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Quão bem conhece os seus funcionários e porque é importante

Líderes empresariais bem-sucedidos e eficazes partilham frequentemente traços comuns. Coisas como visão, entusiasmo e integridade, para citar alguns. A investigação sugere, no entanto, que a comunicação é o atributo número um dos grandes líderes empresariais. Mas fortes habilidades de comunicação significam muito mais do que apenas o dom da palavra. Ser um comunicador eficaz é uma rua de dois sentidos e possuir um ouvido ativo, interessado e empenhado é fundamental para entender, apreciar e apoiar os seus colaboradores.

Pense sobre isso. Quão bem os seus funcionários conhecem a sua história? Coisas como a razão pela qual fundou o seu negócio, os sacrifícios que teve de fazer, o que o inspira a sobressair e o leva a crescer. As histórias dos empresários são muitas vezes do conhecimento comum entre os funcionários e o tema da discussão em muitas reuniões de equipa. Os seus funcionários provavelmente sabem o nome do seu cônjuge, talvez onde andou na escola, ou até os seus passatempos favoritos.

Mas agora pergunte-se, até que ponto consegue responder a estas perguntas sobre a sua equipa? Pense nisso, para além de saber os seus nomes e títulos, o que sabe realmente sobre as pessoas que trabalham para si?

Conhecer os seus colaboradores e o que os levanta de manhã pode ter um enorme impacto na cultura da empresa, moral no local de trabalho, desempenho pessoal e retenção de funcionários. Grandes líderes sabem que a ligação cria comunidade. E as comunidades podem mover montanhas.

Por isso, considere tomar uma abordagem ativa para conhecer melhor os seus colaboradores.

6 dicas sobre a construção de relações fortes com os seus colaboradores

  1. Seja acessível. Quanto acesso os seus funcionários têm consigo regularmente? Considere implementar uma política de portas abertas e incentivar uma linha de comunicação acessível.
  2. Interesse ativo. Os seus funcionários devem viver vidas dinâmicas e gratificantes fora do seu negócio. A Melissa vai correr uma maratona no próximo fim-de-semana? O John das vendas acabou de perder a mãe? Expressar apoio sincero e compaixão em relação aos eventos de vida dos seus colaboradores constrói confiança e conexão. Além disso, parece bem.
  3. Esteja consciente das condições do local de trabalho. Ninguém quer trabalhar em ambientes pobres ou desafiantes. Embora nem todas as empresas possam pagar uma grande renovação ou grandes melhorias, fazer melhorias ainda menores no ambiente de trabalho demonstra cuidados com os seus colaboradores e fomenta a ligação.
  4. Organize eventos sociais fora do escritório.  Socializar com funcionários fora do trabalho pode muitas vezes trazer revelações surpreendentes. Quem diria que o administrador silencioso é um especialista em jogos de equipa ou que o seu engenheiro técnico fala três línguas! Algumas destas descobertas externas podem até beneficiar o negócio.
  5. Crie um sistema de recompensas alcançável. Implementar um sistema de recompensas faz mais do que apenas impulsionar a produtividade. Também funciona como um barómetro para o quão incentivados os seus colaboradores estão, o que por sua vez lhe dá uma melhor visão sobre estilos de trabalho e motivação.
  6. Encoraje o desenvolvimento de colaboradores, equipas e liderança.  Sabe aquela pergunta comum de entrevista: “Onde se vê daqui a cinco anos?” Em nenhum lugar essa consulta é mais pertinente do que quando fala com os seus funcionários. Discutir oportunidades de desenvolvimento com cada colaborador demonstra o seu empenho em ajudar a sua equipa a concretizar os seus objetivos, cria uma sensação de pertença e constrói confiança e camaradagem. Sem mencionar que os programas de desenvolvimento são ótimos para alcançar as suas iniciativas de negócio globais.

Os seus funcionários são o seu recurso mais valioso e contratou-os por uma razão. Ao aproveitar o tempo e a energia para demonstrar um interesse ativo nas suas vidas e carreiras, ajudará a construir uma cultura de empresa mais forte e satisfatória, na qual o seu povo, e o seu negócio, possa prosperar.

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WORK LIFE BALANCE

Como empresários, é muito provável que o termo workaholic seja usado para nos descrever mais do que uma vez. Pode nem ser verdade, pois há uma boa diferença entre trabalhar muitas horas e ser, de facto, workaholic, mas isso não impede de sermos rotulados dessa forma.

A verdade é que é rara a vez que não nos vemos forçados a trabalhar fora de horas, porque quando um negócio depende de nós, há sempre coisas a fazer, telefonemas para atender e emails para responder. Mas devemos sempre tentar encontrar um equilíbrio, para nosso bem e de quem nos rodeia.

