Os inícios dos projetos são, como tudo o que implica mudança, complexos e muitas vezes demoram a afinar, especialmente se não forem bem preparados e todos os envolvidos estiverem cientes de todas as etapas e processos necessários. Quando cerca de 15% do nosso tempo é perdido em reuniões, uma reunião de kick off é suficiente para diminuir drasticamente confusões desnecessárias no futuro, o que permite-nos ter mais tempo para fazer um bom trabalho.
As reuniões/eventos de kick-off onde estão presentes todos os envolvidos no projeto (colaboradores, parceiros, clientes, etc) são o momento em que todos os detalhes são discutidos e todas as vozes são ouvidas, tentando que todas as questões fiquem resolvidas de início e poupando atrasos/erros causados por mal-entendidos.
Para além de nos pouparem tempo que seria perdido em reuniões desnecessárias, trazem também outros benefícios que nos podem facilitar a vida no futuro:
Estreitar as relações com os clientes
Se há coisa que os clientes apreciam é estarem dentro do assunto. É importante garantir que todo o plano está bem assente na mente de todos para que não haja surpresas desagradáveis para ninguém. Além disso, quando apresentamos o projeto numa reunião de kick off, estamos a dar oportunidade aos nossos clientes para darem as suas sugestões, para que também estejam envolvidos e se crie uma boa dinâmica de trabalho.
Motivar os colaboradores
Numa reunião de kick off, o ideal é que todos sejam ouvidos e todas as sugestões sejam consideradas de igual forma. Ora, se a nossa equipa vê que, de facto, as suas ideias são levadas a sério, cria-se uma boa cultura dentro da empresa e a vontade de trabalhar e atingir os objetivos é muito maior.
Definir funções
Nestas reuniões é importante deixar bem claro quem fica encarregue do quê para que, no futuro, as falhas de comunicação possam ser evitadas ao máximo. Cada colaborador é diferente e, quando distribuímos tarefas antecipadamente, podemos deixar certas etapas para o colaborador com as competências que mais se adequam ao tipo de trabalho que é necessário fazer.
Compreender os resultados esperados
Com o cliente presente, é possível definir os resultados que se esperam no final do projeto de forma realista e que corresponda às capacidades de todos. Com todos os envolvidos na mesma página, o caminho para atingir os objetivos estabelecidos é muito mais simples e direto, pois estamos todos a trabalhar para o mesmo.
