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Quão bem conhece os seus funcionários e porque é importante

Líderes empresariais bem-sucedidos e eficazes partilham frequentemente traços comuns. Coisas como visão, entusiasmo e integridade, para citar alguns. A investigação sugere, no entanto, que a comunicação é o atributo número um dos grandes líderes empresariais. Mas fortes habilidades de comunicação significam muito mais do que apenas o dom da palavra. Ser um comunicador eficaz é uma rua de dois sentidos e possuir um ouvido ativo, interessado e empenhado é fundamental para entender, apreciar e apoiar os seus colaboradores.

Pense sobre isso. Quão bem os seus funcionários conhecem a sua história? Coisas como a razão pela qual fundou o seu negócio, os sacrifícios que teve de fazer, o que o inspira a sobressair e o leva a crescer. As histórias dos empresários são muitas vezes do conhecimento comum entre os funcionários e o tema da discussão em muitas reuniões de equipa. Os seus funcionários provavelmente sabem o nome do seu cônjuge, talvez onde andou na escola, ou até os seus passatempos favoritos.

Mas agora pergunte-se, até que ponto consegue responder a estas perguntas sobre a sua equipa? Pense nisso, para além de saber os seus nomes e títulos, o que sabe realmente sobre as pessoas que trabalham para si?

Conhecer os seus colaboradores e o que os levanta de manhã pode ter um enorme impacto na cultura da empresa, moral no local de trabalho, desempenho pessoal e retenção de funcionários. Grandes líderes sabem que a ligação cria comunidade. E as comunidades podem mover montanhas.

Por isso, considere tomar uma abordagem ativa para conhecer melhor os seus colaboradores.

6 dicas sobre a construção de relações fortes com os seus colaboradores

  1. Seja acessível. Quanto acesso os seus funcionários têm consigo regularmente? Considere implementar uma política de portas abertas e incentivar uma linha de comunicação acessível.
  2. Interesse ativo. Os seus funcionários devem viver vidas dinâmicas e gratificantes fora do seu negócio. A Melissa vai correr uma maratona no próximo fim-de-semana? O John das vendas acabou de perder a mãe? Expressar apoio sincero e compaixão em relação aos eventos de vida dos seus colaboradores constrói confiança e conexão. Além disso, parece bem.
  3. Esteja consciente das condições do local de trabalho. Ninguém quer trabalhar em ambientes pobres ou desafiantes. Embora nem todas as empresas possam pagar uma grande renovação ou grandes melhorias, fazer melhorias ainda menores no ambiente de trabalho demonstra cuidados com os seus colaboradores e fomenta a ligação.
  4. Organize eventos sociais fora do escritório.  Socializar com funcionários fora do trabalho pode muitas vezes trazer revelações surpreendentes. Quem diria que o administrador silencioso é um especialista em jogos de equipa ou que o seu engenheiro técnico fala três línguas! Algumas destas descobertas externas podem até beneficiar o negócio.
  5. Crie um sistema de recompensas alcançável. Implementar um sistema de recompensas faz mais do que apenas impulsionar a produtividade. Também funciona como um barómetro para o quão incentivados os seus colaboradores estão, o que por sua vez lhe dá uma melhor visão sobre estilos de trabalho e motivação.
  6. Encoraje o desenvolvimento de colaboradores, equipas e liderança.  Sabe aquela pergunta comum de entrevista: “Onde se vê daqui a cinco anos?” Em nenhum lugar essa consulta é mais pertinente do que quando fala com os seus funcionários. Discutir oportunidades de desenvolvimento com cada colaborador demonstra o seu empenho em ajudar a sua equipa a concretizar os seus objetivos, cria uma sensação de pertença e constrói confiança e camaradagem. Sem mencionar que os programas de desenvolvimento são ótimos para alcançar as suas iniciativas de negócio globais.

Os seus funcionários são o seu recurso mais valioso e contratou-os por uma razão. Ao aproveitar o tempo e a energia para demonstrar um interesse ativo nas suas vidas e carreiras, ajudará a construir uma cultura de empresa mais forte e satisfatória, na qual o seu povo, e o seu negócio, possa prosperar.

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A solidão do empresário

Se alguém me perguntasse aquilo que considero ser o maior desafio para um empresário, eu diria prontamente que os concorrentes, as dinâmicas flutuantes do mercado e até mesmo as finanças são apenas pequenos obstáculos em comparação ao inimigo silencioso, que muitos tendem a ignorar: o isolamento.

Mesmo os empresários de maior sucesso travam as suas batalhas com a solidão, já confessava o CEO da rede social LinkedIn. É verdade que um empresário tem outros problemas, mas raros são aqueles que afetam a nossa saúde mental da maneira como o isolamento nos ataca.

“É muito normal que, mesmo sem darmos por isso, acabemos por nos isolar”, comenta Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “Seja porque sentimos que ninguém à nossa volta compreende bem o nosso trabalho, ou porque nos vemos forçados a trabalhar horas a fio, o que é certo é que ser empresário pode facilmente afastar quem nos rodeia.”

