a etiqueta de chamada virtual básica.
Algumas das melhores formas de tornar as reuniões virtuais mais eficazes são:
- Certifique-se de que a sua iluminação não está atrás de si. Verifique se a luz está muito escura para mostrar o seu rosto ou tão brilhante que cega os outros.
- Quando os outros falam, olhe-os nos olhos como se estivesse cara a cara.
- Preste atenção à pessoa que fala. Não olhe à volta da sala em que está, fora de uma janela, ou fale com outros que podem estar fisicamente na sala contigo.
- Certifique-se de que o seu som está ligado e ajustado corretamente antes do início da reunião e esteja a tempo para a reunião.
- Utilize a caixa de chat e levante a mão quando apropriado. Dê tempo à pessoa para acabar o que está a dizer.
- Vista-se adequadamente para a ocasião como um profissional se vestiria.
- Mantenha o computador silenciado quando não estiver envolvido numa conversação e elimine o ruído de fundo na sala em que se encontra fisicamente durante a reunião.
Aja como se estivesse numa sala de conferências cara a cara com as pessoas. Preste atenção e mostre a mesma cortesia e profissionalismo que faria numa reunião ao vivo, e as coisas correrão bem, e o encontro virtual será produtivo.
Jim Morris, Proprietário da Tab Tennessee Valley Region
#7 Afinar as suas reuniões
- O cansaço do encontro é real. Precisa mesmo desta reunião? Se sim, considere uma reunião em períodos de 15 minutos.
- Partilhar informação de formas únicas como vídeos e infográficos.
- Considere que as reuniões não têm de ser cara a cara. Talvez possam andar juntos e falar ao telefone.
- Esteja preparado e envie as informações com antecedência.
- Aumente os grupos de fugas em reuniões virtuais.
- Faça tempo para conversa suave juntamente com conversa de negócios.
- Crie urgência na geração de soluções, defina grupos e estabeleça tempos de solução curtos.
- Resolva problemas incluindo-os num formato de história usando super-heróis ou personagens de desenhos animados.
- Resolva os problemas de resolução de reuniões em realidade, obstáculos, opções e um caminho a seguir.
- O horário de reunião é importante. As pessoas tendem a ter mais energia entre as 9:00 e as 12:00.
- Utilize o facilitador para partilhar ideias de forma anónima para incentivar a participação.
- Agende o feedback da equipa por trimestre com necessidade de uma resposta de melhoria positiva. Ouça e reflita.
- Adote novos micro-hábitos, pequenos passos para melhorar a resiliência, a saúde e os hábitos pessoais.
Chris Sachse, membro da TAB e CEO da Think| Pilha
#8 Para reuniões mais longas, permita movimento.
A maioria das pessoas está sentada nas suas secretárias por longos períodos. Portanto, para cada segmento de reunião de 30 minutos, adicione um breve período para se levantar e mover-se para todos os participantes.
Wm. David Levesque, Presidente da TAB Rochester
#9 Tenha em mente as pessoas com problemas de audição/incapacidades.
Esteja atento a indivíduos que possam ter problemas de audição. Alguns com deficiência auditiva lerão lábios, por isso é importante olhar para a câmara e falar claramente. O Microsoft Teams tem uma funcionalidade que faz reconhecimento de voz com legendas fechadas, o que pode ser muito útil mesmo que não seja perfeito.
David Zelinski, Proprietário da TAB Southwest Houston
#10 Faça uma conversa em vez de uma palestra
Se precisar de entregar informações durante uma reunião, encontre uma maneira de transformá-la numa conversa em vez de uma palestra. Aqui estão algumas ideias:
- Dê o tópico a alguém da sua equipa para apresentar.
- Divida o tópico em partes e peça a cada membro da equipa que apresente parte da informação.
- Convide um especialista (ou especialistas) para a sua reunião e faça-lhes perguntas sobre o tema. Convide a sua equipa a fazer perguntas também.
Se não precisa de cobrir muita informação durante a reunião, então tenha uma pessoa diferente da equipa que dirija a reunião sempre que se encontrarem.
Fazer qualquer um dos acima vai aumentar o envolvimento e tornar as suas reuniões virtuais mais eficazes.
Laura Drury, Proprietária da TAB Focused Directions
#11 Forneça documentos relevantes e pertinentes antes da chamada.
Troque documentos digitais (como PDF, XLS, DOC, PPT) antes da chamada ou mesmo após a reunião virtual. Documentos importantes que contenham informações importantes para o tema que está a ser discutido podem ser enviados antes da reunião com uma explicação no corpo de e-mail. Isto permite que a outra parte reveja a informação antes da chamada, economize o tempo gasto em explicações detalhadas, e minimize a sessão de Q&A durante a reunião. Outros documentos podem tornar-se pertinentes à medida que a discussão progride durante a reunião virtual. Envie estes documentos após a reunião em vez de interromper a discussão. Uma boa explicação no corpo de e-mail e algumas respostas de Q&A são geralmente mais eficientes do que o tempo que leva para explicar tudo durante a reunião virtual.
Joe Palmer, proprietário da TAB North Texas
#12 Anuncie uma ordem de batimento para cada secção da reunião
É mais difícil ver se as pessoas estão envolvidas numa reunião virtual do que quando estão cara a cara. Numa reunião presencial, podemos olhar para a linguagem corporal dos outros participantes durante a reunião e lê-la. Uma caneta de sapateado, olhar para o espaço, sentado em linha reta, inclinada, tudo isto pode ser observado facilmente. Numa chamada de Zoom, é difícil dizer se uma pessoa está a olhar para o ecrã porque está a prestar atenção ao altifalante ou a ler e-mails, ou a ver o YouTube. Para combater isto, anuncie uma “ordem de batimento” no início de cada secção de reuniões. A minha ordem é a ordem que vou pedir às pessoas para poderem fazer perguntas ou dar feedback. Mesmo que não tenham nada a acrescentar, sabem que são chamados a falar para garantir que prestam mais atenção. Também altero a ordem de batimentos ao longo da reunião para que os participantes não se sintam muito confortáveis com a ordem e permitam distrações até que seja a sua vez de falar.
Doug Kerr, Proprietário da TAB Etobicoke/Mississauga
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