Teletrabalho

The Alternative Board In Estratégia, Gestão de equipas, Liderança, Motivação, Produtividade, Teletrabalho

Como gerir uma equipa 100% remota?

Negligência com os funcionários e sensação de desconexão com a empresa são algumas das consequências de uma má gestão de equipas à distância

O trabalho remoto chegou para ficar, seja ele a 100% ou em regime híbrido. E, apesar dos inúmeros benefícios, por vezes torna-se complicado para quem tem de gerir uma equipa que nunca esteja fisicamente no mesmo espaço e partilhe horários diferentes.

Negligência para com os funcionários e sensação de desconexão com a empresa são algumas das consequências de uma má gestão de equipas à distância e que, posteriormente, podem mesmo levar à saída de pessoas por insatisfação.

Deste modo, a TAB Portugal compilou uma lista de 6 aspetos que as empresas devem manter e implementar nas equipas de trabalho remoto para se assegurarem que toda a gentes se sente apoiada diariamente, seja no escritório ou a 1.000 quilómetros de distância:

– Clarificar objetivos: mesmo à distância, todos os funcionários continuam a ter objetivos e é importante deixar claro que eles são peças fundamentais para que os objetivos gerais e finais da empresa também sejam cumpridos. Isto funciona como motivação para não se deixarem acomodar e desleixar por não estarem fisicamente na empresa.

– Reforçar os recursos disponíveis: é essencial que todos os funcionários consigam aceder às informações e recursos necessários para desempenharem corretamente o seu trabalho, como por exemplo prazos de entrega ou documentos. Estes devem estar num programa a que todos tenham acesso, como é o caso de aplicações como a Dropbox, o Google Docs, Notion, etc.

– Cuidar da saúde mental e física dos funcionários: esta preocupação é algo a que as equipas dão valor. Sentir que têm uma liderança preocupada com a sua saúde é fundamental e um fator chave na decisão de ficar ou sair da empresa. Muitas vezes, as dinâmicas de trabalho apenas através de um computador acabam por deixar estes assuntos para trás. Mas como é que as empresas podem mostrar que se preocupam? Através da implementação de planos de saúde, incentivo à prática de exercício, webinars focados no tema ou até mesmo uma reunião mensal com chefes de equipa em que o tema é a saúde.

– Ser flexível: a palavra que todos os funcionários procuram numa empresa atualmente.

– Oferecer incentivos: para aumentar o engagement, é uma boa ideia oferecer incentivos aos funcionários, e não são só incentivos monetários quando há bons resultados. Por exemplo, oferecer bilhetes para concertos, jogos de futebol ou outros eventos, quando há possibilidade.

– Incentivar a interação social: No seguimento do ponto anterior, mesmo com uma equipa totalmente remota, pode ser possível juntar equipas e encorajar as interações sociais através de eventos em que é possível ter alguns colegas reunidos. Até em contexto de trabalho, uma vez por mês pode ser feita uma reunião presencial, para que não se perca a essência da equipa.

Concluindo, o trabalho remoto, que começou a ser implementado depois da pandemia ter obrigado toda a gente a ficar em casa, só pode vir a melhorar daqui para a frente, com toda as tecnologias disponibilidade.

Cabe assim às empresas terem abertura para tal e conseguirem focar-se nos benefícios deste método de trabalho.

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The Alternative Board In Gestão de equipas, Planeamento, Segurança, Teletrabalho

Código do Trabalho sofre alterações a partir de 1de Abril. O que é que muda?

O novo conjunto de medidas adotadas visa melhorar as condições de trabalho.

A Agenda do Trabalho Digno e de Valorização dos Jovens no Mercado de Trabalho foi aprovada na Assembleia da República e, a partir de dia 1 de Abril, vão entrar em vigor várias alterações ao Código do Trabalho. Este é um conjunto de medidas que tem como objetivo melhorar as condições de trabalho e a conciliação entre a vida pessoal, familiar e profissional.

No total, são 70 medidas que implementam mudanças que vão desde o teletrabalho, à renúncia a créditos salariais, passando ainda pelas compensações por despedimento coletivo. Vamos apresentar algumas destas alterações, mais viradas para as empresas.

