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As Cinco Resoluções de Ano Novo do Empresário

Ano Novo, vida nova, costuma-se dizer, na maioria das vezes sem razão. Não nos tornamos pessoas diferentes por estarmos em 2023 e, apesar da simbologia da mudança de ano, poucas coisas diferem na nossa vida. Começam as dietas, as inscrições efémeras nos ginásios e os mealheiros para o verão, sabendo que nenhuma dessas coisas chegará a conhecer fevereiro.

Somos criaturas de hábitos e esperamos que miraculosamente o novo ano nos traga clarividência e força de vontade para mudar e deixar para trás alguns dos piores, tornando-nos pessoas equilibradas, fortes e com os corpos esculturais que nos fogem há anos. Pois, tenho más notícias! Tal como o Mundo não passa a girar noutro sentido com a mudança de ano, também nós não mudamos se não fizermos por isso e tivermos a coragem de nos desafiar diariamente a ser melhores.

A planear o novo ano desde Outubro com os seus membros, a TAB Portugal reuniu aquelas que foram as principais resoluções dos seus membros para o novo ano, definidas ao longo da sua planificação para 2023. Abaixo ficam aquelas cinco que foram as mais frequentes e que são transversais a todos os negócios:

  • Organizar a contabilidade

    Sim, é chato. Sim, dá trabalho. Mas vai fazer uma diferença tremenda ao longo do ano, não só porque nos permite perceber onde estamos a gastar o dinheiro da empresa (e muitas vezes encontramos despesas supérfluas) como podemos estar a evitar multas e outros sustos no futuro.

    • Preparar com antecedência

    Benjamin Franklin dizia “falhar na preparação é preparar para errar”, uma frase que se tornaria um mantra para os gurus da organização e liderança. A verdade é que com decisões tomadas “em cima do joelho”, sem grande preparação, corremos mais riscos e torna-se impossível seguir uma estratégia ou ter planos de contingência adequados. Pode correr bem durante algum tempo e passar entre os pingos da chuva, mas, como em muitos casos, basta correr mal uma vez…

    • Investir na equipa

    Por muita dedicação que o empresário tenha, a empresa é o somatório de todas as suas partes e a equipa é essencial para isso. Sejam duas, vinte ou duzentas pessoas, é essencial que todos os elementos sejam adequados às suas funções e as cumpram, evitando elos mais fracos na cadeia. Essencial para isso, é ir dando formação constante à equipa, não só para os motivar, mas para garantir que estão atualizados nas suas funções e/ou as podem fazer da forma mais eficaz. Garantir que temos as pessoas certas nos cargos certos vai evitar muitos dissabores no futuro.

    • Ir atrás dos objetivos

    Lembram-se daqueles objetivos a longo prazo que escreveram naquela folha, numa formação, em que o formador vos perguntou onde viam a vossa empresa dali por cinco anos? Quantos anos já passaram? Quatro? Cinco? Dez? Chega de deixar os objetivos para o próximo ano, porque se não corrermos atrás deles, não os vamos alcançar nunca. Comece a traçar metas, que sejam viáveis (“viáveis” e não “confortáveis”) e que o aproximem dos seus objetivos e trate de as cumprir, só assim se cresce a longo prazo.

    • Crescimento pessoal

    Estamos tão focados em fazer crescer as nossas empresas, que não nos lembramos de que nós também temos de crescer. Um empresário que estagna, torna-se o maior entrave ao crescimento da sua empresa. Este ano não se esqueça de investir em formação pessoal, de procurar rodear-se de pessoas que sabem mais e o podem ajudar a crescer, de ler, de procurar e de ter tempo para si e para a sua família.

    Na TAB, o trabalho de planeamento do novo ano começou em outubro do ano passado e todos os membros têm os seus planos traçados para atingir todas as metas a que se predispuseram. Para nós, são mais do que resoluções, são etapas no processo para nos tornarmos melhores e fazer crescer as nossas empresas, que vamos trabalhar em conjunto e reavaliar ao longo do ano, com a ajuda uns dos outros.  

