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Como gerir uma equipa 100% remota?

Negligência com os funcionários e sensação de desconexão com a empresa são algumas das consequências de uma má gestão de equipas à distância

O trabalho remoto chegou para ficar, seja ele a 100% ou em regime híbrido. E, apesar dos inúmeros benefícios, por vezes torna-se complicado para quem tem de gerir uma equipa que nunca esteja fisicamente no mesmo espaço e partilhe horários diferentes.

Negligência para com os funcionários e sensação de desconexão com a empresa são algumas das consequências de uma má gestão de equipas à distância e que, posteriormente, podem mesmo levar à saída de pessoas por insatisfação.

Deste modo, a TAB Portugal compilou uma lista de 6 aspetos que as empresas devem manter e implementar nas equipas de trabalho remoto para se assegurarem que toda a gentes se sente apoiada diariamente, seja no escritório ou a 1.000 quilómetros de distância:

– Clarificar objetivos: mesmo à distância, todos os funcionários continuam a ter objetivos e é importante deixar claro que eles são peças fundamentais para que os objetivos gerais e finais da empresa também sejam cumpridos. Isto funciona como motivação para não se deixarem acomodar e desleixar por não estarem fisicamente na empresa.

– Reforçar os recursos disponíveis: é essencial que todos os funcionários consigam aceder às informações e recursos necessários para desempenharem corretamente o seu trabalho, como por exemplo prazos de entrega ou documentos. Estes devem estar num programa a que todos tenham acesso, como é o caso de aplicações como a Dropbox, o Google Docs, Notion, etc.

– Cuidar da saúde mental e física dos funcionários: esta preocupação é algo a que as equipas dão valor. Sentir que têm uma liderança preocupada com a sua saúde é fundamental e um fator chave na decisão de ficar ou sair da empresa. Muitas vezes, as dinâmicas de trabalho apenas através de um computador acabam por deixar estes assuntos para trás. Mas como é que as empresas podem mostrar que se preocupam? Através da implementação de planos de saúde, incentivo à prática de exercício, webinars focados no tema ou até mesmo uma reunião mensal com chefes de equipa em que o tema é a saúde.

– Ser flexível: a palavra que todos os funcionários procuram numa empresa atualmente.

– Oferecer incentivos: para aumentar o engagement, é uma boa ideia oferecer incentivos aos funcionários, e não são só incentivos monetários quando há bons resultados. Por exemplo, oferecer bilhetes para concertos, jogos de futebol ou outros eventos, quando há possibilidade.

– Incentivar a interação social: No seguimento do ponto anterior, mesmo com uma equipa totalmente remota, pode ser possível juntar equipas e encorajar as interações sociais através de eventos em que é possível ter alguns colegas reunidos. Até em contexto de trabalho, uma vez por mês pode ser feita uma reunião presencial, para que não se perca a essência da equipa.

Concluindo, o trabalho remoto, que começou a ser implementado depois da pandemia ter obrigado toda a gente a ficar em casa, só pode vir a melhorar daqui para a frente, com toda as tecnologias disponibilidade.

Cabe assim às empresas terem abertura para tal e conseguirem focar-se nos benefícios deste método de trabalho.

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Tab Portugal In Gestão de equipas, Produtividade

Como aumentar a produtividade

Sendo empresários, por vezes metemos na cabeça que temos de passar 24 horas por dia a trabalhar para conseguirmos manter a nossa empresa no caminho para o sucesso. Essa noção, não só é contrária aos estudos mais recentes sobre a produtividade, como também nos leva diretos ao burnout e a outras situações semelhantes.

A melhor maneira de ser produtivo não é trabalhar mais horas, mas sim descobrir os métodos que melhor funcionam para nós. Cada um de nós trabalha de forma completamente diferente, e não há uma forma certa que funcione para todos.

O foco de cada um varia muito, e todos nós temos os nossos truques e manias que nos ajudam a manter a concentração e a sermos mais produtivos. No entanto, a TAB deixa aqui algumas dicas gerais que podem ajudar qualquer um.

Lista de tarefas

É uma dica já muito pregada por tantas pessoas, mas a verdade é que, de facto, termos uma lista daquilo que temos para fazer ajuda, e muito, a organizar o nosso tempo.

Também funciona como motivador, pois a satisfação de riscar mais uma tarefa da lista é suficiente para avançarmos para a próxima tarefa com vontade de chegar ao fim do dia com o máximo de riscos no papel.

Evitar distrações

Apesar de sermos empresários e de termos a mania de que o nosso maior foco é o trabalho, não nos podemos esquecer que somos humanos também e distrações acontecem. Sejam as redes socias nos nossos telemóveis, seja o papel e caneta ao nosso lado na secretária, tudo serve para nos distrair.

Manter o foco é uma questão de autodisciplina, e temos de ter força para evitar aquilo que já sabemos que vai captar a nossa atenção e proactivamente eliminar as potenciais distrações.

Criar tempos de pausa

Num dia normal, é muito natural (e recomendado) que vamos fazendo algumas pausas, umas mais longas que outras. Contudo, pausas espontâneas podem não ser aquelas que trazem melhores resultados.

Se tivermos pausas agendadas, podemos organizar o nosso trabalho em torno delas, evitando que comecemos uma tarefa ainda com o foco na outra e que o cansaço acumulado nos tire a eficácia.

Multitasking não funciona

Por mais que se tente, fazer várias tarefas ao mesmo tempo raramente dá bom resultado. O mais certo é acabarmos por nos enganar e trocar informações.

Uma tarefa de cada vez é o ideal, o que não significa que só podemos avançar quando as tarefas terminam. Por vezes, temos mesmo de pôr tarefas em pausa para as conseguirmos acabar, o importante é que enquanto estamos a trabalhar numa coisa, não podemos estar a pensar noutra.

Um bom método é o de criar espaço na nossa agenda para tarefas específicas, especialmente quando são urgentes, e durante bocado, não fazemos mais nada, não vemos o e-mail, não atendemos telefonemas, etc. Criando esses blocos e dando o nosso foco a 100% a uma tarefa, conseguimos terminá-la mais depressa e melhor, do que se estivéssemos a fazê-la “aos cortes”.

Organizar o espaço de trabalho

Nada melhora o nosso foco como manter a nossa secretária livre de tudo aquilo que nos pode distrair. Um espaço limpo, agradável e organizado é o ambiente ideal para a nossa mente fazer o seu melhor trabalho, evita as distrações e permite que encontremos aquilo que precisamos mais rapidamente, tornando o trabalho mais eficaz e focado.