Alargamento do teletrabalho

Esta medida é especificamente direcionada a pais com filhos com deficiência, doença crónica ou com doença oncológica, independentemente da idade

“O trabalhador com filho até três anos ou, independentemente da idade, com filho com deficiência ou doença crónica ou doença oncológica que com ele viva em comunhão de mesa e habitação, tem direito a exercer a atividade em regime de teletrabalho, quando este seja compatível com a atividade desempenhada e o empregador disponha de recursos e meios para o efeito”, pode ler-se no novo artigo 166 A do Código do Trabalho.

Despesas de teletrabalho passam a estar fixadas no contrato

A proposta estabelece que “o contrato individual de trabalho e o contrato coletivo de trabalho devem fixar na celebração do acordo para prestação de teletrabalho o valor da compensação devida ao trabalhador pelas despesas adicionais”.

Prevê ainda que, caso não haja acordo entre ambas as partes sobre o valor, as despesas adicionais são “as correspondentes à aquisição de bens e ou serviços de que o trabalhador não dispunha antes da celebração do acordo” assim como “as determinadas por comparação com as despesas homólogas do trabalhador no último mês de trabalho em regime presencial”.

Limite de isenção para despesas com teletrabalho

Será definido o valor até ao qual a compensação que as empresas têm de pagar pelas despesas adicionais com teletrabalho ficam isentas de imposto.

A compensação pelo acréscimo das despesas com teletrabalho “é considerada, para efeitos fiscais, custo para o empregador e não constitui rendimento do trabalhador até ao limite do valor definido por portaria dos membros do governo responsáveis pelas áreas dos assuntos fiscais e segurança social”, pode ler-se também na proposta.

Renúncia a créditos salariais só nos tribunais

Os trabalhadores passam apenas a ter a possibilidade de renunciar a créditos salariais no fim do contrato por meio de transação judicial.

Em causa está o artigo 337.º do Código do Trabalho que vai assim passar a permitir que os créditos devidos ao trabalhador possam ser reclamados durante um ano, após a cessação do contrato.

Aumento das compensações por despedimento coletivo e por extinção de posto de trabalho

Com a nova legislação, este valor passa dos atuais 12 dias de retribuição base e diuturnidades por ano para 14 dias por ano. No entanto, esta subida só se aplica a contratos que forem celebrados a partir da entrada em vigor da nova legislação, não tendo efeitos retroativos.

Contratação coletiva dá vantagem no acesso a fundos europeus contratação pública e incentivos fiscais

Em causa está o artigo 485.º do Código do Trabalho que já prevê atualmente que “o Estado deve promover a contratação coletiva, de modo que as convenções coletivas sejam aplicáveis ao maior número de trabalhadores e empregadores”.

Empresas têm de dar informação sobre algoritmos

A proposta dita que a comissão de trabalhadores passa a ter direito a informação sobre “os parâmetros, os critérios, as regras e as instruções em que se baseiam os algoritmos ou outros sistemas de inteligência artificial que afetam a tomada de decisões sobre o acesso e a manutenção do emprego, assim como as condições de trabalho, incluindo a elaboração de perfis e o controlo da atividade profissional”.

Aumento da compensação por cessação dos contratos a termo

O valor da compensação passa dos atuais 18 dias para 24 dias de retribuição base e diuturnidades por cada ano completo de trabalho.

“Em caso de caducidade de contrato de trabalho a termo certo por verificação do seu termo, o trabalhador tem direito a compensação correspondente a 24 dias de retribuição base e diuturnidades por cada ano completo de antiguidade.”

Valor das horas extra aumenta a partir das 100 horas anuais

Com a proposta, o valor das horas extra a partir das 100 horas anuais passa de 25% para 50% na primeira hora ou fração desta, de 37,5% para 75% por hora ou fração subsequente, em dia útil, e de 50% para 100% por cada hora ou fração, em dia de descanso semanal, obrigatório ou complementar, ou em feriado.

Empresas que despedem impedidas um ano de recorrer a ‘outsourcing’

Este impedimento é para os 12 meses seguintes a terem sido implementados despedimentos coletivos ou despedimentos por extinção de posto de trabalho.