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    Ainda não preparaste o novo ano? Agora é tarde!

    2022 está a terminar e 2023 a aproximar-se a passos largos e se ainda não começaste a preparar a sua chegada, já vais com um grande atraso. Não é à toa que na TAB encorajamos os membros a começar a preparar o novo ano em setembro/outubro, para que seja feito de forma estruturada e ponderada.

    As boas decisões raramente são tomadas em cima do joelho e perceber o caminho que o nosso negócio percorreu e por qual deve seguir não deve ser feito de um dia para o outro. São meses de preparação, de reflexão, de escrita e reescrita do plano até estar no ponto e, de preferência, devemos sempre contar com ajuda externa, para aquele olhar objetivo que nós próprios nunca conseguimos ter sobre o nosso negócio.

    Se ainda não te debruçaste sobre o futuro do teu negócio, ainda vais a tempo de, pelo menos, começar alguma preparação para suavizar a entrada do novo ano, sabendo que em 2023 terás de começar este processo (bem) mais cedo. Pela última vez em 2022, ficam aqui alguns pontos importantes de que não nos devemos esquecer quando estamos a preparar o nosso negócio para o ano que aí vem.

    Organizar a contabilidade

    O final do ano é uma excelente oportunidade para pôr a contabilidade em dia. Organizar as faturas ajuda, e muito, a controlar os gastos. É uma boa altura para nos sentarmos com um especialista em contabilidade e não só garantir que entramos no novo ano com as finanças em ordem, como também nos salvamos de possíveis sustos no futuro.

    Atualizar a análise SWOT

    Algo que convém manter o mais atualizado possível é a análise SWOT. Esta ferramenta é a base de todos os planos de negócio e, sem as conclusões que se retiram dela, qualquer decisão tomada tem um maior grau de risco. Uma boa avaliação do mercado e da nossa empresa são a chave para tomarmos as melhores medidas para começar o novo ano.

    Objetivos para 2023

    Todos os negócios têm grandes objetivos, que normalmente até podem constituir a missão e/ou a visão da própria empresa. No entanto, para atingir esses grandes objetivos, nada melhor que ter um conjunto de objetivos mais pequenos que nos permitem caminhar em direção ao sucesso de forma mais controlada.

    Todos os anos é essencial analisar os resultados do ano e criar novos para o ano seguinte, seja adaptar objetivos já existentes, seja elaborar objetivos completamente diferentes, que melhor se adaptam à situação da empresa.

    KPIs

    Com a evolução do negócio, as métricas para medir o sucesso do negócio vão mudando, com a criação de novos componentes na empresa a ser analisados, ou porque certos KPI deixam de fazer sentido tendo em conta a situação atual do negócio.

    O fim do ano é uma excelente oportunidade para refletir e mudar o que for necessário para que o ano seguinte seja melhor.

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    Mas o que é isto dos KPI?

    Apesar de já os grandes imperadores na China Antiga usarem métodos simples para avaliarem os seus familiares em cargos oficiais, foi só depois da Revolução Industrial, com o grande crescimento no comércio, que houve a necessidade de criar sistemas diferentes que se adaptassem às novas dinâmicas.

    Foi então que os key performance indicators, ou KPIs, como são mais conhecidos, foram evoluindo até aos dias de hoje. Atualmente são usados em todas as empresas, podendo até mesmo ser uma ajuda a nível pessoal. Na sua essência, são métricas que nos ajudam a perceber se estamos a ir num bom caminho, ou se precisamos de tomar algumas medidas para voltarmos ao rumo.

    “Se há algo essencial em qualquer plano de negócio, são os KPIs,” diz Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “Termos objetivos é muito bom, mas se queremos lá chegar de forma eficaz, mantendo a motivação, temos de conseguir medir o nosso progresso.”

    No entanto, a quantidade de KPIs existentes e todos os seus propósitos podem dificultar a seleção das métricas mais adequadas para as nossas necessidades e objetivos. Por isso, a TAB Portugal deixa aqui alguns conselhos, para ajudar na escolha dos KPIs.

