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Estará na altura de mudar de contabilista?

Um dos parceiros mais importantes para os empresários, especialmente para quem está a começar o seu primeiro negócio, são os contabilistas. Dependemos deles para navegar o confuso mundo da contabilidade e finanças, sinónimo de stress para muitos de nós. Isto, quando são bons e fazem o seu trabalho, porque se nos vemos dependentes de um mau contabilista para cuidar das nossas contas, podemos acabar com umas valentes dores de cabeça na melhor das hipóteses.

Um bom contabilista é fundamental para qualquer negócio, porque mais do que um responsável por ver os papéis e entregar declarações, um contabilista é um conselheiro, é alguém que encontra soluções e que conhece a nossa empresa (quase) tão bem quanto nós.” Comenta Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “São o nosso guia para compreender tudo aquilo que precisamos de saber sobre as nossas contas, onde investir, que oportunidades aproveitar e sobretudo a não cometer erros que podem custar bastante.”

Se começamos a ver que o nosso contabilista começa a trazer mais prejuízo do que benefícios, é altura de mudar e procurar alguém que vai mudar de contabilista que nos vai ajudar a levar o nosso negócio mais além. Deixo aqui cinco coisas fundamentais a procurar num bom contabilista:

-Transparência

No que toca à contabilidade da nossa empresa, é fundamental sabemos o que se passa e o estado em que estão as coisas. Num contabilista devemos ter sempre alguém disponível para nos esclarecer, que apresente relatórios trimestrais do estado das contas da empresa e que não tenha reservas em dizer-nos o que há de errado.

-Proatividade

Mais do que um emissor de guias para pagamento e entregador de declarações, um bom contabilista procura proactivamente oportunidades para os seus clientes. Sejam novos investimentos, apoios, subsídios ou novas formas de capitalizar os ativos da sua empresa, um bom contabilista deve estar atento e ter o foco em fazer crescer.

-Envolvimento

Um bom contabilista está envolvido na empresa, conhece os seus planos, objetivos e metas a alcançar. Deve procurar estar envolvido no planeamento anual e em conjunto com o empresário, perceber qual o melhor caminho financeiro para lá chegar.

-Prever o futuro

Sabe quanto dinheiro vai ter no final do ano com a sua presente estrutura de custos? O seu contabilista deveria saber e dizer ao empresário quando e como mudar, se o caminho que está a ser percorrido não for o certo. As previsões anuais são uma ferramenta fundamental para o empresário perceber o rumo da empresa.

-Evolui com as necessidades do cliente

Há alturas em que um contabilista também tem de se adaptar ao cliente. Os negócios estão em constante mudança e, por isso, as nossas necessidades vão mudando também. É importante que o nosso contabilista consiga acompanhar a nossa evolução e oferecer soluções que se adequem às nossas necessidades nas diferentes fases da nossa evolução enquanto empresários.

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As Cinco Resoluções de Ano Novo do Empresário

Ano Novo, vida nova, costuma-se dizer, na maioria das vezes sem razão. Não nos tornamos pessoas diferentes por estarmos em 2023 e, apesar da simbologia da mudança de ano, poucas coisas diferem na nossa vida. Começam as dietas, as inscrições efémeras nos ginásios e os mealheiros para o verão, sabendo que nenhuma dessas coisas chegará a conhecer fevereiro.

Somos criaturas de hábitos e esperamos que miraculosamente o novo ano nos traga clarividência e força de vontade para mudar e deixar para trás alguns dos piores, tornando-nos pessoas equilibradas, fortes e com os corpos esculturais que nos fogem há anos. Pois, tenho más notícias! Tal como o Mundo não passa a girar noutro sentido com a mudança de ano, também nós não mudamos se não fizermos por isso e tivermos a coragem de nos desafiar diariamente a ser melhores.

A planear o novo ano desde Outubro com os seus membros, a TAB Portugal reuniu aquelas que foram as principais resoluções dos seus membros para o novo ano, definidas ao longo da sua planificação para 2023. Abaixo ficam aquelas cinco que foram as mais frequentes e que são transversais a todos os negócios:

  • Organizar a contabilidade

    Sim, é chato. Sim, dá trabalho. Mas vai fazer uma diferença tremenda ao longo do ano, não só porque nos permite perceber onde estamos a gastar o dinheiro da empresa (e muitas vezes encontramos despesas supérfluas) como podemos estar a evitar multas e outros sustos no futuro.