“Vinda de uma família de empresários, já senti na pele o que é estar do outro lado da moeda, com os meus familiares a darem mais atenção aos seus negócios do que à família”, confessa Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “Agora como empresária, tento esforçar-me para estar um pouco mais presente, para evitar que os meus familiares e amigos não sintam o que eu senti na altura.”

Partilhamos então aqui cinco regras de ouro para criar um bom equilíbrio entre a nossa vida profissional e pessoal.

Separação clara do trabalho e da vida pessoal

Quando estamos no escritório, o nosso cérebro sabe imediatamente que estamos num espaço de trabalho e que, assim que saímos da porta, podemos (ou devíamos) desligar-nos do trabalho. O mesmo acontece em casa; sempre que entramos no nosso conforto, o trabalho deveria ser a última coisa na nossa mente.

Porém, é raro isto acontecer, especialmente com a pandemia e a crescente adesão ao teletrabalho. Quando trazemos trabalho para o mesmo espaço em que relaxamos, a linha que separa os dois momentos fica cada vez mais ténue.

Se tivermos de trazer trabalho para casa, é importante ter um espaço dedicado a isso mesmo, para que apenas aquele cantinho seja contaminado com os pensamentos de trabalho.

Não somos super-heróis

Quando estamos a fazer o nosso plano de tarefas diárias, coisa que devíamos fazer todos os dias de manhã, é importante não nos armarmos em campeões e acumular tarefas impossíveis de concluir num dia de trabalho.

Temos de ser mais simpáticos connosco, mantendo os pés bem assentes na terra e os olhos postos no relógio para termos alguma noção de quanto tempo demoramos a fazer determinada tarefa e, assim, organizarmos o nosso tempo da melhor forma e não acabarmos por levar tarefas para acabar em casa.

Horário flexível

Especialmente quando temos família, conseguirmos agilizar um horário flexível pode ser uma grande ajuda. Porque por vezes os horários das escolas não são compatíveis com o nosso, ou porque há sempre consultas e responsabilidades domésticas que ocupam muito do nosso tempo, um horário flexível permite organizar o tempo de modo que consigamos separar melhor as coisas.

Comunicação é chave

Quando começamos a sentir que estamos a ficar um pouco mais apertados de tempo, podemos sempre contar com os nossos familiares, amigos e até mesmo os nossos colegas de trabalho.

Se falarmos com quem nos rodeia, o que muito provavelmente vai acontecer é que te vão tentar ajudar. Nunca estamos sozinhos, lembrem-se disso.

Ninguém é perfeito

Apesar destas dicas, e por muito que nos esforcemos para manter um equilíbrio perfeito, há dias e alturas do ano que são mais difíceis. Por vezes temos de estar mais presentes no trabalho, e por outras a família exige mais de nós, e não há nada de mal com isso. Há muito que se diz que a vida é uma montanha-russa, e é praticamente impossível fazer uma divisão de 50/50 do nosso tempo. O importante é que nenhum dos lados seja o nosso maior foco durante muito tempo.

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Marketing – Tornarmo-nos visíveis

Portugal é um país de empreendedores, comprovado pelas quase 50 mil novas empresas que nasceram em 2021. Neste mar de empresas, sabermos como nos destacar é fundamental. Existem várias formas de o fazer, todas elas complementárias umas às outras. O ideal é trabalhar a nossa imagem de diferentes ângulos, para conseguirmos passar a nossa mensagem ao público certo.

É aqui que entra o Marketing que, na realidade, engloba muitas áreas, algumas das quais já mencionadas aqui no blog . Esta vasta ciência social compreende tudo aquilo que envolve a imagem e os sentimentos que os outros têm da nossa empresa.

“Um negócio vive muito da imagem, especialmente nos dias de hoje em que as marcas são muito mais do que os produtos ou serviços que oferecem.” Diz Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “A opinião pública conta, e muito, pelo que, se queremos ser bem-sucedidos temos de nos esforçar em ter uma boa relação com o mundo que nos rodeia.”

Apesar dos estudos de Marketing serem relativamente recentes, aparecendo apenas em meados do século passado, este conceito é tão antigo como os primeiros mercados e feiras da história. Desde o início do comércio que existe a necessidade de atrair clientes, a única coisa que mudou desde então é a forma como o fazemos.

Quando antes apenas se conseguia usar a própria voz para chamar possíveis compradores no meio de mercados cheios de pessoas, agora conseguimos transmitir a nossa mensagem por inúmeros canais e chegar ao nosso público da melhor forma.

