aprender a delegar

The Alternative Board In Gestão, Gestão de equipas, Gestão de Tempo, Liderança

Dicas para reduzir as distrações no local de trabalho

O mundo que nos rodeia está cheio de estímulos e distrações que roubam constantemente a nossa atenção e nos fazem perder o foco das tarefas realmente importantes. É um novo e-mail que chegou, é uma nova notificação no LinkedIn ou um novo vídeo de gatinhos a serem “incrivelmente fofos” que nos enviaram para o grupo da família no WhatsApp. Tudo é uma desculpa para o nosso cérebro viajar para outro lado e prejudicar a nossa produtividade.

Como podemos então fazer face a estas distrações e manter a produtividade? A TAB consultou os seus membros e reuniu algumas dicas:

Desligar as notificações

A urgência de estarmos acessíveis e dar respostas rápidas é cada vez maior, mas como tudo na vida, tem as suas coisas negativas. Se, de cada vez que o nosso telemóvel apita, desviamos o olhar para ver o que é, mesmo que não leiamos a mensagem ou atendamos a chamada, a nossa concentração já foi. Se temos uma tarefa importante em mãos, o ideal é desligarmos as notificações. Se não for possível desligar todas, pelo menos as mais distrativas e das quais sabemos que não vamos receber mensagens urgentes, para que possamos estar o mais focados possível.

Perceber onde gastamos o nosso tempo

Quais são aquelas tarefas diárias em que gastamos mais tempo regularmente? Quais é que são mesmo essenciais? Estamos mesmo a fazê-las da forma mais eficaz ou à melhor hora? Por vezes, reavaliar os nossos hábitos pode ajudar-nos a tirar conclusões interessantes sobre a nossa produtividade. Às vezes mudar a hora do dia a que se faz uma tarefa, pode deixar-nos mais disponíveis para ajudar os nossos colaboradores, para atender clientes ou simplesmente para uma hora em que estamos no estado de espírito certo para aquela tarefa e, com isso, aumentar a produtividade. Às vezes, coisas simples como priorizar reuniões online em vez de presenciais, pode poupar-nos várias horas mensais perdidas em deslocações (além dos custos inerentes às mesmas).

Não tentar fazer tudo nem estar em todo o lado

É talvez o erro mais frequente dos jovens empreendedores. Tentar fazer tudo, apagar todos os fogos, ir a todas as reuniões e “microgerir” todos os funcionários. Isto leva não só a um esgotamento físico e psicológico, como a que não se consiga focar naquilo em que é realmente essencial.

Ter uma To Do List

Um dos momentos em que perdemos mais tempo de forma desnecessária é entre tarefas a pensar o que vamos fazer a seguir ou a tentar relembrar o que nos foi pedido. Apontar e fazer uma lista de tarefas é, por isso, essencial, pois não só nos ajuda a não perder o “fio à meada” como a dar prioridade às tarefas mais urgentes, para que nada fique para trás.

Delegar

Partindo do princípio que, na hora de contratar, optámos por pessoas inteligentes e capazes, delegar não deverá ser um problema, desde que os colaboradores sejam bem acompanhados. Começar a dar-lhes gradualmente mais autonomia, a curto prazo pode parecer assustador, mas os benefícios serão enormes, não só para a nossa sanidade mental, mas para reduzir a nossa carga de trabalho e nos permitir focar naquilo que é essencial.

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Tab Portugal In Gestão de Tempo

Gestão de Tempo – O Maior Desafio dos Empresários

24 horas podiam ser suficientes para Jack Bauer salvar o Mundo, na famosa série 24, mas para muitos pequenos empresários, não chegam para fazer face a todos os desafios que a sua empresa lhes lança e todos os papéis que têm a desempenhar, equilibrando o chefe, com o administrativo, o estafeta com o criativo, juntando-se a isto o equilíbrio com a vida pessoal e o tão necessário descanso.