    • Preparar com antecedência

    Benjamin Franklin dizia “falhar na preparação é preparar para errar”, uma frase que se tornaria um mantra para os gurus da organização e liderança. A verdade é que com decisões tomadas “em cima do joelho”, sem grande preparação, corremos mais riscos e torna-se impossível seguir uma estratégia ou ter planos de contingência adequados. Pode correr bem durante algum tempo e passar entre os pingos da chuva, mas, como em muitos casos, basta correr mal uma vez…

    • Investir na equipa

    Por muita dedicação que o empresário tenha, a empresa é o somatório de todas as suas partes e a equipa é essencial para isso. Sejam duas, vinte ou duzentas pessoas, é essencial que todos os elementos sejam adequados às suas funções e as cumpram, evitando elos mais fracos na cadeia. Essencial para isso, é ir dando formação constante à equipa, não só para os motivar, mas para garantir que estão atualizados nas suas funções e/ou as podem fazer da forma mais eficaz. Garantir que temos as pessoas certas nos cargos certos vai evitar muitos dissabores no futuro.

    • Ir atrás dos objetivos

    Lembram-se daqueles objetivos a longo prazo que escreveram naquela folha, numa formação, em que o formador vos perguntou onde viam a vossa empresa dali por cinco anos? Quantos anos já passaram? Quatro? Cinco? Dez? Chega de deixar os objetivos para o próximo ano, porque se não corrermos atrás deles, não os vamos alcançar nunca. Comece a traçar metas, que sejam viáveis (“viáveis” e não “confortáveis”) e que o aproximem dos seus objetivos e trate de as cumprir, só assim se cresce a longo prazo.

    • Crescimento pessoal

    Estamos tão focados em fazer crescer as nossas empresas, que não nos lembramos de que nós também temos de crescer. Um empresário que estagna, torna-se o maior entrave ao crescimento da sua empresa. Este ano não se esqueça de investir em formação pessoal, de procurar rodear-se de pessoas que sabem mais e o podem ajudar a crescer, de ler, de procurar e de ter tempo para si e para a sua família.

    Na TAB, o trabalho de planeamento do novo ano começou em outubro do ano passado e todos os membros têm os seus planos traçados para atingir todas as metas a que se predispuseram. Para nós, são mais do que resoluções, são etapas no processo para nos tornarmos melhores e fazer crescer as nossas empresas, que vamos trabalhar em conjunto e reavaliar ao longo do ano, com a ajuda uns dos outros.  

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    Ainda não preparaste o novo ano? Agora é tarde!

    2022 está a terminar e 2023 a aproximar-se a passos largos e se ainda não começaste a preparar a sua chegada, já vais com um grande atraso. Não é à toa que na TAB encorajamos os membros a começar a preparar o novo ano em setembro/outubro, para que seja feito de forma estruturada e ponderada.

    As boas decisões raramente são tomadas em cima do joelho e perceber o caminho que o nosso negócio percorreu e por qual deve seguir não deve ser feito de um dia para o outro. São meses de preparação, de reflexão, de escrita e reescrita do plano até estar no ponto e, de preferência, devemos sempre contar com ajuda externa, para aquele olhar objetivo que nós próprios nunca conseguimos ter sobre o nosso negócio.

    Se ainda não te debruçaste sobre o futuro do teu negócio, ainda vais a tempo de, pelo menos, começar alguma preparação para suavizar a entrada do novo ano, sabendo que em 2023 terás de começar este processo (bem) mais cedo. Pela última vez em 2022, ficam aqui alguns pontos importantes de que não nos devemos esquecer quando estamos a preparar o nosso negócio para o ano que aí vem.

    Organizar a contabilidade

    O final do ano é uma excelente oportunidade para pôr a contabilidade em dia. Organizar as faturas ajuda, e muito, a controlar os gastos. É uma boa altura para nos sentarmos com um especialista em contabilidade e não só garantir que entramos no novo ano com as finanças em ordem, como também nos salvamos de possíveis sustos no futuro.

    Atualizar a análise SWOT

    Algo que convém manter o mais atualizado possível é a análise SWOT. Esta ferramenta é a base de todos os planos de negócio e, sem as conclusões que se retiram dela, qualquer decisão tomada tem um maior grau de risco. Uma boa avaliação do mercado e da nossa empresa são a chave para tomarmos as melhores medidas para começar o novo ano.

    Objetivos para 2023

    Todos os negócios têm grandes objetivos, que normalmente até podem constituir a missão e/ou a visão da própria empresa. No entanto, para atingir esses grandes objetivos, nada melhor que ter um conjunto de objetivos mais pequenos que nos permitem caminhar em direção ao sucesso de forma mais controlada.

    Todos os anos é essencial analisar os resultados do ano e criar novos para o ano seguinte, seja adaptar objetivos já existentes, seja elaborar objetivos completamente diferentes, que melhor se adaptam à situação da empresa.