    Definir bem os objetivos

    Antes de tudo, os KPIs não servem de grande coisa se não tiverem um propósito. É importante ter os objetivos não só bem descritos como presentes na mente de todos os envolvidos, para que todos possam trabalhar para o sucesso do negócio.

    Ser específico

    Se um KPI for demasiado vago ou pouco realista, será mais um motivo de stress, completamente desnecessário.

    Da mesma forma que devemos ser SMART na escolha dos nossos objetivos, podemos aplicar esse pensamento nesta situação. Este famoso acrónimo que, traduzido para português significa específico, mensurável, alcançável, realista e temporal (do original inglês specific, measurable, attainable, realistic e time-bound), indica-nos sucintamente as características necessárias para que um KPI seja eficaz.

    As coisas mudam

    Como em tudo na vida, por vezes as coisas não correm como planeado e, quer seja de forma positiva ou negativa, é importante estarmos preparados para mudanças repentinas. Estarmos atentos ao mercado e a todo o envolvente da nossa empresa, é essencial para mantermos o controlo e conseguirmos adaptar os nossos objetivos e compromissos.

    Por vezes, menos é melhor

    Ter muitos KPIs pode não ser o melhor caminho, pois pode dificultar bastante a vida, se se tornarem confusos. É muito mais eficaz ter menos KPIs, mas que sejam assertivos e claros. Poucos, mas bons, como se diz em bom português.

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    Feedback negativo não é o fim do mundo

    Não há nada melhor para nos fazer crescer do que críticas. Podem custar sim, mas feedback honesto de pessoas em quem confiamos é fundamental para melhorarmos as nossas competências e aumentam a nossa eficiência.

    As críticas, especialmente as construtivas, chamam a nossa atenção para certos comportamentos que estão a prejudicar o bom funcionamento da equipa. Claro, há quem critique só por criticar, e devemos aprender a ignorar quem nos quer apenas deitar abaixo, mas também temos de aprender a tirar partido dos comentários negativos, para os transformarmos em vantagens.

    “Por mais duras que sejam, as críticas são do mais valioso que há.” Afirma Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “É difícil ouvir e manter a calma, e há certos comentários que nos marcam, mas podemos, e devemos, sempre retirar aprendizagens.”

    Há muitas formas de encarar uma crítica, no entanto, certos comportamentos mostram à nossa equipa que estamos abertos a feedback e à mudança. A TAB partilha alguns passos a seguir quando somos confrontados com esta situação.

    Manter a calma

    Reações emocionais mostram um nível de imaturidade que muitos não apreciam, e podem levar a comportamentos pouco racionais, dos quais podemos acabar por nos arrepender. Respirar fundo e ouvir com atenção é o melhor que temos a fazer nestas situações, guardando as emoções para mais tarde. Ouvir as críticas com calma e com a mentalidade de que são apenas pequenos obstáculos a superar para sermos melhores empresários.

    Não ficar na defensiva

    É fácil sentir que o feedback negativo é um ataque pessoal e a tendência aí passa a ser defendermo-nos e/ou arranjar uma forma de desculpar um erro. O cliente não tem sempre razão, mas há uma razão para o seu descontentamento e o ideal, antes de tentarmos pôr o ónus da questão no seu lado, é tentar perceber porquê o descontentamento e como melhorar ou evitar que este ou outros clientes se sintam da mesma forma de futuro.

    Refletir

    Depois de ouvir com atenção, é importante refletir e pensar sobre os comentários. Será que realmente fazem sentido, ou não passa tudo de um mal-entendido? Podem ser críticas construtivas direcionadas a certos comportamentos ou a traços de personalidade, dois tipos de críticas diferentes, com abordagens diferentes.

    Retirarmos uns minutos do nosso dia para uma boa introspeção é fundamental para racionalizarmos aquilo que dizem de nós para que consigamos selecionar o que, de todos os comentários que ouvimos, faz sentido e temos possibilidade de mudar.