No entanto, há sempre formas de melhorar a situação, e deixo aqui três pontos-chave que devemos sempre ter em mente para controlarmos esta solidão que acaba por nos afetar a todos.

Temos uma equipa, vamos tirar partido dela

É tão comum vermos as responsabilidades todas a recair nos ombros dos empresários, sem necessidade nenhuma! Se temos uma equipa que trabalha para nós, porque não havíamos de partilhar algumas tarefas com ela?

Claro, isto não implica forçar os colaboradores a fazerem horas extras todos os dias, é apenas uma forma de tornar a equipa mais independente de nós, para que não esteja tudo à espera das nossas decisões finais e o trabalho seja mais fluido.

O networking funciona e recomenda-se!

Um tema já muito falado aqui no blogue, o networking é, sem dúvida, uma das ferramentas mais poderosas que um empresário pode ter. Uma rede de contatos vasta, mas bem selecionada, pode ser crucial para enfrentarmos os momentos mais difíceis com maior tranquilidade.

Eventos de networking ou grupos de empresários são bons sítios para começar a construir uma boa rede de contatos. Faz uma pesquisa e encontra os melhores eventos para ti!

Bons empresários pedem ajuda

Já é mais que altura de deixarmos para trás a ideia de que um empresário tem de chegar ao topo sem nenhum tipo de apoio. Quantos já ouvimos dizer que conseguiram chegar aonde chegaram “sem ajuda de ninguém”? Claro que quem o consegue fazer tem todo o mérito, mas por vezes o stress que acompanha este longo e solitário caminho não compensa.

Não há nada, mas mesmo nada, de errado em pedir ajuda. Seja a nível profissional, ou até mesmo pessoal, termos algum apoio nos momentos difíceis só faz de nós melhores empresários. Quando estamos bem, tomamos melhores decisões e somos muito mais produtivos.

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Dicas para evitar o burnout

Neste mês em que estamos a dar mais atenção ao equilíbrio entre a nossa vida pessoal e o trabalho, é impossível não mencionar o burnout. São vários os estudos sobre a saúde mental dos empresários, especialmente devido ao stress tão característico do nosso trabalho e à solidão natural da profissão.

É uma situação séria e delicada, como todos os problemas do foro psicológico tendem a ser, mas não é o fim do mundo nem tem de ser motivo para uma reviravolta. Com pequenas alterações na nossa rotina, conseguimos manter uma mente sã enquanto lutamos pelo sucesso.

“Cada vez mais se fala do burnout, e com razão”, diz Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “Quando vários estudos mostram que cerca de 25% da população portuguesa apresenta sintomas de burnout, devemos mesmo começar a ter mais atenção e cuidar de nós próprios.”

Deixo aqui umas pequenas dicas para não deixares que o burnout te apanhe desprevenido.

Não temos de estar sozinhos

Mais uma vez, o famoso networking volta a ser um ponto que se revela fundamental, em vários aspetos. Além de ser uma grande ajuda quando queremos fazer crescer o nosso negócio, os nossos contactos são também um bom apoio quando estamos mais em baixo.

Quer seja para pedir conselhos numa situação que nos está a causar mais stress e sobre a qual também têm alguma experiência, ou apenas para nos ouvirem desabafar um pouco, mesmo a nossa lista telefónica de trabalho tem sempre alguém que nos pode ajudar.

Os hobbies não são uma perda de tempo

Apesar de termos a mentalidade de que a nossa vida é o trabalho, se vivermos mesmo assim, torna-se difícil evitar o burnout. Devemos tentar sempre arranjar algum tempo para nos abstrairmos e uma das melhores maneiras de o fazer é encontrar algum hobby.

Seja um desporto, algo mais virado para as artes ou até mesmo um daqueles interesses mais de nicho que nos dão tanto gozo, é importante termos estes momentos de entretenimento que nos permitem separar um pouco a nossa vida pessoal do trabalho.

Pelo menos um dia de distância

No seguimento do ponto anterior, trabalhar sete dias por semana não deveria ser uma opção.

Todas as semanas devíamos tentar fazer pelo menos um dia de pausa, e quando digo pausa, é mesmo pausa! São dias em que só estamos contactáveis para emergências — e acredita que o mundo não acaba por darmos prioridade à nossa saúde mental por um dia que seja.

Cuida-te

Qualquer psicólogo o dirá, certamente melhor que eu, que a saúde mental e a saúde física estão interligadas. Pois é, custa ouvir, especialmente tendo em conta os níveis de sedentarismo crescentes que afetam cada vez mais profissionais, mas mexermo-nos também faz bem à nossa cabeça.

Para lá do exercício físico, cuidar de nós envolve uma boa alimentação (equilibrada e a tempo e horas, nada de saltar refeições) e noites bem dormidas. Uma boa rotina em que guardamos algum tempo para nós é fundamental.

