Gestão de Tempo

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Encontrar o equilíbrio na vida de um empresário

Dicas para conseguir um melhor equilíbrio

A vida de um empresário é feita de altos e baixos, causados pelos mais diversos motivos e, por isso, devemos sempre tentar encontrar o equilíbrio. Todos nos identificamos com estes sentimentos menos bons, mas não só são muito naturais como também são positivos (na intensidade certa) porque, sem essas preocupações, não vamos a lado nenhum. Sem as inseguranças que nos fazem querer ser melhores e mais fortes, não teríamos tanta motivação para trabalhar e chegar ao topo.

Mas não convém deixar que as inquietudes tomem conta de nós porque, no fim de contas, se passamos todo o nosso tempo demasiado preocupados com a nossa empresa, estamos rapidamente a caminhar em direção a um burnout e aí sim, podemos ter desafios mais complicados na gestão do negócio. Cuidarmos de nós é vital para uma mente sã e faz-nos melhores empresários. Não é um processo fácil, mas a determinação de um empresário também serve para aqui! A TAB Portugal deixa aqui algumas dicas para começar já a cuidar melhor de si.

Foco no que mais importa

Quando temos um negócio, sabemos logo que teremos de fazer alguns sacrifícios. São ossos do ofício, mas isso não significa que temos de deixar completamente de parte tudo o resto e focarmo-nos só no negócio. Sim, a empresa é importante, mas temos de guardar algum tempo para a família, para os amigos e até mesmo para nós próprios, para benefício de todos.

Jantares com a família, tardes de fim-de-semana com os amigos ou momentos relaxantes a ler um bom livro ou a ver aquela série que nos deixa acordados até tarde, tudo isto é importante para termos uma vida mais equilibrada.

Criar limites

Se há palavra que consegue descrever uma grande parte dos empresários é workaholic. É muito comum passarmos a maioria do nosso tempo focados na nossa empresa o que, por um lado, pode trazer bons resultados no início, mas, se continuarmos a trabalhar sem parar, começamos a perder a força e o nosso negócio pode sofrer com isso. Conseguir o equilíbrio é o mais importante, mas nunca o vamos conseguir se não criarmos limites connosco próprios.

Regras simples como impor um limite na hora a que saímos do escritório ou limitarmos o trabalho que despachamos durante o fim de semana, são pequenos mas excelentes primeiros passos para começar.

Comunidade de apoio

Uma rede de empresários pode ser uma grande ajuda a vários níveis. Para além de ser uma forma de pôr em prática as nossas capacidades de networking, estes grupos trazem um apoio que não encontramos em mais lado nenhum: o de outros empresários. Estarmos em contacto com outras pessoas que compreendem exatamente aquilo que é necessário para gerir um negócio, é um grande amparo quando passamos por momentos mais difíceis.

Encontrar um propósito

Tanto no nosso trabalho como na nossa vida pessoal, se não encontramos a nossa razão, um motivo pelo qual nos levantamos da cama, torna-se mais difícil sentirmo-nos realizados e reduz o risco de depressão. Para além dos benefícios para a nossa saúde mental, temos também uma vontade diferente de trabalhar que produz mais resultados e conseguimos superar desafios com maior confiança.

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Dicas para reduzir as distrações no local de trabalho

O mundo que nos rodeia está cheio de estímulos e distrações que roubam constantemente a nossa atenção e nos fazem perder o foco das tarefas realmente importantes. É um novo e-mail que chegou, é uma nova notificação no LinkedIn ou um novo vídeo de gatinhos a serem “incrivelmente fofos” que nos enviaram para o grupo da família no WhatsApp. Tudo é uma desculpa para o nosso cérebro viajar para outro lado e prejudicar a nossa produtividade.

Como podemos então fazer face a estas distrações e manter a produtividade? A TAB consultou os seus membros e reuniu algumas dicas:

Desligar as notificações

A urgência de estarmos acessíveis e dar respostas rápidas é cada vez maior, mas como tudo na vida, tem as suas coisas negativas. Se, de cada vez que o nosso telemóvel apita, desviamos o olhar para ver o que é, mesmo que não leiamos a mensagem ou atendamos a chamada, a nossa concentração já foi. Se temos uma tarefa importante em mãos, o ideal é desligarmos as notificações. Se não for possível desligar todas, pelo menos as mais distrativas e das quais sabemos que não vamos receber mensagens urgentes, para que possamos estar o mais focados possível.