    KPIs

    Com a evolução do negócio, as métricas para medir o sucesso do negócio vão mudando, com a criação de novos componentes na empresa a ser analisados, ou porque certos KPI deixam de fazer sentido tendo em conta a situação atual do negócio.

    O fim do ano é uma excelente oportunidade para refletir e mudar o que for necessário para que o ano seguinte seja melhor.

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    WORK LIFE BALANCE

    Como empresários, é muito provável que o termo workaholic seja usado para nos descrever mais do que uma vez. Pode nem ser verdade, pois há uma boa diferença entre trabalhar muitas horas e ser, de facto, workaholic, mas isso não impede de sermos rotulados dessa forma.

    A verdade é que é rara a vez que não nos vemos forçados a trabalhar fora de horas, porque quando um negócio depende de nós, há sempre coisas a fazer, telefonemas para atender e emails para responder. Mas devemos sempre tentar encontrar um equilíbrio, para nosso bem e de quem nos rodeia.

    “Vinda de uma família de empresários, já senti na pele o que é estar do outro lado da moeda, com os meus familiares a darem mais atenção aos seus negócios do que à família”, confessa Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “Agora como empresária, tento esforçar-me para estar um pouco mais presente, para evitar que os meus familiares e amigos não sintam o que eu senti na altura.”

    Partilhamos então aqui cinco regras de ouro para criar um bom equilíbrio entre a nossa vida profissional e pessoal.

    Separação clara do trabalho e da vida pessoal

    Quando estamos no escritório, o nosso cérebro sabe imediatamente que estamos num espaço de trabalho e que, assim que saímos da porta, podemos (ou devíamos) desligar-nos do trabalho. O mesmo acontece em casa; sempre que entramos no nosso conforto, o trabalho deveria ser a última coisa na nossa mente.

    Porém, é raro isto acontecer, especialmente com a pandemia e a crescente adesão ao teletrabalho. Quando trazemos trabalho para o mesmo espaço em que relaxamos, a linha que separa os dois momentos fica cada vez mais ténue.

    Se tivermos de trazer trabalho para casa, é importante ter um espaço dedicado a isso mesmo, para que apenas aquele cantinho seja contaminado com os pensamentos de trabalho.

    Não somos super-heróis

    Quando estamos a fazer o nosso plano de tarefas diárias, coisa que devíamos fazer todos os dias de manhã, é importante não nos armarmos em campeões e acumular tarefas impossíveis de concluir num dia de trabalho.

    Temos de ser mais simpáticos connosco, mantendo os pés bem assentes na terra e os olhos postos no relógio para termos alguma noção de quanto tempo demoramos a fazer determinada tarefa e, assim, organizarmos o nosso tempo da melhor forma e não acabarmos por levar tarefas para acabar em casa.

    Horário flexível

    Especialmente quando temos família, conseguirmos agilizar um horário flexível pode ser uma grande ajuda. Porque por vezes os horários das escolas não são compatíveis com o nosso, ou porque há sempre consultas e responsabilidades domésticas que ocupam muito do nosso tempo, um horário flexível permite organizar o tempo de modo que consigamos separar melhor as coisas.

    Comunicação é chave

    Quando começamos a sentir que estamos a ficar um pouco mais apertados de tempo, podemos sempre contar com os nossos familiares, amigos e até mesmo os nossos colegas de trabalho.

    Se falarmos com quem nos rodeia, o que muito provavelmente vai acontecer é que te vão tentar ajudar. Nunca estamos sozinhos, lembrem-se disso.

    Ninguém é perfeito

    Apesar destas dicas, e por muito que nos esforcemos para manter um equilíbrio perfeito, há dias e alturas do ano que são mais difíceis. Por vezes temos de estar mais presentes no trabalho, e por outras a família exige mais de nós, e não há nada de mal com isso. Há muito que se diz que a vida é uma montanha-russa, e é praticamente impossível fazer uma divisão de 50/50 do nosso tempo. O importante é que nenhum dos lados seja o nosso maior foco durante muito tempo.

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    Mas o que é isto dos KPI?

    Apesar de já os grandes imperadores na China Antiga usarem métodos simples para avaliarem os seus familiares em cargos oficiais, foi só depois da Revolução Industrial, com o grande crescimento no comércio, que houve a necessidade de criar sistemas diferentes que se adaptassem às novas dinâmicas.

    Foi então que os key performance indicators, ou KPIs, como são mais conhecidos, foram evoluindo até aos dias de hoje. Atualmente são usados em todas as empresas, podendo até mesmo ser uma ajuda a nível pessoal. Na sua essência, são métricas que nos ajudam a perceber se estamos a ir num bom caminho, ou se precisamos de tomar algumas medidas para voltarmos ao rumo.