Ajuda profissional

Estas dicas são uma ajuda para prevenir o burnout, mas, por vezes, podem não ser suficientes, o que não é motivo para desesperar. Ainda hoje existe algum estigma que pode ser um obstáculo que nos impede de pedir ajuda a profissionais de saúde mental, mas tem vindo a diminuir nos últimos anos, especialmente com a pandemia, e ainda bem que é essa a tendência.

A saúde mental é uma das grandes preocupações deste século, e beneficiávamos todos se tivéssemos um maior cuidado com a nossa cabeça. No dia a dia, se nos deparamos com um problema, tentamos sempre resolvê-lo da melhor forma possível, e um burnout não devia ser diferente. Se a melhor solução é encontrar apoio profissional, então é esse o caminho que devemos seguir.

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Cinco truques para melhorar a comunicação num negócio familiar

Criar negócios com familiares é mais comum do que possa parecer. Seja pela proximidade que temos com as pessoas, para estender a mão a um familiar que precisa ou para ocupar aquela vaga que está a ser difícil, é comum os empresários contratarem “em casa” — e não há nada de errado nisso.

No entanto, quanto mais próximas são as relações pessoais, mais importante é estabelecer uma boa comunicação a nível profissional, para evitar mal-entendidos, discussões que transcendem o âmbito familiar para o profissional ou vice-versa e para que todos os restantes colaboradores se sintam integrados.

É essencial implantar medidas que garantam uma comunicação clara e mantenham as relações saudáveis. Para ajudar, a TAB pediu a alguns dos seus membros com experiência em negócios familiares que dessem algumas dicas.

1. Fortalecer as relações

As próprias relações familiares devem ser fortes para que o negócio tenha pernas para andar. Para manter os laços fortes, nada melhor que usar uma atividade que junte a família, em que se criem bons momentos que podem, muitas vezes, levar a comunicações críticas sobre o negócio, num ambiente mais descontraído.

Conectarmo-nos com a família a este nível relembra a todas as partes quem a outra pessoa é e que todos temos os mesmos valores. É importante nunca esquecer a “família” no negócio de família.

Joe Palmer, proprietário da TAB North Texas

2. Um facilitador externo ajuda, e muito!

Uma das ferramentas mais eficazes que já vi serem usadas para garantir que todos os membros estão no mesmo comprimento de onda é a presença de um facilitador profissional externo. Um coach ou mentor com experiência neste tipo de conflitos pode ser uma grande ajuda para dar oportunidade a todos os membros da família de expressarem as suas opiniões.

Robert Haines, Proprietário da TAB Treasure Valley, Idaho

3. Separe os dois mundos

Nas palavras de George Bernard Shaw: «O maior problema da comunicação é a ilusão de que aconteceu.» A complexidade de um negócio familiar advém, principalmente, das duas relações que existem: a relação empresarial e a pessoal. Os membros da família pensam que, por se verem regularmente, a comunicação acontece. Isto pode ser um equívoco se assuntos importantes não forem transmitidos. Para garantir uma comunicação adequada, é importante estabelecer dois canais de comunicação:

  • Reuniões formais: Sempre que necessário (mas não menos do que duas vezes por mês), realize uma reunião formal para discutir questões operacionais, táticas e estratégicas do negócio. Estabeleça uma agenda com resultados específicos e planos de ação, semelhantes a qualquer outra reunião de gestão.
  • Reuniões informais: Marcar uma reunião de negócios informal de duas em duas semanas sem agenda, sem tópicos e sem estrutura. Discutir o negócio e a vida empresarial; sentir a temperatura um do outro. Tomar um café ou tomar uma cerveja se for numa sexta à tarde.

Paul Malherbe, Proprietário da TAB África do Sul

4. Toda a equipa deve estar consciente da família

Às vezes, os donos de negócios de família querem passar a ideia que o seu negócio funciona como qualquer outro negócio, o que não é verdade de todo. Muitas vezes, a dinâmica familiar não é clara para as novas contratações. É muito provável que a posição de algum membro da família seja questionada, o que o coloca numa situação difícil. Se o empresário explicar às novas contratações, logo desde o início, que o seu negócio funciona como a maioria dos outros negócios, mas eles têm um ambiente familiar (e que algumas decisões podem ser tomadas no interesse da família e não da própria empresa), ajuda os outros colaboradores a compreender e a aceitar estes elementos. Isto torna-o um ambiente melhor para os outros membros da família no negócio também.

David Scarola – Chief Experience Officer, TAB International

5. Estabelecer uma hierarquia

As relações familiares baseiam-se em emoções e como tal, qualquer conflito ou decisão tem o potencial de escalar e transcender o âmbito profissional. Ao estabelecermos uma hierarquia (que não tem necessariamente de corresponder à hierarquia familiar), ou ao compartimentarmos a tomada de decisão (um tem a palavra final sobre marketing, outro de contabilidade, etc) evitamos conflitos desnecessários e que cada decisão tome o dobro do tempo a ser tomada. Se todos estiverem cientes da hierarquia e a respeitarem, será muito mais simples e os conflitos serão muito menos frequentes.