“Não é permitido recorrer à aquisição de serviços externos a entidade terceira para satisfação de necessidades que foram asseguradas por trabalhador cujo contrato tenha cessado nos 12 meses anteriores por despedimento coletivo ou despedimento por extinção de posto de trabalho”, dita a proposta do Governo.

Contratos temporários com limite de quatro renovações

“O contrato de trabalho temporário a termo certo não está sujeito ao limite de duração do n.º 2 do artigo 148.º e, enquanto se mantiver o motivo justificativo, pode ser renovado até quatro vezes”, passando assim das atuais quatro renovações.

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Tab Portugal In Teletrabalho

12 formas de tornar as reuniões virtuais mais eficazes

No local de trabalho de hoje, é altamente provável que trabalhe com uma equipa em todo o país (ou mesmo em todo o mundo). Portanto, uma boa compreensão de como fazer com que reuniões remotas funcionem para si e para a sua equipa é mais crítica do que nunca.

Tem havido uma grande absorção na adoção de salas de reuniões virtuais para reduzir as viagens dispendiosas para reuniões, sessões de formação e conferências. Com a recente pandemia, um número ainda mais significativo de empresas tomou a rota virtual.

As reuniões online tornaram-se uma parte regular do fluxo de trabalho do nosso dia, e estão aqui para ficar. Então, como torná-las eficientes? Como é que se compõe a falta de uma interação cara-a-cara? E como se certifica de cobrir tudo antes que a reunião termine?

Pedimos à nossa comunidade TAB que partilhasse as suas dicas consigo. Aqui está uma olhada em tudo o que precisa de saber sobre a realização de reuniões remotas eficazes com equipas espalhadas por todo o planeta.

#1 Estabeleça as regras básicas, e para reuniões maiores, defina um coanfitrião e salas de fuga.

Como em qualquer boa reunião, precisa definir algumas regras básicas para a participação e pedir a todos para as cumprir. Exemplos de regras básicas incluem:

Manter a webcam ligada.
Permanecer em silêncio até dirigir-se ao grupo.
Utilize o levantar/baixar de mão para gerir a Q&A, especialmente com um grupo maior.

Com o tempo, normas consistentes ajudam todos a usar o tempo na reunião de forma mais eficaz.

Se vai dar uma reunião maior, sugiro que se junte a outra pessoa como coanfitriã para a reunião. Uma pessoa pode desempenhar o papel de suporte técnico e gerir tarefas como, admitir pessoas na sala, atribuir pessoas a salas de fuga, gravar a reunião, destacar os principais oradores, colocar informações essenciais na caixa de chat para partilhar com o grupo e partilhar questões abordadas no chat. O outro anfitrião pode focar-se em apresentar e de outra forma liderar a discussão e envolver o grupo.

As salas de fuga são ótimas ferramentas para dar às pessoas a oportunidade de falar um a um ou em equipas pequenas e discutir detalhes ou pensar juntos. O anfitrião do encontro pode enviar mensagens às pessoas nas salas de fuga e visitar cada sala de fuga para garantir que todos estão em tarefa. O anfitrião pode então fechar as salas de fuga dando aos grupos um ou dois avisos para terminar e reagrupar na sala principal.

Registar a reunião e disponibilizá-la a todos os participantes e talvez a quem não pôde fazê-lo dá a todos a oportunidade de se manterem informados sobre questões discutidas, decisões tomadas e itens de ação atribuídos. Isto permite que todos se mantenham a par de um projeto mesmo que tenham perdido a reunião.

Electra Govoni, Proprietária do TAB Boston Northwest

#2 Criar e distribuir uma agenda antes da reunião.

Qualquer reunião, especialmente virtual, deve ter uma agenda e especificamente enumerar o principal ponto e o resultado da reunião. A ordem do dia deve ser distribuída a todos os participantes pelo menos 24 horas antes da reunião, e um cronometrador designado para manter as coisas no caminho certo. A reunião deve começar na hora especificada. Muitas vezes, as reuniões virtuais demoram 5 a 10 minutos a começar, pois pode existir a percepção de que os participantes estão em casa e têm mais tempo. Isto pode definir um tom que leva a tudo menos eficácia ou produtividade.

Allan Lamar, Proprietário do TAB Colorado Springs

#3 Posicione-se deliberadamente para incluir a linguagem corporal e o tom, tal como faria numa conversa presencial.