Cada caso é um caso, e a vantagem de o Marketing ser tão vasto é que cada negócio pode criar a estratégia que traga melhores resultados. Para além do bom senso necessário quando estamos a gerir a imagem da nossa marca, especialmente nos tempos que correm, não existem regras muito rígidas para criar uma boa campanha de marketing. É preciso sim, conhecermos bem a nossa empresa e o nosso target.

É essencial perceber quem é a nossa empresa, qual a sua voz e como fala com o seu público e sermos coerentes na nossa comunicação. Uma empresa de intermediação de crédito perde a credibilidade se tiver uma linguagem juvenil, tal como um fabricante de refrigerantes não pode ser excessivamente formal.

As campanhas de Marketing são, acima de tudo, para o nosso público alvo. São estratégias que devem ser planeadas com o target sempre em mente, pois são eles quem vai interagir com a nossa campanha, logo, tem de ser algo que os chame a atenção.

É crucial que esta noção esteja presente em todas as etapas do planeamento. Por exemplo, se o nosso alvo são jovens, uma boa aposta seriam os meios digitais, com especial foco naqueles que os jovens utilizam mais. Assim como o meio, a mensagem também deve ser adequada às necessidades de quem queremos conquistar.

O Marketing é essencial para a sobrevivência de uma empresa e, de uma forma ou de outra, acabamos por utilizar várias das suas vertentes nas nossas estratégias.

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12 formas de tornar as reuniões virtuais mais eficazes

No local de trabalho de hoje, é altamente provável que trabalhe com uma equipa em todo o país (ou mesmo em todo o mundo). Portanto, uma boa compreensão de como fazer com que reuniões remotas funcionem para si e para a sua equipa é mais crítica do que nunca.

Tem havido uma grande absorção na adoção de salas de reuniões virtuais para reduzir as viagens dispendiosas para reuniões, sessões de formação e conferências. Com a recente pandemia, um número ainda mais significativo de empresas tomou a rota virtual.

As reuniões online tornaram-se uma parte regular do fluxo de trabalho do nosso dia, e estão aqui para ficar. Então, como torná-las eficientes? Como é que se compõe a falta de uma interação cara-a-cara? E como se certifica de cobrir tudo antes que a reunião termine?

Pedimos à nossa comunidade TAB que partilhasse as suas dicas consigo. Aqui está uma olhada em tudo o que precisa de saber sobre a realização de reuniões remotas eficazes com equipas espalhadas por todo o planeta.

#1 Estabeleça as regras básicas, e para reuniões maiores, defina um coanfitrião e salas de fuga.

Como em qualquer boa reunião, precisa definir algumas regras básicas para a participação e pedir a todos para as cumprir. Exemplos de regras básicas incluem:

  • Manter a webcam ligada.
  • Permanecer em silêncio até dirigir-se ao grupo.
  • Utilize o levantar/baixar de mão para gerir a Q&A, especialmente com um grupo maior.

Com o tempo, normas consistentes ajudam todos a usar o tempo na reunião de forma mais eficaz.

Se vai dar uma reunião maior, sugiro que se junte a outra pessoa como coanfitriã para a reunião. Uma pessoa pode desempenhar o papel de suporte técnico e gerir tarefas como, admitir pessoas na sala, atribuir pessoas a salas de fuga, gravar a reunião, destacar os principais oradores, colocar informações essenciais na caixa de chat para partilhar com o grupo e partilhar questões abordadas no chat. O outro anfitrião pode focar-se em apresentar e de outra forma liderar a discussão e envolver o grupo.

As salas de fuga são ótimas ferramentas para dar às pessoas a oportunidade de falar um a um ou em equipas pequenas e discutir detalhes ou pensar juntos. O anfitrião do encontro pode enviar mensagens às pessoas nas salas de fuga e visitar cada sala de fuga para garantir que todos estão em tarefa. O anfitrião pode então fechar as salas de fuga dando aos grupos um ou dois avisos para terminar e reagrupar na sala principal.

Registar a reunião e disponibilizá-la a todos os participantes e talvez a quem não pôde fazê-lo dá a todos a oportunidade de se manterem informados sobre questões discutidas, decisões tomadas e itens de ação atribuídos. Isto permite que todos se mantenham a par de um projeto mesmo que tenham perdido a reunião.

Electra Govoni, Proprietária do TAB Boston Northwest

#2 Criar e distribuir uma agenda antes da reunião.