Rita Maria Nunes – Country Manager TAB Portugal

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Qual a melhor forma de motivar os funcionários?

Funcionários motivados são o maior ativo que uma empresa pode ter e faz parte das funções de um líder dar-lhes as melhores condições para fazer o seu trabalho e não se sentirem desmotivados assim que cruzam a porta do escritório.

Em geral, as empresas recorrem muito a motivações externas, os tão esperados prémios e bónus. Este tipo de ações são sempre bem vindas, em especial quando o objetivo é encorajar comportamentos específicos, no entanto fazem com que os colaboradores trabalhem apenas pela recompensa ou para evitar consequências, o que, por si só, pode não ser suficiente.

“Todos queremos liderar uma equipa forte e feliz. Um bom ambiente no local de trabalho é meio caminho andado para o sucesso, mas para isso temos de estar atentos aos nossos funcionários e ao que os motiva.” diz Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal.

A TAB Portugal reuniu aqui alguns pontos vitais que ajudam a aumentar os níveis de motivação a longo prazo e que melhoram a produtividade no dia-a-dia.

Construção de uma equipa forte

Pode parecer pouco, mas o simples facto de trabalhar num ambiente em que as pessoas se dão bem e são ouvidas é cada vez mais importante.

Manter uma linha de comunicação aberta, oferecendo feedback positivo (quando merecido, claro), mas acima de tudo produtivo, é uma forma de manter os funcionários motivados e sentirem que são uma parte valiosa da empresa. Todos os colaboradores têm o seu papel e, tal como um castelo de cartas, todas as partes são vitais para o bom funcionamento do negócio e é importante que todos estejam bem cientes desta realidade.

Almoços ou jantares de equipa, atividades de team-building ou simplesmente ter um dia fora do escritório podem parecer uma perda de tempo e de dinheiro, mas ajudam a que a equipa se ligue e sinta que é importante.

Formações para todos

Uma equipa que recebe formações regulares e especializadas é uma equipa confiante nas suas habilidades, e que enfrenta os desafios sem se deixar levar por eventuais inseguranças tão facilmente.

Para além disso, quanto mais especializada for a equipa, melhor é a sua eficácia e tarefas que, sem formação prévia, poderiam ser um autêntico bicho de sete cabeças, são terminadas com maior facilidade e velocidade. Cada colaborador sabe bem as capacidades que gostaria de aprimorar e facilitar este crescimento é uma grande mais valia para o negócio.

Visão clara do futuro

Ter um propósito é aquilo que nos motiva, aquilo que nos leva a encarar os momentos mais difíceis. Ao longo da vida podemos ter vários, podendo mesmo chegar a ter vários de uma só vez, todos eles em diferentes aspetos da nossa vida, mas aqueles que tendem a ocupar os nossos pensamentos mais vezes são relacionados com o trabalho.

Uma equipa que sente que está a percorrer um caminho rumo ao sucesso, que vê o impacto que o seu trabalho tem no mundo, é muito mais motivada a cumprir objetivos pois todos sabem que o sucesso do negócio significa um

Investir no bem-estar dos funcionários

Cada vez mais as empresas recorrem a benefícios ligados ao bem-estar e à saúde como forma de mostrar aos seus colaboradores que a sua saúde é uma preocupação da empresa.

O bem-estar envolve não só a saúde física, mas também a saúde mental e a felicidade dos trabalhadores na empresa. É claro que é do nosso maior interesse certificarmo-nos que os nossos funcionários estão bem de saúde, mas também devemos fazer os possíveis para que se sintam bem dentro do escritório.

Os colaboradores devem sentir que, se tiverem algum problema, podem contar connosco para os ajudar na melhor maneira possível, mas para perceberem isto, temos de o provar. A confiança é algo que se conquista e muito facilmente é perdida. Se um colaborador tiver um problema, é importante fazermos um esforço para o ajudar ou pelo menos sermos compreensivos com ele e assim, aos poucos, conquistamos a sua lealdade e gratidão.

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Vai contratar alguém? Cinco coisas que deve saber antes de o fazer.

Para um empresário, a sua empresa é como um filho, e à volta dos nossos filhos só queremos ter aqueles em quem mais confiamos. Recrutar é, talvez por isso, um dos momentos mais complicados da gestão de uma empresa.

Por vezes, podemos deixar-nos levar pelo entusiasmo de um candidato e mais tarde percebemos que não era o perfil certo ou às vezes deixamos passar a pessoa ideal, porque não tinha o currículo certo.

Quando juntamos uma pessoa, temos de ter não só em conta as tarefas que vai desempenhar, mas o impacto que essa pessoa pode ter na equipa e como é que isso vai mexer na dinâmica da empresa. Recrutar é essencial para o crescimento de uma empresa, mas não é uma ciência exata e acarreta muitos riscos” diz Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal.