    “Se há algo essencial em qualquer plano de negócio, são os KPIs,” diz Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “Termos objetivos é muito bom, mas se queremos lá chegar de forma eficaz, mantendo a motivação, temos de conseguir medir o nosso progresso.”

    No entanto, a quantidade de KPIs existentes e todos os seus propósitos podem dificultar a seleção das métricas mais adequadas para as nossas necessidades e objetivos. Por isso, a TAB Portugal deixa aqui alguns conselhos, para ajudar na escolha dos KPIs.

    Definir bem os objetivos

    Antes de tudo, os KPIs não servem de grande coisa se não tiverem um propósito. É importante ter os objetivos não só bem descritos como presentes na mente de todos os envolvidos, para que todos possam trabalhar para o sucesso do negócio.

    Ser específico

    Se um KPI for demasiado vago ou pouco realista, será mais um motivo de stress, completamente desnecessário.

    Da mesma forma que devemos ser SMART na escolha dos nossos objetivos, podemos aplicar esse pensamento nesta situação. Este famoso acrónimo que, traduzido para português significa específico, mensurável, alcançável, realista e temporal (do original inglês specific, measurable, attainable, realistic e time-bound), indica-nos sucintamente as características necessárias para que um KPI seja eficaz.

    As coisas mudam

    Como em tudo na vida, por vezes as coisas não correm como planeado e, quer seja de forma positiva ou negativa, é importante estarmos preparados para mudanças repentinas. Estarmos atentos ao mercado e a todo o envolvente da nossa empresa, é essencial para mantermos o controlo e conseguirmos adaptar os nossos objetivos e compromissos.

    Por vezes, menos é melhor

    Ter muitos KPIs pode não ser o melhor caminho, pois pode dificultar bastante a vida, se se tornarem confusos. É muito mais eficaz ter menos KPIs, mas que sejam assertivos e claros. Poucos, mas bons, como se diz em bom português.

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    Cinco Dicas para um Networking Eficaz

    Sejam clientes, fornecedores, parceiros ou até concorrentes, as outras empresas têm um papel essencial no crescimento de qualquer negócio e os benefícios de trabalhar em conjunto com os mesmos objetivos em vista são muitos. Melhor que ninguém, a The Alternative Board (TAB) Portugal reconhece as vantagens de uma boa rede de contatos.

    As relações empresarias têm sempre dois sentidos e enquanto um empresário expande a sua própria rede de contatos, não só está a aumentar a sua lista de recursos disponíveis, como também se está a tornar um contacto útil para os seus contatos.

    “Uma rede de contatos forte e vasta pode ser a chave para o nosso sucesso, de muitas maneiras diferentes.” Comenta Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “Para além dos impactos óbvios de angariarmos referências úteis, rodearmo-nos de pessoas com conhecimentos e experiências diferentes traz-nos inúmeros benefícios, tanto a nível profissional como pessoal.”

    Para que o networking seja eficaz, há que ter cuidado com certos aspetos, e a TAB Portugal deixa aqui algumas dicas para criar e manter boas relações no mundo dos negócios.

    Não explique o seu trabalho, conte uma história

    A melhor maneira de captar a atenção de novos contatos é ser interessante. Apresentações diferentes, que surpreendam e contem uma história, são muito mais chamativas do que um conjunto de factos. É inegável que os números têm importância, mas é rara a vez em que são capazes de diferenciar um empresário de outro, em contextos de networking.

    As relações têm sempre dois sentidos

    Se há coisa que deve ser deixada de parte quando se faz networking é o egoísmo. Como em todas as relações, dar é tão importante como receber, especialmente nas relações de simbiose que acabam por se estabelecer entre dois (ou mais) empresários. Quando vai fazer networking, não vá apenas em busca de se apresentar a outros empresários, mas de deixar que outros empresários se apresentem a si. Ouça, conheça e perceba como pode ajudar os outros e não só como eles o podem ajudar a si, pois é daí que são criadas as relações.

    A confiança é a base das relações

    Por princípio, apenas recomendamos alguém quando confiamos no trabalho dessa pessoa (o que não impede que por vezes tenhamos surpresas desagradáveis) e essa confiança dá trabalho a conquistar e a manter. Quando vamos a uma sessão de networking temos de ir preparados para aproveitar as oportunidades que surjam, mas não devemos ter “mais olhos que barriga” e aceitar mais do que aquilo que temos capacidade para fazer, porque apesar de dar muito trabalho a conquistar, é num instante que a confiança se perde.