Reuniões virtuais carecem de comunicação interpessoal. A estrutura necessária reduz a colaboração da equipa, a espontaneidade e a segurança psicológica. A linguagem corporal representa 55% da comunicação, 38% é tom, e ambos estão comprometidos num formato 2D comprimido, virtual. Para tornar as reuniões virtuais mais eficazes e produtivas, precisamos de compensar demasiado estas duas áreas. As formas de o fazer incluem:

Recue, colocando alguma distância entre si e a câmara para criar um espaço 3D.
Mantenha-se num ângulo agudo para a câmara, replicando a posição ideal para assentos numa reunião presencial.
Utilize um quadro atrás de si para desenhar, tomar notas e capturar a conversa.
Fale do diafragma como se estivesse a apresentar para alargar o alcance da sua voz.
Inicie a reunião com a organização, incentivando a participação, informando os seus participantes de que é um espaço seguro, e quanto tempo ficarão juntos, bem como o objetivo do encontro.

No início, isto não vai parecer natural. Mas com algum tempo, tornar-se-á rotina. Seja persistente, peça feedback, e verá que outros começam a seguir a sua liderança. Isto resultará em reuniões virtuais mais eficazes e produtivas.

Daniel Wong, Proprietário da TAB Brisbane, Austrália

#4 Assista a quaisquer “reuniões após a reunião”.

Se imediatamente após a reunião, vê participantes reunidos no corredor ou estacionamento, provavelmente, ou algo não foi suficientemente explicado ou divergências inevitáveis não foram expressas durante a reunião. Seja pró-ativo. Mais tarde, aproxime-se dos participantes, para ver o que estava a ser discutido. Talvez estivessem a discutir os planos para o fim-de-semana. Por outro lado, pode ser um obstáculo colocar todos a bordo com um curso de ação.

John Dini, Proprietário da TAB San Antonio

#5 Não preencha o tempo atribuído só porque sim.

Distribua sempre uma agenda aos participantes antes da reunião. Nunca preencha o tempo atribuído se o resultado do encontro tiver sido alcançado em menos tempo.

Bob Green, CEO da TAB North Shore

#6 Mantenha-se profissional seguindo a etiqueta de chamada virtual básica.

Algumas das melhores formas de tornar as reuniões virtuais mais eficazes são:

Certifique-se de que a sua iluminação não está atrás de si. Verifique se a luz está muito escura para mostrar o seu rosto ou tão brilhante que cega os outros.
Quando os outros falam, olhe-os nos olhos como se estivesse cara a cara.
Preste atenção à pessoa que fala. Não olhe à volta da sala em que está, fora de uma janela, ou fale com outros que podem estar fisicamente na sala contigo.
Certifique-se de que o seu som está ligado e ajustado corretamente antes do início da reunião e esteja a tempo para a reunião.
Utilize a caixa de chat e levante a mão quando apropriado. Dê tempo à pessoa para acabar o que está a dizer.
Vista-se adequadamente para a ocasião como um profissional se vestiria.
Mantenha o computador silenciado quando não estiver envolvido numa conversação e elimine o ruído de fundo na sala em que se encontra fisicamente durante a reunião.

Aja como se estivesse numa sala de conferências cara a cara com as pessoas. Preste atenção e mostre a mesma cortesia e profissionalismo que faria numa reunião ao vivo, e as coisas correrão bem, e o encontro virtual será produtivo.

Jim Morris, Proprietário da Tab Tennessee Valley Region

#7 Afinar as suas reuniões

O cansaço do encontro é real. Precisa mesmo desta reunião? Se sim, considere uma reunião em períodos de 15 minutos.
Partilhar informação de formas únicas como vídeos e infográficos.
Considere que as reuniões não têm de ser cara a cara. Talvez possam andar juntos e falar ao telefone.
Esteja preparado e envie as informações com antecedência.
Aumente os grupos de fugas em reuniões virtuais.
Faça tempo para conversa suave juntamente com conversa de negócios.
Crie urgência na geração de soluções, defina grupos e estabeleça tempos de solução curtos.
Resolva problemas incluindo-os num formato de história usando super-heróis ou personagens de desenhos animados.
Resolva os problemas de resolução de reuniões em realidade, obstáculos, opções e um caminho a seguir.
O horário de reunião é importante. As pessoas tendem a ter mais energia entre as 9:00 e as 12:00.
Utilize o facilitador para partilhar ideias de forma anónima para incentivar a participação.
Agende o feedback da equipa por trimestre com necessidade de uma resposta de melhoria positiva. Ouça e reflita.
Adote novos micro-hábitos, pequenos passos para melhorar a resiliência, a saúde e os hábitos pessoais.

