Produtividade

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Como gerir uma equipa 100% remota?

Negligência com os funcionários e sensação de desconexão com a empresa são algumas das consequências de uma má gestão de equipas à distância

O trabalho remoto chegou para ficar, seja ele a 100% ou em regime híbrido. E, apesar dos inúmeros benefícios, por vezes torna-se complicado para quem tem de gerir uma equipa que nunca esteja fisicamente no mesmo espaço e partilhe horários diferentes.

Negligência para com os funcionários e sensação de desconexão com a empresa são algumas das consequências de uma má gestão de equipas à distância e que, posteriormente, podem mesmo levar à saída de pessoas por insatisfação.

Deste modo, a TAB Portugal compilou uma lista de 6 aspetos que as empresas devem manter e implementar nas equipas de trabalho remoto para se assegurarem que toda a gentes se sente apoiada diariamente, seja no escritório ou a 1.000 quilómetros de distância:

– Clarificar objetivos: mesmo à distância, todos os funcionários continuam a ter objetivos e é importante deixar claro que eles são peças fundamentais para que os objetivos gerais e finais da empresa também sejam cumpridos. Isto funciona como motivação para não se deixarem acomodar e desleixar por não estarem fisicamente na empresa.

– Reforçar os recursos disponíveis: é essencial que todos os funcionários consigam aceder às informações e recursos necessários para desempenharem corretamente o seu trabalho, como por exemplo prazos de entrega ou documentos. Estes devem estar num programa a que todos tenham acesso, como é o caso de aplicações como a Dropbox, o Google Docs, Notion, etc.

– Cuidar da saúde mental e física dos funcionários: esta preocupação é algo a que as equipas dão valor. Sentir que têm uma liderança preocupada com a sua saúde é fundamental e um fator chave na decisão de ficar ou sair da empresa. Muitas vezes, as dinâmicas de trabalho apenas através de um computador acabam por deixar estes assuntos para trás. Mas como é que as empresas podem mostrar que se preocupam? Através da implementação de planos de saúde, incentivo à prática de exercício, webinars focados no tema ou até mesmo uma reunião mensal com chefes de equipa em que o tema é a saúde.

– Ser flexível: a palavra que todos os funcionários procuram numa empresa atualmente.

– Oferecer incentivos: para aumentar o engagement, é uma boa ideia oferecer incentivos aos funcionários, e não são só incentivos monetários quando há bons resultados. Por exemplo, oferecer bilhetes para concertos, jogos de futebol ou outros eventos, quando há possibilidade.

– Incentivar a interação social: No seguimento do ponto anterior, mesmo com uma equipa totalmente remota, pode ser possível juntar equipas e encorajar as interações sociais através de eventos em que é possível ter alguns colegas reunidos. Até em contexto de trabalho, uma vez por mês pode ser feita uma reunião presencial, para que não se perca a essência da equipa.

Concluindo, o trabalho remoto, que começou a ser implementado depois da pandemia ter obrigado toda a gente a ficar em casa, só pode vir a melhorar daqui para a frente, com toda as tecnologias disponibilidade.

Cabe assim às empresas terem abertura para tal e conseguirem focar-se nos benefícios deste método de trabalho.

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Como ultrapassar as inseguranças no trabalho

Algumas dicas para ser um empresário mais confiante

Sejamos novos ou velhos, experientes ou novatos, inseguranças são aquelas coisas que vão sempre andar connosco, não fossemos nós seres humanos. São sentimentos perfeitamente naturais, especialmente no local de trabalho, mas podemos sempre aprender a controlá-los para nos sentirmos mais confiantes e, consequentemente, sermos mais produtivos e melhores empresários.

A TAB Portugal partilha alguns pequenos comportamentos que nos ajudam a controlar inseguranças e ansiedades no trabalho.

Manter relações fora do trabalho

Sendo empresário, as relações no local de trabalho podem ser um tema mais complicado. Afinal, é comum existir uma separação entre o patrão e o resto da equipa, e quanto mais sozinhos nos sentimos no escritório, mais facilmente crescem as nossas inseguranças. Por isso, quem temos do lado de fora do escritório é a nossa maior força e quem nos pode dar mais apoio. Podem não perceber bem as especificidades das nossas inseguranças por não serem empresários, ou simplesmente por não trabalharem na mesma área, mas a nossa família e os nossos amigos estão lá sempre para nos dar um ombro amigo quando mais precisamos.

Reconhecer o nosso esforço

Um bom truque para diminuir as inseguranças é simplesmente contrariá-las com factos. Podemos estar a sentir-nos menos confiantes porque cometemos um erro, mas não é esse erro que define todo o nosso trabalho. Todos erramos e fazemos asneiras, mas o que mais importa é como tentamos resolver e como podemos aprender com os nossos erros. No fim do dia, mesmo quando cometemos erros, continuamos a ser donos do nosso próprio negócio e, por mais difícil que seja, temos de nos lembrar que um erro não desvaloriza todos os nossos sucessos.