Qualquer reunião, especialmente virtual, deve ter uma agenda e especificamente enumerar o principal ponto e o resultado da reunião. A ordem do dia deve ser distribuída a todos os participantes pelo menos 24 horas antes da reunião, e um cronometrador designado para manter as coisas no caminho certo. A reunião deve começar na hora especificada. Muitas vezes, as reuniões virtuais demoram 5 a 10 minutos a começar, pois pode existir a percepção de que os participantes estão em casa e têm mais tempo. Isto pode definir um tom que leva a tudo menos eficácia ou produtividade.

Allan Lamar, Proprietário do TAB Colorado Springs

#3 Posicione-se deliberadamente para incluir a linguagem corporal e o tom, tal como faria numa conversa presencial.
 

Reuniões virtuais carecem de comunicação interpessoal. A estrutura necessária reduz a colaboração da equipa, a espontaneidade e a segurança psicológica. A linguagem corporal representa 55% da comunicação, 38% é tom, e ambos estão comprometidos num formato 2D comprimido, virtual. Para tornar as reuniões virtuais mais eficazes e produtivas, precisamos de compensar demasiado estas duas áreas. As formas de o fazer incluem:

  • Recue, colocando alguma distância entre si e a câmara para criar um espaço 3D.
  • Mantenha-se num ângulo agudo para a câmara, replicando a posição ideal para assentos numa reunião presencial.
  • Utilize um quadro atrás de si para desenhar, tomar notas e capturar a conversa.
  • Fale do diafragma como se estivesse a apresentar para alargar o alcance da sua voz.
  • Inicie a reunião com a organização, incentivando a participação, informando os seus participantes de que é um espaço seguro, e quanto tempo ficarão juntos, bem como o objetivo do encontro.

No início, isto não vai parecer natural. Mas com algum tempo, tornar-se-á rotina. Seja persistente, peça feedback, e verá que outros começam a seguir a sua liderança. Isto resultará em reuniões virtuais mais eficazes e produtivas.

Daniel Wong, Proprietário da TAB Brisbane, Austrália

#4 Assista a quaisquer “reuniões após a reunião”.
 

Se imediatamente após a reunião, vê participantes reunidos no corredor ou estacionamento, provavelmente, ou algo não foi suficientemente explicado ou divergências inevitáveis não foram expressas durante a reunião. Seja pró-ativo. Mais tarde, aproxime-se dos participantes, para ver o que estava a ser discutido. Talvez estivessem a discutir os planos para o fim-de-semana. Por outro lado, pode ser um obstáculo colocar todos a bordo com um curso de ação.

John Dini, Proprietário da TAB San Antonio

#5 Não preencha o tempo atribuído só porque sim.
 

Distribua sempre uma agenda aos participantes antes da reunião. Nunca preencha o tempo atribuído se o resultado do encontro tiver sido alcançado em menos tempo.

Bob Green, CEO da TAB North Shore

#6 Mantenha-se profissional seguindo a etiqueta de chamada virtual básica.
 

Algumas das melhores formas de tornar as reuniões virtuais mais eficazes são:

  • Certifique-se de que a sua iluminação não está atrás de si. Verifique se a luz está muito escura para mostrar o seu rosto ou tão brilhante que cega os outros.
  • Quando os outros falam, olhe-os nos olhos como se estivesse cara a cara.
  • Preste atenção à pessoa que fala. Não olhe à volta da sala em que está, fora de uma janela, ou fale com outros que podem estar fisicamente na sala contigo.
  • Certifique-se de que o seu som está ligado e ajustado corretamente antes do início da reunião e esteja a tempo para a reunião.
  • Utilize a caixa de chat e levante a mão quando apropriado. Dê tempo à pessoa para acabar o que está a dizer.
  • Vista-se adequadamente para a ocasião como um profissional se vestiria.
  • Mantenha o computador silenciado quando não estiver envolvido numa conversação e elimine o ruído de fundo na sala em que se encontra fisicamente durante a reunião.

Aja como se estivesse numa sala de conferências cara a cara com as pessoas. Preste atenção e mostre a mesma cortesia e profissionalismo que faria numa reunião ao vivo, e as coisas correrão bem, e o encontro virtual será produtivo.