Chris Sachse, membro da TAB e CEO da Think| Pilha

#8 Para reuniões mais longas, permita movimento.

A maioria das pessoas está sentada nas suas secretárias por longos períodos. Portanto, para cada segmento de reunião de 30 minutos, adicione um breve período para se levantar e mover-se para todos os participantes.

Wm. David Levesque, Presidente da TAB Rochester

#9 Tenha em mente as pessoas com problemas de audição/incapacidades.

Esteja atento a indivíduos que possam ter problemas de audição. Alguns com deficiência auditiva lerão lábios, por isso é importante olhar para a câmara e falar claramente. O Microsoft Teams tem uma funcionalidade que faz reconhecimento de voz com legendas fechadas, o que pode ser muito útil mesmo que não seja perfeito.

David Zelinski, Proprietário da TAB Southwest Houston

#10 Faça uma conversa em vez de uma palestra

Se precisar de entregar informações durante uma reunião, encontre uma maneira de transformá-la numa conversa em vez de uma palestra. Aqui estão algumas ideias:

Dê o tópico a alguém da sua equipa para apresentar.
Divida o tópico em partes e peça a cada membro da equipa que apresente parte da informação.
Convide um especialista (ou especialistas) para a sua reunião e faça-lhes perguntas sobre o tema. Convide a sua equipa a fazer perguntas também.

Se não precisa de cobrir muita informação durante a reunião, então tenha uma pessoa diferente da equipa que dirija a reunião sempre que se encontrarem.

Fazer qualquer um dos acima vai aumentar o envolvimento e tornar as suas reuniões virtuais mais eficazes.

Laura Drury, Proprietária da TAB Focused Directions

#11 Forneça documentos relevantes e pertinentes antes da chamada.

Troque documentos digitais (como PDF, XLS, DOC, PPT) antes da chamada ou mesmo após a reunião virtual. Documentos importantes que contenham informações importantes para o tema que está a ser discutido podem ser enviados antes da reunião com uma explicação no corpo de e-mail. Isto permite que a outra parte reveja a informação antes da chamada, economize o tempo gasto em explicações detalhadas, e minimize a sessão de Q&A durante a reunião. Outros documentos podem tornar-se pertinentes à medida que a discussão progride durante a reunião virtual. Envie estes documentos após a reunião em vez de interromper a discussão. Uma boa explicação no corpo de e-mail e algumas respostas de Q&A são geralmente mais eficientes do que o tempo que leva para explicar tudo durante a reunião virtual.

Joe Palmer, proprietário da TAB North Texas

#12 Anuncie uma ordem de batimento para cada secção da reunião

É mais difícil ver se as pessoas estão envolvidas numa reunião virtual do que quando estão cara a cara. Numa reunião presencial, podemos olhar para a linguagem corporal dos outros participantes durante a reunião e lê-la. Uma caneta de sapateado, olhar para o espaço, sentado em linha reta, inclinada, tudo isto pode ser observado facilmente. Numa chamada de Zoom, é difícil dizer se uma pessoa está a olhar para o ecrã porque está a prestar atenção ao altifalante ou a ler e-mails, ou a ver o YouTube. Para combater isto, anuncie uma “ordem de batimento” no início de cada secção de reuniões. A minha ordem é a ordem que vou pedir às pessoas para poderem fazer perguntas ou dar feedback. Mesmo que não tenham nada a acrescentar, sabem que são chamados a falar para garantir que prestam mais atenção. Também altero a ordem de batimentos ao longo da reunião para que os participantes não se sintam muito confortáveis com a ordem e permitam distrações até que seja a sua vez de falar.

Doug Kerr, Proprietário da TAB Etobicoke/Mississauga

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