    Segurança é (quase) tudo

    Se o objetivo é criar novos contatos, a segurança não pode ficar em casa. O mundo dos negócios é, por natureza, extremamente competitivo, e passar uma imagem de segurança e profissionalismo pode dar uma importante vantagem inicial. Leve uma apresentação cuidada e prepare-se atempadamente, para dar a conhecer o seu trabalho da melhor maneira possível.

    Credibilidade

    A melhor forma de nos apresentarmos é com o nosso trabalho e ter casos de sucesso ou grandes clientes para “mostrar”, transmitem automaticamente uma certa credibilidade do nosso trabalho: “se aquela grande empresa confia no seu trabalho, também posso confiar.”

    Sobre a The Alternative Board:

    A The Alternative Board ® (TAB) é o maior sistema de franchising do mundo que fornece conselhos e serviços de coaching a empresários. Fundada em 1990, a TAB já ajudou mais de 25 mil empresários e opera nos Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Irlanda, Alemanha, República Checa, Eslováquia, Nova Zelândia, Austrália, Espanha e França. Com a sede em Colorado, a TAB foi fundada por Allen Fishman e autor dos livros best-sellers 7 Secrets of Great Entrepreneurial Masters, 9 Elements of Family Business Success and The Alignment Factor.

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    Como criar uma cultura de responsabilidade no local de trabalho

    Uma empresa vive de pessoas e do trabalho de equipa. Todas as peças são fundamentais para que o negócio consiga atingir todos os seus objetivos, e isto é uma noção que devemos sempre relembrar a todos os nossos colaboradores. A responsabilidade parte logo desde o líder, pelo que temos de a certeza de que conseguimos encorajar os colaboradores a assumirem a responsabilidade que advém do seu trabalho.

    “Quando se fala em responsabilidade, muitas vezes a nossa mente leva-nos logo a assumir de que se está a falar de culpabilidade, o que nem sempre é verdade.”, Diz Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “Neste contexto, a responsabilidade é a nossa capacidade de assumir um compromisso e levá-lo até ao fim, com mais ou menos ajuda. O que importa é que o trabalho fique feito, tal como prometido.”

    Para facilitar a criação deste sentimento de responsabilidade e compromisso no local de trabalho, a TAB Portugal reúne cinco medidas, facilmente implementadas no dia a dia de qualquer empresa.

    Definir resultados e expectativas.

    Em vez de esperar que os erros aconteçam e, em seguida, perder tempo e energia a encontrar a pessoa responsável, é mais produtivo estabelecer metas e objetivos claros antes mesmo do trabalho começar e certificarmo-nos que todos os colaboradores estão cientes dos resultados esperados, para que possam trabalhar nesse sentido.

    Pontos de situação regulares

    Pontos de situação frequentes onde damos feedback sobre as tarefas, presentes e futuras, são meio caminho andado para ter uma equipa em cima do assunto e orientada para o sucesso. Quanto mais informação os colaboradores tiverem, melhor é

    Os colaboradores precisam de atualizações e informações para se aproximarem dos seus objetivos. A forma de feedback mais eficaz provém de conversas frequentes entre colaboradores e gestores. Quando estiver a fornecer atualizações de progresso, como gestor ou líder deve perguntar-se se tem os dados certos para dar resultados adequados e feedback de progresso. Os dados que são orientados pelo desempenho são os melhores, pois permitem-lhe discutir com o colaborador quais os comportamentos ou ações que levaram a este progresso.

    As críticas ajudam-nos a ser melhores

    O feedback a dar nem sempre é positivo e por vezes pode custar criticar o trabalho de alguém, especialmente quando vemos que os colaboradores realmente se esforçaram. No entanto, errar é humano e, apesar de termos todos receio de falhar, as quedas são as melhores aprendizagens. O impacto das inevitáveis críticas é que pode ser diminuído através da forma como são dadas. É, no entanto, importante saber contrabalançar as críticas com elogios quando são merecidos. Se um funcionário for apenas criticado, por muito justas que sejam as críticas, vai-se sentir “perseguido” ou que não lhe é dado o devido valor na empresa, porque só dão por ele quando falham.

    Trabalhamos com pessoas e não máquinas

    É fundamental também ter em mente que todos os que trabalham na empresa são pessoas e não máquinas (incluindo nós próprios), e devemos ter consideração pelos nossos colaboradores. Claro, todos queremos o melhor para a empresa, mas convém sempre frisar que só conseguimos ser uma mais-valia se tivermos bem de saúde e espírito. A nossa produtividade varia, naturalmente, ao longo do dia e da semana, isto sem contar com imprevistos na vida pessoal, doenças ou outros fatores que possam pôr em causa o nosso desempenho.

    A responsabilidade parte de nós

    No fim de contas, a responsabilidade não é nada mais, nada menos do que reconhecer que quando assumimos um compromisso temos de seguir em frente e levá-lo até ao fim. Trata-se também de estar ciente que o desempenho da equipa depende do trabalho de cada um e que basta um membro falhar para toda a equipa ter o trabalho dificultado.