Perceber onde gastamos o nosso tempo

Quais são aquelas tarefas diárias em que gastamos mais tempo regularmente? Quais é que são mesmo essenciais? Estamos mesmo a fazê-las da forma mais eficaz ou à melhor hora? Por vezes, reavaliar os nossos hábitos pode ajudar-nos a tirar conclusões interessantes sobre a nossa produtividade. Às vezes mudar a hora do dia a que se faz uma tarefa, pode deixar-nos mais disponíveis para ajudar os nossos colaboradores, para atender clientes ou simplesmente para uma hora em que estamos no estado de espírito certo para aquela tarefa e, com isso, aumentar a produtividade. Às vezes, coisas simples como priorizar reuniões online em vez de presenciais, pode poupar-nos várias horas mensais perdidas em deslocações (além dos custos inerentes às mesmas).

Não tentar fazer tudo nem estar em todo o lado

É talvez o erro mais frequente dos jovens empreendedores. Tentar fazer tudo, apagar todos os fogos, ir a todas as reuniões e “microgerir” todos os funcionários. Isto leva não só a um esgotamento físico e psicológico, como a que não se consiga focar naquilo em que é realmente essencial.

Ter uma To Do List

Um dos momentos em que perdemos mais tempo de forma desnecessária é entre tarefas a pensar o que vamos fazer a seguir ou a tentar relembrar o que nos foi pedido. Apontar e fazer uma lista de tarefas é, por isso, essencial, pois não só nos ajuda a não perder o “fio à meada” como a dar prioridade às tarefas mais urgentes, para que nada fique para trás.

Delegar

Partindo do princípio que, na hora de contratar, optámos por pessoas inteligentes e capazes, delegar não deverá ser um problema, desde que os colaboradores sejam bem acompanhados. Começar a dar-lhes gradualmente mais autonomia, a curto prazo pode parecer assustador, mas os benefícios serão enormes, não só para a nossa sanidade mental, mas para reduzir a nossa carga de trabalho e nos permitir focar naquilo que é essencial.

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WORK LIFE BALANCE

Como empresários, é muito provável que o termo workaholic seja usado para nos descrever mais do que uma vez. Pode nem ser verdade, pois há uma boa diferença entre trabalhar muitas horas e ser, de facto, workaholic, mas isso não impede de sermos rotulados dessa forma.

A verdade é que é rara a vez que não nos vemos forçados a trabalhar fora de horas, porque quando um negócio depende de nós, há sempre coisas a fazer, telefonemas para atender e emails para responder. Mas devemos sempre tentar encontrar um equilíbrio, para nosso bem e de quem nos rodeia.

“Vinda de uma família de empresários, já senti na pele o que é estar do outro lado da moeda, com os meus familiares a darem mais atenção aos seus negócios do que à família”, confessa Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “Agora como empresária, tento esforçar-me para estar um pouco mais presente, para evitar que os meus familiares e amigos não sintam o que eu senti na altura.”

Partilhamos então aqui cinco regras de ouro para criar um bom equilíbrio entre a nossa vida profissional e pessoal.

Separação clara do trabalho e da vida pessoal

Quando estamos no escritório, o nosso cérebro sabe imediatamente que estamos num espaço de trabalho e que, assim que saímos da porta, podemos (ou devíamos) desligar-nos do trabalho. O mesmo acontece em casa; sempre que entramos no nosso conforto, o trabalho deveria ser a última coisa na nossa mente.

Porém, é raro isto acontecer, especialmente com a pandemia e a crescente adesão ao teletrabalho. Quando trazemos trabalho para o mesmo espaço em que relaxamos, a linha que separa os dois momentos fica cada vez mais ténue.

Se tivermos de trazer trabalho para casa, é importante ter um espaço dedicado a isso mesmo, para que apenas aquele cantinho seja contaminado com os pensamentos de trabalho.

Não somos super-heróis

Quando estamos a fazer o nosso plano de tarefas diárias, coisa que devíamos fazer todos os dias de manhã, é importante não nos armarmos em campeões e acumular tarefas impossíveis de concluir num dia de trabalho.

Temos de ser mais simpáticos connosco, mantendo os pés bem assentes na terra e os olhos postos no relógio para termos alguma noção de quanto tempo demoramos a fazer determinada tarefa e, assim, organizarmos o nosso tempo da melhor forma e não acabarmos por levar tarefas para acabar em casa.

Horário flexível

Especialmente quando temos família, conseguirmos agilizar um horário flexível pode ser uma grande ajuda. Porque por vezes os horários das escolas não são compatíveis com o nosso, ou porque há sempre consultas e responsabilidades domésticas que ocupam muito do nosso tempo, um horário flexível permite organizar o tempo de modo que consigamos separar melhor as coisas.

Comunicação é chave

Quando começamos a sentir que estamos a ficar um pouco mais apertados de tempo, podemos sempre contar com os nossos familiares, amigos e até mesmo os nossos colegas de trabalho.

Se falarmos com quem nos rodeia, o que muito provavelmente vai acontecer é que te vão tentar ajudar. Nunca estamos sozinhos, lembrem-se disso.