    Melhorias

    Após chegarmos às nossas conclusões, convém mostrar à nossa equipa/clientes que estamos dispostos a mudar o nosso comportamento em prol do bom funcionamento da empresa. Bons empresários reconhecem os seus erros e trabalham para melhorarem, todos os dias.

    Para todos os conflitos, há sempre uma solução e por vezes temos de aceitar que o nosso comportamento não é o mais adequado. Ninguém é perfeito e todos, incluindo a nossa equipa, sabem que erros acontecem, pelo que um pedido de desculpas e um esforço contínuo em ser melhor é o suficiente para sermos melhores empresários.

    Pedir novo feedback

    O nosso esforço para mudar só é eficaz se os outros também sentirem mudanças no nosso comportamento, e virmos melhorias no nosso trabalho.

    Passado algum tempo, é importante pedir novo feedback sobre o comportamento em questão, para saber se estamos num bom caminho ou se ainda temos de nos esforçar mais um pouco.

     

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    É mesmo necessário ter um plano estratégico?

    Como empresários, poucas são as pessoas que andam em cima do estado dos mercados como nós e, portanto, temos todos noção da situação atual. Por mais incerto que o futuro pareça, há sempre formas de dar a volta, e nada facilita tanto a adaptação como um bom plano estratégico.

    Para começar qualquer negócio, é essencial que se crie uma boa estratégia, com objetivos claros e táticas que nos permitam atingi-los da melhor forma possível. Sem um plano que direcione o nosso negócio, podes não conseguir tomar as decisões mais acertadas e acabas por não atingir o teu potencial.

    São planos que, apesar de estarem lá para ajudar, devem ter alguma complexidade, pois quanto mais completos forem, mais bem preparado estás. Mas o difícil é mesmo só começar e, por isso, deixo aqui alguns passos a seguir que facilitam o processo de construção de um bom plano de negócios.

    Missão, visão e valores

    Qualquer pessoa que tenha posto os olhos num livro de gestão, marketing ou qualquer outra área relacionada com o mundo dos negócios, tem estas três palavrinhas bem guardadas na mente. É das primeiras coisas que se aprende, e o porquê de ser assim é muito claro: uma empresa tem de ter identidade.

    São apenas três palavras que revelam logo a essência da nossa marca ou organização, descrevem quem somos e o que queremos ser no futuro. Pode parecer básico, mas sem esta identidade é impossível criar um plano de negócios eficaz.

    Objetivos

    Talvez seja o tópico que mais se fala neste blog, mas a verdade é que a definição de bons objetivos é essencial.

    Devemos sempre lembrarmo-nos do famoso acrónimo, SMART, do inglês specific, measurable, attainable, realistic e time-bound (ou específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e temporais, na tradução portuguesa). Certifica-te que os teus objetivos fazem sentido para ti, tendo em conta as tuas capacidades.

    Análises

    Esta fase pode ser considerada um pouco mais aborrecida para quem gosta mais de ação, mas é tão importante como todas as outras: Conhece o mercado que te rodeia e quem és.

    É aqui que entra a famosa SWOT, que é uma ferramenta excelente para sistematizar os nossos conhecimentos, para criarmos uma abordagem mais eficaz.

    Vantagem competitiva

    Um termo também muito utilizado neste mundo é a vantagem competitiva. De forma muito resumida, e sem complicar muito, é aquele ponto chave que te distingue dos teus concorrentes. Pode ser o preço, um elemento no produto, ou até mesmo uma comunicação fora da caixa, o que importa é que é o fator que leva os consumidores a escolherem os teus produtos ou serviços.

    A partir destes quatro pontos, conseguimos já ter uma noção do melhor caminho para a nossa empresa e, assim, basta apenas criar um conjunto de passos e táticas para seguirmos este caminho, que já depende muito da situação de cada negócio. Em suma, e para responder à pergunta colocada logo no título deste artigo, um plano estratégico é a ferramenta mais importante para o sucesso de qualquer negócio. Sem ele, andamos um pouco às cegas, sem saber muito bem por onde andar, nem mesmo para onde vamos. Se queremos ser empresários de sucesso, termos uma estratégia bem definida é a base por onde nos devemos seguir e tomar todas as nossas decisões.