    Como líderes, faz parte do nosso trabalho garantir que estes valores são seguidos todos os dias e, para isso, temos de ser nós a pô-los em prática diariamente. Se queremos ter uma empresa onde todos sabem que são precisos e que o seu trabalho individual é vital para o sucesso do negócio, precisamos de o demonstrar, desde sempre e a todos os que trabalham conosco.

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    Vai contratar alguém? Cinco coisas que deve saber antes de o fazer.

    Para um empresário, a sua empresa é como um filho, e à volta dos nossos filhos só queremos ter aqueles em quem mais confiamos. Recrutar é, talvez por isso, um dos momentos mais complicados da gestão de uma empresa.

    Por vezes, podemos deixar-nos levar pelo entusiasmo de um candidato e mais tarde percebemos que não era o perfil certo ou às vezes deixamos passar a pessoa ideal, porque não tinha o currículo certo.

    Quando juntamos uma pessoa, temos de ter não só em conta as tarefas que vai desempenhar, mas o impacto que essa pessoa pode ter na equipa e como é que isso vai mexer na dinâmica da empresa. Recrutar é essencial para o crescimento de uma empresa, mas não é uma ciência exata e acarreta muitos riscos” diz Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal.

    A TAB Portugal juntou então uma série de conselhos, para que possa minimizar esses riscos na hora de escolher a pessoa certa a adicionar à sua equipa.

    O que é que a empresa precisa?

    Antes de abrir um processo de recrutamento, o ideal é perceber exatamente quais são as funções para que precisamos de contratar alguém e se é disso que a empresa precisa. Muitas vezes, percebemos que um colaborador está sobrecarregado e achamos que encontrar outra pessoa para as mesmas funções, para que possam dividir o trabalho, é a resposta certa. Em teoria, é, mas se o primeiro colaborador estiver sobrecarregado com outro tipo de tarefas que não correspondem exatamente à sua especialidade (como acontece muito nas pequenas empresas onde todos dão uma mãozinha aqui e ali), estamos a contratar alguém com uma especialização que não é a certa. Se temos um designer sobrecarregado por estar a fazer, além de design, trabalho administrativo, é fundamental perceber o que é essencial à empresa, se contratar alguém para fazer esse trabalho administrativo ou outro designer. A diferença não se vai verificar apenas na folha salarial, mas também no rendimento dos colaboradores e na sua motivação.

    Seja realista

    Consegue oferecer condições de trabalho e remuneração aliciantes o suficiente para atrair profissionais de topo? Se não conseguir, não exija demasiadas qualificações e experiência quando começa a recrutar, porque pode estar a afastar pessoas que, apesar dos currículos mais “magros”, podem ter o perfil certo e vão ser a adição perfeita à sua equipa. No papel, nunca vai encontrar ninguém que seja perfeito, mas pode ter agradáveis surpresas e mais do que contratar os tais “profissionais de topo”, procure formá-los na sua empresa.

    Seja claro

    Quando lança um anúncio de emprego ou contacta um agente de recrutamento, seja claro no perfil que quer e nas funções que são para desempenhar. Pode reduzir o número de candidatos, mas, os que vão, é porque estão realmente interessados ou consideram ter o perfil certo e evita que, depois de contratados, os seus colaboradores tenham “surpresas” com as suas funções e se desmotivem.

    Procure referências

    Seria bom pensar que todos os candidatos a uma vaga de emprego são 100% honestos nos currículos e entrevistas, mas nem sempre é a realidade, e muitas vezes acabamos por contratar a pessoa errada, e um erro numa contratação pode ser incrivelmente prejudicial, não só para o rendimento da empresa, mas para o espírito da equipa. Não tenha problemas em pedir referências e de as confirmar. Tente conversar com antigos empregadores e perceber se o perfil daquela pessoa é o mais adequado à sua empresa ou não.

    Envolva a sua equipa no processo de recrutamento

    A pessoa que vai entrar vai encaixar numa equipa, e como tal, a própria equipa pode ter uma palavra a dizer sobre isso. Não significa que tenha de fazer entrevistas com a sala cheia de gente, mas procure envolver alguns dos seus colaboradores nas várias etapas. Não só vai aumentar o sentimento de pertença, como algum deles pode reparar em algo que lhe possa ter escapado a si.

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    Será este o melhor negócio para mim?

    Tal como as empresas, não há dois empresários iguais, e são estas diferenças que nos permitem criar tantos negócios que chegam a todos os nichos do mercado. No entanto, apesar das nossas diferenças, existem certas características fundamentais para sermos capazes de gerir uma empresa e elevá-la ao seu máximo potencial.