A TAB Portugal juntou então uma série de conselhos, para que possa minimizar esses riscos na hora de escolher a pessoa certa a adicionar à sua equipa.

O que é que a empresa precisa?

Antes de abrir um processo de recrutamento, o ideal é perceber exatamente quais são as funções para que precisamos de contratar alguém e se é disso que a empresa precisa. Muitas vezes, percebemos que um colaborador está sobrecarregado e achamos que encontrar outra pessoa para as mesmas funções, para que possam dividir o trabalho, é a resposta certa. Em teoria, é, mas se o primeiro colaborador estiver sobrecarregado com outro tipo de tarefas que não correspondem exatamente à sua especialidade (como acontece muito nas pequenas empresas onde todos dão uma mãozinha aqui e ali), estamos a contratar alguém com uma especialização que não é a certa. Se temos um designer sobrecarregado por estar a fazer, além de design, trabalho administrativo, é fundamental perceber o que é essencial à empresa, se contratar alguém para fazer esse trabalho administrativo ou outro designer. A diferença não se vai verificar apenas na folha salarial, mas também no rendimento dos colaboradores e na sua motivação.

Seja realista

Consegue oferecer condições de trabalho e remuneração aliciantes o suficiente para atrair profissionais de topo? Se não conseguir, não exija demasiadas qualificações e experiência quando começa a recrutar, porque pode estar a afastar pessoas que, apesar dos currículos mais “magros”, podem ter o perfil certo e vão ser a adição perfeita à sua equipa. No papel, nunca vai encontrar ninguém que seja perfeito, mas pode ter agradáveis surpresas e mais do que contratar os tais “profissionais de topo”, procure formá-los na sua empresa.

Seja claro

Quando lança um anúncio de emprego ou contacta um agente de recrutamento, seja claro no perfil que quer e nas funções que são para desempenhar. Pode reduzir o número de candidatos, mas, os que vão, é porque estão realmente interessados ou consideram ter o perfil certo e evita que, depois de contratados, os seus colaboradores tenham “surpresas” com as suas funções e se desmotivem.

Procure referências

Seria bom pensar que todos os candidatos a uma vaga de emprego são 100% honestos nos currículos e entrevistas, mas nem sempre é a realidade, e muitas vezes acabamos por contratar a pessoa errada, e um erro numa contratação pode ser incrivelmente prejudicial, não só para o rendimento da empresa, mas para o espírito da equipa. Não tenha problemas em pedir referências e de as confirmar. Tente conversar com antigos empregadores e perceber se o perfil daquela pessoa é o mais adequado à sua empresa ou não.

Envolva a sua equipa no processo de recrutamento

A pessoa que vai entrar vai encaixar numa equipa, e como tal, a própria equipa pode ter uma palavra a dizer sobre isso. Não significa que tenha de fazer entrevistas com a sala cheia de gente, mas procure envolver alguns dos seus colaboradores nas várias etapas. Não só vai aumentar o sentimento de pertença, como algum deles pode reparar em algo que lhe possa ter escapado a si.

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12 formas de tornar as reuniões virtuais mais eficazes

No local de trabalho de hoje, é altamente provável que trabalhe com uma equipa em todo o país (ou mesmo em todo o mundo). Portanto, uma boa compreensão de como fazer com que reuniões remotas funcionem para si e para a sua equipa é mais crítica do que nunca.

Tem havido uma grande absorção na adoção de salas de reuniões virtuais para reduzir as viagens dispendiosas para reuniões, sessões de formação e conferências. Com a recente pandemia, um número ainda mais significativo de empresas tomou a rota virtual.

As reuniões online tornaram-se uma parte regular do fluxo de trabalho do nosso dia, e estão aqui para ficar. Então, como torná-las eficientes? Como é que se compõe a falta de uma interação cara-a-cara? E como se certifica de cobrir tudo antes que a reunião termine?

Pedimos à nossa comunidade TAB que partilhasse as suas dicas consigo. Aqui está uma olhada em tudo o que precisa de saber sobre a realização de reuniões remotas eficazes com equipas espalhadas por todo o planeta.

#1 Estabeleça as regras básicas, e para reuniões maiores, defina um coanfitrião e salas de fuga.

Como em qualquer boa reunião, precisa definir algumas regras básicas para a participação e pedir a todos para as cumprir. Exemplos de regras básicas incluem:

  • Manter a webcam ligada.
  • Permanecer em silêncio até dirigir-se ao grupo.
  • Utilize o levantar/baixar de mão para gerir a Q&A, especialmente com um grupo maior.

Com o tempo, normas consistentes ajudam todos a usar o tempo na reunião de forma mais eficaz.