Especializada em apoiar empresários, a The Alternative Board® fez uma pesquisa interna com alguns dos mais de 25 mil empresários que passaram pela organização, para tentar perceber onde os empresários gastam o seu tempo.

A pesquisa concluiu que apesar de os empresários inquiridos considerarem que deviam trabalhar uma média de 42 horas por semana, 63% admitem trabalhar mais de 50 horas, com a média dos inquiridos nas 49, quase um dia de trabalho extra em relação ao pretendido.

O problema não é, no entanto, apenas a quantidade de horas, mas a forma como são utilizadas. 73% dos empresários afirma preferir realizar atividades estratégicas, mas apenas 32% do seu tempo é despendido nisso, usando a maioria das suas horas a realizar tarefas administrativas, atendimento ao cliente ou tarefas orientadas que podiam ser delegadas a um funcionário.

A principal dificuldade dos empresários é o de combater a tirania do urgente, distraindo-se com as tarefas menos importantes, mas com maior sentido de urgência, ao invés de se focarem o seu tempo e energia nas responsabilidades vitais da liderança e, sobretudo, conseguir um maior equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional.

A The Alternative Board reuniu uma série de dicas e aprendizagem, sugeridas pelos seus membros, todos eles empresários, sobre como se conseguiram disciplinar e começar a gerir melhor o seu tempo:

Não ser um estafeta

Frequentemente o empresário faz mais do que as suas próprias tarefas, perdendo tempo precioso em funções que podiam ser delegadas a colaboradores ou subcontratadas. Da próxima vez pense se o investimento de subcontratar essa função, não seria rentabilizado se lhe permitisse focar nas suas tarefas principais.

Manter o foco

A nossa capacidade de concentração varia ao longo do dia, pelo que é essencial perceber quais são as nossas horas mais produtivas e reservá-las para algumas tarefas que exijam maior concentração. Preencher a agenda com demasiadas atividades diferentes pode também ser prejudicial, pois não nos permite focar a 100% ou “mudar o chip” entre uma e outra. Se possível, tente concentrar todas as reuniões num dia específico, por exemplo, evitando que ao longo da semana esteja sempre a interromper outras tarefas para ir a uma reunião.

Evitar interrupções

Se uma tarefa exige concentração, não podemos estar atentos a 10 outras ao mesmo tempo. Desligue as notificações do e-mail, tire o som ao telemóvel e peça aos seus colaboradores para não o interromperem durante um período pré-determinado de tempo e verá que algumas tarefas que se arrastavam por uma tarde inteira, ficam despachadas em poucas horas.

Criar procedimentos

Muitos empresários recorrem à memória e à sua experiência para funcionarem no seu dia-a-dia, especialmente no que diz respeito a processos repetitivos. Contudo, a dependência quase por completo dos conhecimentos de uma única pessoa implica que todas as decisões sejam despejadas nos seus ombros. Assim, um mecanismo que pode ajudar nestas situações é deixar tudo por escrito, de forma pormenorizada. Algo que, para um empresário experiente, é quase instintivo, pode ser um grande quebra-cabeças para um novo colaborador e, ao deixar os processos por escrito, evitam-se confusões e falhas de comunicação. Além disso, pode passar algumas decisões para outras pessoas, libertando algum stress.

Aprender a não controlar

Abdicar do controlo pode ser assustador e muitos empresários sentem alguma dificuldade em confiar decisões aos seus colaboradores, preferindo fazer tudo sozinhos ou controlando atentamente cada etapa do processo. Isto não só limita o desenvolvimento de autonomia dos colaboradores, como aumenta o stress e a sua capacidade de se focar naquilo em que é essencial, pondo em causa o sucesso da empresa.

É sempre importante manter em mente o facto de que uma empresa funciona através da colaboração entre todos os trabalhadores e que, mesmo que existam algumas falhas nas primeiras tentativas, um colaborador nunca vai conseguir assumir uma tarefa de forma autónoma se não lhe for dada essa oportunidade.