    “Encontrar um negócio não é só uma questão de paixão, é também importante percebermos se há mercado, se é o que queremos fazer no futuro e se temos o skill set necessário para o fazer. Começar um negócio não deve ser uma decisão de impulso mas cuidadosamente ponderada, para que o nosso tempo, esforço e investimento não tenha sido feito em vão.”, diz Rita Maria Nunes, Country Manager da The Alternative Board Portugal.  

    Antes de começar, é por isso importante considerar vários aspetos, porque começar um negócio não é algo que se faça de um dia para o outro, e convém ter a certeza do caminho que queremos seguir. Ficam aqui alguns tópicos de reflexão que podem ajudar a definir o negócio:

    Paixão pelo negócio

    Já diz o velho provérbio que “quem corre por gosto não cansa” e, apesar de um pouco exagerado, o que é certo é que, no fim, todas as dores de cabeça e ansiedades valem a pena.

    Apesar de parecer um fator insignificante, a diferença entre acordarmos de manhã com vontade de fazer o que gostamos ou acordar já de mau humor porque sabemos que as próximas horas do nosso dia serão uma tortura, é o suficiente para mudar toda a nossa disposição e motivação.

    Queiramos acreditar ou não, a motivação do empresário é a base para o sucesso de qualquer negócio. As boas notícias são que tendo o próprio negócio, somos nós que definimos as nossas tarefas e  um negócio que vai ao encontro dos nossos valores e paixões, é meio caminho andado para o sucesso.

    Part-time ou trabalho a tempo inteiro?

    O tempo que dedicamos a um negócio também depende muito do seu propósito. É um pequeno negócio para juntar algum dinheiro extra? Ou será que nos queremos dedicar a tempo inteiro a uma empresa? Todas estas hipóteses e respetivas consequências devem ser estudadas com calma.

    A minha especialização

    Criar um negócio de acordo com as nossas especializações, a fazer algo em que somos mesmo bons, é uma grande alavanca para levar o negócio mais além.

    O facto de sermos bons numa área, não implica que saibamos gerir um negócio na mesma. Temos de perceber bem quais são os nossos pontos fortes e fracos e de que forma podemos tornar os fortes numa mais-valia e impedir que os fracos nos prejudiquem.

    Necessidade no mercado e desejabilidade

    Tentar vender um produto ou serviço sem ter a certeza se há um segmento do mercado disposto a comprar pode correr muito mal. Por vezes, há tendências que podemos seguir, mas é preciso muito cuidado na escolha, pois o tempo de vida dos trends é cada vez mais curto e são raros aqueles que têm pernas para andar.

    Uma boa prospeção de mercado é fundamental antes de começar qualquer tipo de negócio para não sermos surpreendidos com prejuízos catastróficos, até porque, na nossa sociedade ainda existe muito preconceito com certos tipos de trabalho, contudo, é aqui que estão algumas das melhores oportunidades.

    Uma empresa de limpezas é tão digna como qualquer multinacional, e nada impede um negócio deste setor conseguir muito sucesso. O mesmo se pode dizer por empresas de recolha de lixo ou outros serviços e produtos alvos de alguns preconceitos na sociedade. Em todas as áreas do mercado há empresas de sucesso, e a nossa pode vir a ser uma delas.

    Produto ou serviço?

    Empresas que vendem um produto e empresas que vendem serviços são muito diferentes e requerem processos e materiais diferentes. É fundamental definir bem o que queremos vender para conseguirmos organizar a nossa empresa e evitar ao máximo imprevistos futuros.

    Além disso, mais vale termos uma empresa especializada numa coisa, do que uma empresa que faz dez coisas, mas não é especialista em nenhuma. É importante definir bem o que queremos vender de início e para onde podemos expandir de futuro, mas o foco inicial pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso, até porque investir para fazer um produto/serviço ou para fazer exige uma soma diferente.

    Equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho

    Há muitas razões pelas quais a vida de um empresário não é para todos e talvez a mais controversa é o difícil equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho. Quem tem um negócio sabe que é quase impossível desligar do trabalho quando chegamos a casa, há sempre tarefas para cumprir e telefonemas de última hora a fazer. Este ritmo não só é difícil para nós, mas também para as nossas famílias.

    É importante refletir bem sobre este ponto em conjunto com quem nos é mais próximo. As responsabilidades do negócio podem acabar por recair só sobre os nossos ombros, mas os esforços e sacrifícios são partilhados por todos os que nos rodeiam, pelo que é importante tê-los em consideração.

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    Análise SWOT – a ferramenta essencial para qualquer empreendedor!