Se vai dar uma reunião maior, sugiro que se junte a outra pessoa como coanfitriã para a reunião. Uma pessoa pode desempenhar o papel de suporte técnico e gerir tarefas como, admitir pessoas na sala, atribuir pessoas a salas de fuga, gravar a reunião, destacar os principais oradores, colocar informações essenciais na caixa de chat para partilhar com o grupo e partilhar questões abordadas no chat. O outro anfitrião pode focar-se em apresentar e de outra forma liderar a discussão e envolver o grupo.

As salas de fuga são ótimas ferramentas para dar às pessoas a oportunidade de falar um a um ou em equipas pequenas e discutir detalhes ou pensar juntos. O anfitrião do encontro pode enviar mensagens às pessoas nas salas de fuga e visitar cada sala de fuga para garantir que todos estão em tarefa. O anfitrião pode então fechar as salas de fuga dando aos grupos um ou dois avisos para terminar e reagrupar na sala principal.

Registar a reunião e disponibilizá-la a todos os participantes e talvez a quem não pôde fazê-lo dá a todos a oportunidade de se manterem informados sobre questões discutidas, decisões tomadas e itens de ação atribuídos. Isto permite que todos se mantenham a par de um projeto mesmo que tenham perdido a reunião.

Electra Govoni, Proprietária do TAB Boston Northwest

#2 Criar e distribuir uma agenda antes da reunião.

Qualquer reunião, especialmente virtual, deve ter uma agenda e especificamente enumerar o principal ponto e o resultado da reunião. A ordem do dia deve ser distribuída a todos os participantes pelo menos 24 horas antes da reunião, e um cronometrador designado para manter as coisas no caminho certo. A reunião deve começar na hora especificada. Muitas vezes, as reuniões virtuais demoram 5 a 10 minutos a começar, pois pode existir a percepção de que os participantes estão em casa e têm mais tempo. Isto pode definir um tom que leva a tudo menos eficácia ou produtividade.

Allan Lamar, Proprietário do TAB Colorado Springs

#3 Posicione-se deliberadamente para incluir a linguagem corporal e o tom, tal como faria numa conversa presencial.
 

Reuniões virtuais carecem de comunicação interpessoal. A estrutura necessária reduz a colaboração da equipa, a espontaneidade e a segurança psicológica. A linguagem corporal representa 55% da comunicação, 38% é tom, e ambos estão comprometidos num formato 2D comprimido, virtual. Para tornar as reuniões virtuais mais eficazes e produtivas, precisamos de compensar demasiado estas duas áreas. As formas de o fazer incluem:

  • Recue, colocando alguma distância entre si e a câmara para criar um espaço 3D.
  • Mantenha-se num ângulo agudo para a câmara, replicando a posição ideal para assentos numa reunião presencial.
  • Utilize um quadro atrás de si para desenhar, tomar notas e capturar a conversa.
  • Fale do diafragma como se estivesse a apresentar para alargar o alcance da sua voz.
  • Inicie a reunião com a organização, incentivando a participação, informando os seus participantes de que é um espaço seguro, e quanto tempo ficarão juntos, bem como o objetivo do encontro.

No início, isto não vai parecer natural. Mas com algum tempo, tornar-se-á rotina. Seja persistente, peça feedback, e verá que outros começam a seguir a sua liderança. Isto resultará em reuniões virtuais mais eficazes e produtivas.

Daniel Wong, Proprietário da TAB Brisbane, Austrália

#4 Assista a quaisquer “reuniões após a reunião”.
 

Se imediatamente após a reunião, vê participantes reunidos no corredor ou estacionamento, provavelmente, ou algo não foi suficientemente explicado ou divergências inevitáveis não foram expressas durante a reunião. Seja pró-ativo. Mais tarde, aproxime-se dos participantes, para ver o que estava a ser discutido. Talvez estivessem a discutir os planos para o fim-de-semana. Por outro lado, pode ser um obstáculo colocar todos a bordo com um curso de ação.

John Dini, Proprietário da TAB San Antonio

#5 Não preencha o tempo atribuído só porque sim.
 

Distribua sempre uma agenda aos participantes antes da reunião. Nunca preencha o tempo atribuído se o resultado do encontro tiver sido alcançado em menos tempo.

Bob Green, CEO da TAB North Shore

#6 Mantenha-se profissional seguindo a etiqueta de chamada virtual básica.
 

Algumas das melhores formas de tornar as reuniões virtuais mais eficazes são:

  • Certifique-se de que a sua iluminação não está atrás de si. Verifique se a luz está muito escura para mostrar o seu rosto ou tão brilhante que cega os outros.
  • Quando os outros falam, olhe-os nos olhos como se estivesse cara a cara.
  • Preste atenção à pessoa que fala. Não olhe à volta da sala em que está, fora de uma janela, ou fale com outros que podem estar fisicamente na sala contigo.
  • Certifique-se de que o seu som está ligado e ajustado corretamente antes do início da reunião e esteja a tempo para a reunião.
  • Utilize a caixa de chat e levante a mão quando apropriado. Dê tempo à pessoa para acabar o que está a dizer.
  • Vista-se adequadamente para a ocasião como um profissional se vestiria.
  • Mantenha o computador silenciado quando não estiver envolvido numa conversação e elimine o ruído de fundo na sala em que se encontra fisicamente durante a reunião.