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    Marketing – Tornarmo-nos visíveis

    Portugal é um país de empreendedores, comprovado pelas quase 50 mil novas empresas que nasceram em 2021. Neste mar de empresas, sabermos como nos destacar é fundamental. Existem várias formas de o fazer, todas elas complementárias umas às outras. O ideal é trabalhar a nossa imagem de diferentes ângulos, para conseguirmos passar a nossa mensagem ao público certo.

    É aqui que entra o Marketing que, na realidade, engloba muitas áreas, algumas das quais já mencionadas aqui no blog . Esta vasta ciência social compreende tudo aquilo que envolve a imagem e os sentimentos que os outros têm da nossa empresa.

    “Um negócio vive muito da imagem, especialmente nos dias de hoje em que as marcas são muito mais do que os produtos ou serviços que oferecem.” Diz Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. “A opinião pública conta, e muito, pelo que, se queremos ser bem-sucedidos temos de nos esforçar em ter uma boa relação com o mundo que nos rodeia.”

    Apesar dos estudos de Marketing serem relativamente recentes, aparecendo apenas em meados do século passado, este conceito é tão antigo como os primeiros mercados e feiras da história. Desde o início do comércio que existe a necessidade de atrair clientes, a única coisa que mudou desde então é a forma como o fazemos.

    Quando antes apenas se conseguia usar a própria voz para chamar possíveis compradores no meio de mercados cheios de pessoas, agora conseguimos transmitir a nossa mensagem por inúmeros canais e chegar ao nosso público da melhor forma.

    Cada caso é um caso, e a vantagem de o Marketing ser tão vasto é que cada negócio pode criar a estratégia que traga melhores resultados. Para além do bom senso necessário quando estamos a gerir a imagem da nossa marca, especialmente nos tempos que correm, não existem regras muito rígidas para criar uma boa campanha de marketing. É preciso sim, conhecermos bem a nossa empresa e o nosso target.

    É essencial perceber quem é a nossa empresa, qual a sua voz e como fala com o seu público e sermos coerentes na nossa comunicação. Uma empresa de intermediação de crédito perde a credibilidade se tiver uma linguagem juvenil, tal como um fabricante de refrigerantes não pode ser excessivamente formal.

    As campanhas de Marketing são, acima de tudo, para o nosso público alvo. São estratégias que devem ser planeadas com o target sempre em mente, pois são eles quem vai interagir com a nossa campanha, logo, tem de ser algo que os chame a atenção.

    É crucial que esta noção esteja presente em todas as etapas do planeamento. Por exemplo, se o nosso alvo são jovens, uma boa aposta seriam os meios digitais, com especial foco naqueles que os jovens utilizam mais. Assim como o meio, a mensagem também deve ser adequada às necessidades de quem queremos conquistar.

    O Marketing é essencial para a sobrevivência de uma empresa e, de uma forma ou de outra, acabamos por utilizar várias das suas vertentes nas nossas estratégias.

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    Análise SWOT – a ferramenta essencial para qualquer empreendedor!

    Quantas vezes paramos para pensar no nosso negócio? Não nas tarefas do dia-a-dia, nas reuniões ou na apresentação que vamos fazer a um cliente, mas na nossa empresa como um todo, no rumo que queremos dar-lhe, nas oportunidades que o futuro guarda e nas mudanças que temos de efetuar para crescer?

    Como empreendedores é-nos difícil ter tempo para tudo o que está aos nossos ombros e se nos é difícil sequer chegar a casa a horas do jantar, quanto mais parar para repensar o negócio que até pode estar a correr bem. Mas muitas vezes é essa falta de reflexão que nos está a impedir de dar o salto e de levar o nosso negócio mais além.