    Quantas vezes paramos para pensar no nosso negócio? Não nas tarefas do dia-a-dia, nas reuniões ou na apresentação que vamos fazer a um cliente, mas na nossa empresa como um todo, no rumo que queremos dar-lhe, nas oportunidades que o futuro guarda e nas mudanças que temos de efetuar para crescer?

    Como empreendedores é-nos difícil ter tempo para tudo o que está aos nossos ombros e se nos é difícil sequer chegar a casa a horas do jantar, quanto mais parar para repensar o negócio que até pode estar a correr bem. Mas muitas vezes é essa falta de reflexão que nos está a impedir de dar o salto e de levar o nosso negócio mais além.

    Mas como começar esta reflexão?

    Mesmo a mais profunda reflexão, se não for estruturada, dificilmente dará frutos, pois corremos o risco de não o fazer de forma objetiva, gastando muito mais tempo do que o necessário e tirando menos conclusões úteis. Uma boa forma de o fazer, é recorrer à análise SWOT.  

    Talvez por ser uma ferramenta tão conhecida por quem já tem experiência no mundo empresarial, a SWOT é, por vezes, subvalorizada por muitos empresários, que a consideram uma análise a ser realizada esporadicamente. No entanto, a análise SWOT pode ser uma ajuda preciosa para definir uma boa estratégia.

    Para perceber melhor a sua importância, e o porquê de ser uma das análises base que sustentam um planeamento estratégico, é necessário conhecer o seu significado. A palavra “SWOT” não é nada mais que um acrónimo que, em português, significa forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (do inglês strengths, weaknesses, opportunities threats). No fundo, o que se pretende com esta análise é ficar com uma noção estudada daquilo que se passa dentro da empresa e fora dela.

    A fase de introspeção, do estudo das forças e fraquezas, pode parecer desnecessária para alguns empresários, pois muitos pensam que sabem bem os seus pontos fortes sem refletirem no assunto, e admitir que o negócio tem alguns pontos em que poderia melhorar é difícil. Quanto melhor conhecermos as nossas forças, que nos dão uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes, melhor conseguimos direcionar a estratégia. Do mesmo modo, ao identificarmos as nossas fraquezas podemos agir sobre elas e começar a corrigi-las.

    Como fazer uma análise SWOT

    Para facilitar esta análise, há algumas perguntas que podemos colocar a nós mesmos, que nos ajudam a identificar, de forma clara, os pontos fortes e fracos do nosso negócio:

    Forças (S – Strengths)

    • Em que é que o meu negócio é bom?
    • O que é que me distingue da concorrência?
    • Do que me orgulha mais na minha empresa?
    • O que é que os concorrentes consideram ser os meus pontos mais fortes?

    Fraquezas (W – Weaknesses)

    • Onde é que eu acho que posso melhorar?
    • Quais os recursos que podem causar problemas?
    • Que desvantagens enfrento face à concorrência negócio?
    • Quais as queixas dos nossos clientes?

    Porém, um negócio não está isolado do mundo à sua volta, e conhecer o mercado e os concorrentes é crucial para decidir como podemos usar as nossas forças a seu favor e defender os pontos mais fracos. O sucesso de uma empresa depende da sua capacidade de se adaptar às dinâmicas do mundo dos negócios e, para isso, é preciso estar dentro do assunto.

    Ficam aqui também algumas ideias de perguntas para facilitar a navegação por todo o ambiente que rodeia o nosso negócio:

    Oportunidades (O – Opportunities)

    • Que tendências posso aproveitar para o meu negócio?
    • Como posso tornar as minhas forças/fraquezas em oportunidades?
    • Como está o mercado a mudar?
    • Existe alguma tecnologia que possa tirar proveito?

    Ameaças (T – Threats)

    • Que obstáculos enfrenta a minha empresa?
    • Qual a situação da concorrência? Algum novo concorrente?
    • Há alguma tecnologia emergente que desvaloriza o meu negócio?
    • De que forma as minhas fraquezas podem ser expostas?

    No fim, para podermos tirar algumas conclusões, é necessário cruzar a informação recolhida: como é que podemos usar os pontos fortes para aproveitar as oportunidades que o mercado nos dá? Será que algumas das fraquezas podem ser, de certo modo, neutralizadas se tirarmos proveito de alguma circunstância pontual que nos pode beneficiar? O ideal é juntar toda a informação e criar cenários, tanto positivos ou negativos, para planear o futuro.

    O mundo dos negócios está em constante movimento e uma atualização frequente das conclusões retiradas na primeira análise SWOT beneficia qualquer empresa, sendo uma boa ajuda para navegar pelo mercado com maior confiança nas nossas decisões.

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