Aja como se estivesse numa sala de conferências cara a cara com as pessoas. Preste atenção e mostre a mesma cortesia e profissionalismo que faria numa reunião ao vivo, e as coisas correrão bem, e o encontro virtual será produtivo.

Jim Morris, Proprietário da Tab Tennessee Valley Region

#7 Afinar as suas reuniões
 
  1. O cansaço do encontro é real. Precisa mesmo desta reunião? Se sim, considere uma reunião em períodos de 15 minutos.
  2. Partilhar informação de formas únicas como vídeos e infográficos.
  3. Considere que as reuniões não têm de ser cara a cara. Talvez possam andar juntos e falar ao telefone.
  4. Esteja preparado e envie as informações com antecedência.
  5. Aumente os grupos de fugas em reuniões virtuais.
  6. Faça tempo para conversa suave juntamente com conversa de negócios.
  7. Crie urgência na geração de soluções, defina grupos e estabeleça tempos de solução curtos.
  8. Resolva problemas incluindo-os num formato de história usando super-heróis ou personagens de desenhos animados.
  9. Resolva os problemas de resolução de reuniões em realidade, obstáculos, opções e um caminho a seguir.
  10. O horário de reunião é importante. As pessoas tendem a ter mais energia entre as 9:00 e as 12:00.
  11. Utilize o facilitador para partilhar ideias de forma anónima para incentivar a participação.
  12. Agende o feedback da equipa por trimestre com necessidade de uma resposta de melhoria positiva. Ouça e reflita.
  13. Adote novos micro-hábitos, pequenos passos para melhorar a resiliência, a saúde e os hábitos pessoais.

Chris Sachse, membro da TAB e CEO da Think| Pilha

#8 Para reuniões mais longas, permita movimento.
 

A maioria das pessoas está sentada nas suas secretárias por longos períodos. Portanto, para cada segmento de reunião de 30 minutos, adicione um breve período para se levantar e mover-se para todos os participantes.

Wm. David Levesque, Presidente da TAB Rochester

#9 Tenha em mente as pessoas com problemas de audição/incapacidades.

Esteja atento a indivíduos que possam ter problemas de audição. Alguns com deficiência auditiva lerão lábios, por isso é importante olhar para a câmara e falar claramente. O Microsoft Teams tem uma funcionalidade que faz reconhecimento de voz com legendas fechadas, o que pode ser muito útil mesmo que não seja perfeito.

David Zelinski, Proprietário da TAB Southwest Houston

#10 Faça uma conversa em vez de uma palestra

Se precisar de entregar informações durante uma reunião, encontre uma maneira de transformá-la numa conversa em vez de uma palestra. Aqui estão algumas ideias:

  • Dê o tópico a alguém da sua equipa para apresentar.
  • Divida o tópico em partes e peça a cada membro da equipa que apresente parte da informação.
  • Convide um especialista (ou especialistas) para a sua reunião e faça-lhes perguntas sobre o tema. Convide a sua equipa a fazer perguntas também.

Se não precisa de cobrir muita informação durante a reunião, então tenha uma pessoa diferente da equipa que dirija a reunião sempre que se encontrarem.

Fazer qualquer um dos acima vai aumentar o envolvimento e tornar as suas reuniões virtuais mais eficazes.

Laura Drury, Proprietária da TAB Focused Directions

#11 Forneça documentos relevantes e pertinentes antes da chamada.

Troque documentos digitais (como PDF, XLS, DOC, PPT) antes da chamada ou mesmo após a reunião virtual. Documentos importantes que contenham informações importantes para o tema que está a ser discutido podem ser enviados antes da reunião com uma explicação no corpo de e-mail. Isto permite que a outra parte reveja a informação antes da chamada, economize o tempo gasto em explicações detalhadas, e minimize a sessão de Q&A durante a reunião. Outros documentos podem tornar-se pertinentes à medida que a discussão progride durante a reunião virtual. Envie estes documentos após a reunião em vez de interromper a discussão. Uma boa explicação no corpo de e-mail e algumas respostas de Q&A são geralmente mais eficientes do que o tempo que leva para explicar tudo durante a reunião virtual.

Joe Palmer, proprietário da TAB North Texas

#12 Anuncie uma ordem de batimento para cada secção da reunião

É mais difícil ver se as pessoas estão envolvidas numa reunião virtual do que quando estão cara a cara. Numa reunião presencial, podemos olhar para a linguagem corporal dos outros participantes durante a reunião e lê-la. Uma caneta de sapateado, olhar para o espaço, sentado em linha reta, inclinada, tudo isto pode ser observado facilmente. Numa chamada de Zoom, é difícil dizer se uma pessoa está a olhar para o ecrã porque está a prestar atenção ao altifalante ou a ler e-mails, ou a ver o YouTube. Para combater isto, anuncie uma “ordem de batimento” no início de cada secção de reuniões. A minha ordem é a ordem que vou pedir às pessoas para poderem fazer perguntas ou dar feedback. Mesmo que não tenham nada a acrescentar, sabem que são chamados a falar para garantir que prestam mais atenção. Também altero a ordem de batimentos ao longo da reunião para que os participantes não se sintam muito confortáveis com a ordem e permitam distrações até que seja a sua vez de falar.