    Mas como começar esta reflexão?

    Mesmo a mais profunda reflexão, se não for estruturada, dificilmente dará frutos, pois corremos o risco de não o fazer de forma objetiva, gastando muito mais tempo do que o necessário e tirando menos conclusões úteis. Uma boa forma de o fazer, é recorrer à análise SWOT.  

    Talvez por ser uma ferramenta tão conhecida por quem já tem experiência no mundo empresarial, a SWOT é, por vezes, subvalorizada por muitos empresários, que a consideram uma análise a ser realizada esporadicamente. No entanto, a análise SWOT pode ser uma ajuda preciosa para definir uma boa estratégia.

    Para perceber melhor a sua importância, e o porquê de ser uma das análises base que sustentam um planeamento estratégico, é necessário conhecer o seu significado. A palavra “SWOT” não é nada mais que um acrónimo que, em português, significa forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (do inglês strengths, weaknesses, opportunities threats). No fundo, o que se pretende com esta análise é ficar com uma noção estudada daquilo que se passa dentro da empresa e fora dela.

    A fase de introspeção, do estudo das forças e fraquezas, pode parecer desnecessária para alguns empresários, pois muitos pensam que sabem bem os seus pontos fortes sem refletirem no assunto, e admitir que o negócio tem alguns pontos em que poderia melhorar é difícil. Quanto melhor conhecermos as nossas forças, que nos dão uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes, melhor conseguimos direcionar a estratégia. Do mesmo modo, ao identificarmos as nossas fraquezas podemos agir sobre elas e começar a corrigi-las.

    Como fazer uma análise SWOT

    Para facilitar esta análise, há algumas perguntas que podemos colocar a nós mesmos, que nos ajudam a identificar, de forma clara, os pontos fortes e fracos do nosso negócio:

    Forças (S – Strengths)

    • Em que é que o meu negócio é bom?
    • O que é que me distingue da concorrência?
    • Do que me orgulha mais na minha empresa?
    • O que é que os concorrentes consideram ser os meus pontos mais fortes?

    Fraquezas (W – Weaknesses)

    • Onde é que eu acho que posso melhorar?
    • Quais os recursos que podem causar problemas?
    • Que desvantagens enfrento face à concorrência negócio?
    • Quais as queixas dos nossos clientes?

    Porém, um negócio não está isolado do mundo à sua volta, e conhecer o mercado e os concorrentes é crucial para decidir como podemos usar as nossas forças a seu favor e defender os pontos mais fracos. O sucesso de uma empresa depende da sua capacidade de se adaptar às dinâmicas do mundo dos negócios e, para isso, é preciso estar dentro do assunto.

    Ficam aqui também algumas ideias de perguntas para facilitar a navegação por todo o ambiente que rodeia o nosso negócio:

    Oportunidades (O – Opportunities)

    • Que tendências posso aproveitar para o meu negócio?
    • Como posso tornar as minhas forças/fraquezas em oportunidades?
    • Como está o mercado a mudar?
    • Existe alguma tecnologia que possa tirar proveito?

    Ameaças (T – Threats)

    • Que obstáculos enfrenta a minha empresa?
    • Qual a situação da concorrência? Algum novo concorrente?
    • Há alguma tecnologia emergente que desvaloriza o meu negócio?
    • De que forma as minhas fraquezas podem ser expostas?

    No fim, para podermos tirar algumas conclusões, é necessário cruzar a informação recolhida: como é que podemos usar os pontos fortes para aproveitar as oportunidades que o mercado nos dá? Será que algumas das fraquezas podem ser, de certo modo, neutralizadas se tirarmos proveito de alguma circunstância pontual que nos pode beneficiar? O ideal é juntar toda a informação e criar cenários, tanto positivos ou negativos, para planear o futuro.

    O mundo dos negócios está em constante movimento e uma atualização frequente das conclusões retiradas na primeira análise SWOT beneficia qualquer empresa, sendo uma boa ajuda para navegar pelo mercado com maior confiança nas nossas decisões.

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