Jim Morris, Proprietário da Tab Tennessee Valley Region

#7 Afinar as suas reuniões
 
  1. O cansaço do encontro é real. Precisa mesmo desta reunião? Se sim, considere uma reunião em períodos de 15 minutos.
  2. Partilhar informação de formas únicas como vídeos e infográficos.
  3. Considere que as reuniões não têm de ser cara a cara. Talvez possam andar juntos e falar ao telefone.
  4. Esteja preparado e envie as informações com antecedência.
  5. Aumente os grupos de fugas em reuniões virtuais.
  6. Faça tempo para conversa suave juntamente com conversa de negócios.
  7. Crie urgência na geração de soluções, defina grupos e estabeleça tempos de solução curtos.
  8. Resolva problemas incluindo-os num formato de história usando super-heróis ou personagens de desenhos animados.
  9. Resolva os problemas de resolução de reuniões em realidade, obstáculos, opções e um caminho a seguir.
  10. O horário de reunião é importante. As pessoas tendem a ter mais energia entre as 9:00 e as 12:00.
  11. Utilize o facilitador para partilhar ideias de forma anónima para incentivar a participação.
  12. Agende o feedback da equipa por trimestre com necessidade de uma resposta de melhoria positiva. Ouça e reflita.
  13. Adote novos micro-hábitos, pequenos passos para melhorar a resiliência, a saúde e os hábitos pessoais.

Chris Sachse, membro da TAB e CEO da Think| Pilha

#8 Para reuniões mais longas, permita movimento.
 

A maioria das pessoas está sentada nas suas secretárias por longos períodos. Portanto, para cada segmento de reunião de 30 minutos, adicione um breve período para se levantar e mover-se para todos os participantes.

Wm. David Levesque, Presidente da TAB Rochester

#9 Tenha em mente as pessoas com problemas de audição/incapacidades.

Esteja atento a indivíduos que possam ter problemas de audição. Alguns com deficiência auditiva lerão lábios, por isso é importante olhar para a câmara e falar claramente. O Microsoft Teams tem uma funcionalidade que faz reconhecimento de voz com legendas fechadas, o que pode ser muito útil mesmo que não seja perfeito.

David Zelinski, Proprietário da TAB Southwest Houston

#10 Faça uma conversa em vez de uma palestra

Se precisar de entregar informações durante uma reunião, encontre uma maneira de transformá-la numa conversa em vez de uma palestra. Aqui estão algumas ideias:

  • Dê o tópico a alguém da sua equipa para apresentar.
  • Divida o tópico em partes e peça a cada membro da equipa que apresente parte da informação.
  • Convide um especialista (ou especialistas) para a sua reunião e faça-lhes perguntas sobre o tema. Convide a sua equipa a fazer perguntas também.

Se não precisa de cobrir muita informação durante a reunião, então tenha uma pessoa diferente da equipa que dirija a reunião sempre que se encontrarem.

Fazer qualquer um dos acima vai aumentar o envolvimento e tornar as suas reuniões virtuais mais eficazes.

Laura Drury, Proprietária da TAB Focused Directions

#11 Forneça documentos relevantes e pertinentes antes da chamada.

Troque documentos digitais (como PDF, XLS, DOC, PPT) antes da chamada ou mesmo após a reunião virtual. Documentos importantes que contenham informações importantes para o tema que está a ser discutido podem ser enviados antes da reunião com uma explicação no corpo de e-mail. Isto permite que a outra parte reveja a informação antes da chamada, economize o tempo gasto em explicações detalhadas, e minimize a sessão de Q&A durante a reunião. Outros documentos podem tornar-se pertinentes à medida que a discussão progride durante a reunião virtual. Envie estes documentos após a reunião em vez de interromper a discussão. Uma boa explicação no corpo de e-mail e algumas respostas de Q&A são geralmente mais eficientes do que o tempo que leva para explicar tudo durante a reunião virtual.

Joe Palmer, proprietário da TAB North Texas

#12 Anuncie uma ordem de batimento para cada secção da reunião

É mais difícil ver se as pessoas estão envolvidas numa reunião virtual do que quando estão cara a cara. Numa reunião presencial, podemos olhar para a linguagem corporal dos outros participantes durante a reunião e lê-la. Uma caneta de sapateado, olhar para o espaço, sentado em linha reta, inclinada, tudo isto pode ser observado facilmente. Numa chamada de Zoom, é difícil dizer se uma pessoa está a olhar para o ecrã porque está a prestar atenção ao altifalante ou a ler e-mails, ou a ver o YouTube. Para combater isto, anuncie uma “ordem de batimento” no início de cada secção de reuniões. A minha ordem é a ordem que vou pedir às pessoas para poderem fazer perguntas ou dar feedback. Mesmo que não tenham nada a acrescentar, sabem que são chamados a falar para garantir que prestam mais atenção. Também altero a ordem de batimentos ao longo da reunião para que os participantes não se sintam muito confortáveis com a ordem e permitam distrações até que seja a sua vez de falar.

Doug Kerr, Proprietário da TAB Etobicoke/Mississauga

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