Doug Kerr, Proprietário da TAB Etobicoke/Mississauga

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Como construir a cultura dos colaboradores com uma equipa em teletrabalho

Quer o seu pessoal tenha trabalhado a partir de casa no último ano ou girando entre casa e o escritório, não há dúvida de que para a maioria de nós houve uma mudança no nosso ambiente de trabalho. Independentemente de onde a sua equipa trabalha, é importante garantir que ainda se sentem em contacto com a empresa e a melhor maneira de o fazer é criar uma cultura de empresa eficaz que possa produzir vários benefícios para os seus colaboradores, incluindo redução do volume de negócios, aumento da produtividade e colaboradores mais felizes em geral. Agora que muitos dos meus clientes conseguiram transitar para operações virtuais, tenho-os encorajado a continuar a promover uma cultura que seja solidária e receptiva às necessidades dos seus colaboradores.

Simplesmente porque a maioria de nós está a trabalhar praticamente hoje em dia, não significa que a nossa cultura da empresa deva parar. Aqui estão as minhas recomendações para construir uma cultura eficaz dos empregados num ambiente virtual.

A comunicação é fundamental

Não é surpresa que a comunicação tenha um grande papel na criação de cultura dentro de uma empresa. Pense numa empresa que não se comunica abertamente entre os membros da sua equipa. Como acha que se percebem uns aos outros, e como acha que o público os vê como um todo? As empresas devem esforçar-se para encarnar os valores estabelecidos na sua visão, a partir do topo para baixo. Isto garante que, mesmo que os seus colaboradores possam estar a trabalhar virtualmente, eles estarão cientes de que estão a trabalhar para o mesmo objetivo comum.

Certifique-se de que se encontra com a sua equipa pelo menos uma vez por semana, idealmente através de uma chamada de vídeo. Ser capaz de ver os rostos um do outro é extremamente importante para entender emoções e níveis de compromisso. Também é útil criar um ambiente acolhedor para novos colaboradores que possam ter começado com a sua empresa após o início das suas operações virtuais. Também sugiro que tente iniciar e envolver-se em conversas não relacionadas com o trabalho com a sua equipa. Durante as reuniões de equipa, por exemplo, talvez queira dedicar algum tempo ao chit chat informal para criar uma sensação de camaradagem entre a sua equipa.

Arranje tempo para alguma diversão.

Podemos estar limitados nas nossas capacidades de acolher encontros presenciais no momento, mas isso não deve impedir-nos de encorajar os nossos colaboradores a relaxar e divertirmo-nos um pouco. O burnout dos empregados é um problema ao qual os empresários precisam de estar atentos e mitigar o melhor possível. Embora as empresas tendam a apreciar funcionários trabalhadores que vão sempre mais longe, é importante não permitir que os seus colaboradores trabalhem além dos seus meios.

Em vez de criar uma cultura de trabalho sem parar, deixe os seus empregados saberem que não há problema em abrandar de vez em quando. Recomendo a realização de almoços virtuais ou happy hours, pausas de trivialidades ou outros eventos não-laborais para ajudar a interromper o seu dia de trabalho. Talvez queira até fazer um concurso, ou um jogo online!

O reconhecimento vai muito longe

Quando foi a última vez que agradeceu genuinamente aos seus empregados pelas suas contribuições? Como dono de um negócio, compreendo o quão ocupados os nossos horários podem ser, mas nunca devemos estar demasiado ocupados para reconhecer as pessoas que mantêm os nossos negócios a funcionar. O reconhecimento não precisa de ser dispendioso; na verdade, um e-mail ou mensagem rápida a agradecer a alguém da sua equipa pelos seus esforços pode muitas vezes fazer o truque. Mas se optar por gastar algum dinheiro, pequenos símbolos de apreciação, como cartões-presente para café ou entrega de comida, também podem ser apreciados pelos seus funcionários.

Embora muitas grandes empresas recorram a reconhecimentos formais como “Empregado do Mês”, encorajo-vos a concentrarem-se em reconhecer toda a vossa força de trabalho neste momento , em vez de se concentrarem num indivíduo.

Agora que muitas empresas optam por manter permanentemente as suas operações virtuais, a necessidade de uma cultura de colaboradores será ainda maior. Contacte hoje o The Alternative Board para saber como podemos ajudá-lo a realizar este e quaisquer outros desafios relacionados com o negócio que possa ter!

Escrito por Phil Spensieri

Phil Spensieri é um facilitador da TAB na região de York, ontário, canadá.