Aproximarmo-nos dos nossos colaboradores

Voltando a um dos pontos anteriores, ser empresário complica um pouco as relações no trabalho. Para muitos, o empresário é uma figura distante com a qual nem vale a pena tentar ter uma conversa para além do estritamente necessário e também há que admitir que, por vezes, não fazemos o esforço devido para contrariar este pensamento, pois temos sempre outras prioridades. Parecendo que não, aproximarmo-nos de quem trabalha connosco pode ser uma grande ajuda para combater inseguranças. Sentimo-nos menos sozinhos e passamos a estar mais presentes em todos os projetos da nossa empresa, o que nos dá maior segurança no nosso trabalho.

Cuidar de nós

Desengane-se quem acha que o famoso self-care significa gastar uma pequena fortuna em tratamentos de spa. Na realidade, qualquer coisa que nos deixe feliz pode ser considerado self-care e darmos um presente a nós próprios é fundamental para nos sentirmos bem e libertarmo-nos de inseguranças e ansiedades que nos andam a atormentar.

Se uma ida ao spa é realmente o que nos faz feliz, então devemos arranjar um tempo para o fazer, da mesma maneira que, se o que mais queremos são umas horas de sossego a ler um livro, devemos esforçarmo-nos o máximo para conseguir essa paz. O que importa é descobrirmos as pequenas coisas que nos fazem feliz e tentarmos sempre procurá-las.

Padrões

Por vezes estas inseguranças e ansiedades podem passar para fora do local de trabalho e, quando isso acontece, é importante estarmos atentos a certos padrões para tentarmos perceber o porquê. Podemos perfeitamente estar só a passar por uma fase mais complicada da vida, ou pode ser algo que, aparentemente, não tem explicação. Em ambos os casos, se virmos que começa a afetar a nossa qualidade de vida, devemos considerar pedir ajuda profissional. Um profissional de saúde mental é uma grande ajuda para quando estes sentimentos começam a tomar conta de nós, pelo que devemos sempre lembrarmo-nos de que pedir ajuda não é uma fraqueza, muito pelo contrário, é um sinal de força e vontade de sermos melhores.

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Como aumentar a produtividade

Sendo empresários, por vezes metemos na cabeça que temos de passar 24 horas por dia a trabalhar para conseguirmos manter a nossa empresa no caminho para o sucesso. Essa noção, não só é contrária aos estudos mais recentes sobre a produtividade, como também nos leva diretos ao burnout e a outras situações semelhantes.

A melhor maneira de ser produtivo não é trabalhar mais horas, mas sim descobrir os métodos que melhor funcionam para nós. Cada um de nós trabalha de forma completamente diferente, e não há uma forma certa que funcione para todos.

O foco de cada um varia muito, e todos nós temos os nossos truques e manias que nos ajudam a manter a concentração e a sermos mais produtivos. No entanto, a TAB deixa aqui algumas dicas gerais que podem ajudar qualquer um.

Lista de tarefas

É uma dica já muito pregada por tantas pessoas, mas a verdade é que, de facto, termos uma lista daquilo que temos para fazer ajuda, e muito, a organizar o nosso tempo.

Também funciona como motivador, pois a satisfação de riscar mais uma tarefa da lista é suficiente para avançarmos para a próxima tarefa com vontade de chegar ao fim do dia com o máximo de riscos no papel.

Evitar distrações

Apesar de sermos empresários e de termos a mania de que o nosso maior foco é o trabalho, não nos podemos esquecer que somos humanos também e distrações acontecem. Sejam as redes socias nos nossos telemóveis, seja o papel e caneta ao nosso lado na secretária, tudo serve para nos distrair.

Manter o foco é uma questão de autodisciplina, e temos de ter força para evitar aquilo que já sabemos que vai captar a nossa atenção e proactivamente eliminar as potenciais distrações.

Criar tempos de pausa

Num dia normal, é muito natural (e recomendado) que vamos fazendo algumas pausas, umas mais longas que outras. Contudo, pausas espontâneas podem não ser aquelas que trazem melhores resultados.

Se tivermos pausas agendadas, podemos organizar o nosso trabalho em torno delas, evitando que comecemos uma tarefa ainda com o foco na outra e que o cansaço acumulado nos tire a eficácia.

Multitasking não funciona

Por mais que se tente, fazer várias tarefas ao mesmo tempo raramente dá bom resultado. O mais certo é acabarmos por nos enganar e trocar informações.

Uma tarefa de cada vez é o ideal, o que não significa que só podemos avançar quando as tarefas terminam. Por vezes, temos mesmo de pôr tarefas em pausa para as conseguirmos acabar, o importante é que enquanto estamos a trabalhar numa coisa, não podemos estar a pensar noutra.

Um bom método é o de criar espaço na nossa agenda para tarefas específicas, especialmente quando são urgentes, e durante bocado, não fazemos mais nada, não vemos o e-mail, não atendemos telefonemas, etc. Criando esses blocos e dando o nosso foco a 100% a uma tarefa, conseguimos terminá-la mais depressa e melhor, do que se estivéssemos a fazê-la “aos cortes”.

Organizar o espaço de trabalho

Nada melhora o nosso foco como manter a nossa secretária livre de tudo aquilo que nos pode distrair. Um espaço limpo, agradável e organizado é o ambiente ideal para a nossa mente fazer o seu melhor trabalho, evita as distrações e permite que encontremos aquilo que precisamos mais rapidamente, tornando o trabalho mais eficaz e focado.