Ninguém é perfeito

Apesar destas dicas, e por muito que nos esforcemos para manter um equilíbrio perfeito, há dias e alturas do ano que são mais difíceis. Por vezes temos de estar mais presentes no trabalho, e por outras a família exige mais de nós, e não há nada de mal com isso. Há muito que se diz que a vida é uma montanha-russa, e é praticamente impossível fazer uma divisão de 50/50 do nosso tempo. O importante é que nenhum dos lados seja o nosso maior foco durante muito tempo.

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Gestão de Tempo – O Maior Desafio dos Empresários

24 horas podiam ser suficientes para Jack Bauer salvar o Mundo, na famosa série 24, mas para muitos pequenos empresários, não chegam para fazer face a todos os desafios que a sua empresa lhes lança e todos os papéis que têm a desempenhar, equilibrando o chefe, com o administrativo, o estafeta com o criativo, juntando-se a isto o equilíbrio com a vida pessoal e o tão necessário descanso.

Especializada em apoiar empresários, a The Alternative Board® fez uma pesquisa interna com alguns dos mais de 25 mil empresários que passaram pela organização, para tentar perceber onde os empresários gastam o seu tempo.

A pesquisa concluiu que apesar de os empresários inquiridos considerarem que deviam trabalhar uma média de 42 horas por semana, 63% admitem trabalhar mais de 50 horas, com a média dos inquiridos nas 49, quase um dia de trabalho extra em relação ao pretendido.

O problema não é, no entanto, apenas a quantidade de horas, mas a forma como são utilizadas. 73% dos empresários afirma preferir realizar atividades estratégicas, mas apenas 32% do seu tempo é despendido nisso, usando a maioria das suas horas a realizar tarefas administrativas, atendimento ao cliente ou tarefas orientadas que podiam ser delegadas a um funcionário.

A principal dificuldade dos empresários é o de combater a tirania do urgente, distraindo-se com as tarefas menos importantes, mas com maior sentido de urgência, ao invés de se focarem o seu tempo e energia nas responsabilidades vitais da liderança e, sobretudo, conseguir um maior equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional.

A The Alternative Board reuniu uma série de dicas e aprendizagem, sugeridas pelos seus membros, todos eles empresários, sobre como se conseguiram disciplinar e começar a gerir melhor o seu tempo:

Não ser um estafeta

Frequentemente o empresário faz mais do que as suas próprias tarefas, perdendo tempo precioso em funções que podiam ser delegadas a colaboradores ou subcontratadas. Da próxima vez pense se o investimento de subcontratar essa função, não seria rentabilizado se lhe permitisse focar nas suas tarefas principais.

Manter o foco

A nossa capacidade de concentração varia ao longo do dia, pelo que é essencial perceber quais são as nossas horas mais produtivas e reservá-las para algumas tarefas que exijam maior concentração. Preencher a agenda com demasiadas atividades diferentes pode também ser prejudicial, pois não nos permite focar a 100% ou “mudar o chip” entre uma e outra. Se possível, tente concentrar todas as reuniões num dia específico, por exemplo, evitando que ao longo da semana esteja sempre a interromper outras tarefas para ir a uma reunião.

Evitar interrupções

Se uma tarefa exige concentração, não podemos estar atentos a 10 outras ao mesmo tempo. Desligue as notificações do e-mail, tire o som ao telemóvel e peça aos seus colaboradores para não o interromperem durante um período pré-determinado de tempo e verá que algumas tarefas que se arrastavam por uma tarde inteira, ficam despachadas em poucas horas.

Criar procedimentos

Muitos empresários recorrem à memória e à sua experiência para funcionarem no seu dia-a-dia, especialmente no que diz respeito a processos repetitivos. Contudo, a dependência quase por completo dos conhecimentos de uma única pessoa implica que todas as decisões sejam despejadas nos seus ombros. Assim, um mecanismo que pode ajudar nestas situações é deixar tudo por escrito, de forma pormenorizada. Algo que, para um empresário experiente, é quase instintivo, pode ser um grande quebra-cabeças para um novo colaborador e, ao deixar os processos por escrito, evitam-se confusões e falhas de comunicação. Além disso, pode passar algumas decisões para outras pessoas, libertando algum stress.

Aprender a não controlar

Abdicar do controlo pode ser assustador e muitos empresários sentem alguma dificuldade em confiar decisões aos seus colaboradores, preferindo fazer tudo sozinhos ou controlando atentamente cada etapa do processo. Isto não só limita o desenvolvimento de autonomia dos colaboradores, como aumenta o stress e a sua capacidade de se focar naquilo em que é essencial, pondo em causa o sucesso da empresa.

É sempre importante manter em mente o facto de que uma empresa funciona através da colaboração entre todos os trabalhadores e que, mesmo que existam algumas falhas nas primeiras tentativas, um colaborador nunca vai conseguir assumir uma tarefa de forma autónoma se não lhe for dada essa oportunidade.